Jak bezboleśnie przejść w tryb pracy zdalnej?

Międzynarodowe korporacje i lokalne przedsiębiorstwa. Nowi w biznesie i ci, którzy zjedli już na nim wszystkie zęby. Ludzie z okładek „Forbesa” i jego czytelnicy. Prezesi i stażyści.

A wśród nich – Ty i Twoja firma.

Koronawirus zmusił większość z nas do błyskawicznej przeprowadzki. W ciągu kilku dni – chcąc nie chcąc – nasz zawodowy świat stanął na głowie. Zamieniliśmy biura na mieszkania, garnitury na dresy, a spotkania z klientami na wideokonferencje... Na tydzień, miesiąc albo do odwołania.

Większość pracowników (i pracodawców) przeszła w tryb zdalny po raz pierwszy w życiu. W praktyce oznacza to wiele nowych wyzwań, z którymi muszą się zmierzyć: hierarchizacja zadań, utrzymanie efektywności, komunikacja ze współpracownikami… Sami też mierzyliśmy się z nimi w czasach, kiedy Coraz Lepsza Firma zrezygnowała z działania w trybie stacjonarnym.

A dziś podzielimy się z Tobą naszym doświadczeniem.

Zacznę od tego, że podczas tworzenia tego poradnika zaprosiłam do współpracy Annę Pudło – naszego Coraz Lepszego Dyrektora Operacyjnego – która od lat odpowiada za realizację strategii i optymalizację procesów zachodzących w Coraz Lepszej Firmie. To dzięki niej w codziennej pracy korzystamy z najlepszych dostępnych na rynku narzędzi, jesteśmy świetnie skomunikowani i praktycznie nie odczuwamy dzielącej nas odległości... Chcesz wiedzieć, co ma do powiedzenia na temat organizacji zadań w trybie zdalnym?

Czytaj dalej – przekazuję klawiaturę w jej ręce.

Nowa rzeczywistość i nagła potrzeba

Gdy rozmawiam z przedsiębiorcami o przechodzeniu w tryb pracy zdalnej, zazwyczaj sugeruję, aby robili to w sposób stopniowy – na przykład wysyłali swoich pracowników na 1 dzień pracy z domu w tygodniu i z czasem zwiększali liczbę dni zdalnych według potrzeb... Dzięki temu każda ze stron ma czas na oswojenie się z nową rzeczywistością.

Dzisiaj natomiast – w związku z zaistniałą sytuacją – nie ma czasu na przygotowanie. Musimy zacząć działać praktycznie od wczoraj i dostosować swój biznes do zmieniających się realiów... Ale spokojnie, nie taki diabeł straszny, jak go malują! Zorganizowanie pracy zdalnej jest w zasięgu możliwości każdego z nas – tym bardziej że poniżej zostawiam konkretny plan działania i listę pomocnych narzędzi. Gotowy?

Zatem zaczynamy!

Zmiana przekonań

Na początek rozwieję 2 najczęściej pojawiające się wątpliwości związane z wysyłaniem pracowników do domu…

W ostatnich dniach przedsiębiorcy często pytają mnie o to, jak poradzić sobie z poczuciem braku kontroli nad swoimi ludźmi. Trudne pytanie… Są szefowie, którzy absolutnie muszą wiedzieć o wszystkim, co się dzieje w firmie. Uważają, że tylko oni mają monopol na sprawne wykonywanie zadań, więc co chwila wtrącają swoje 3 grosze… Taki sposób zarządzania ma nawet swoją nazwę – mikrozarządzanie – i niestety w efekcie jest bardzo szkodliwy dla pracowników, firmy i dla samego przedsiębiorcy.

Czujesz, że piszę o Tobie?

Ostrzegam lojalnie: w takiej sytuacji początki pracy zdalnej będą dla Ciebie trudne. Będziesz musiał stanąć twarzą w twarz z ogromnym lękiem, który – i tutaj mam dla Ciebie dobrą wiadomość – prędzej czy później ustąpi. Skąd to wiem?

Bo w dalszej części artykułu dam Ci konkretne narzędzia, które pozwolą Ci w odpowiedni sposób kontrolować zdalnych pracowników bez popadania w takie niebezpieczne skrajności. Ale wróćmy jeszcze na chwilę do obaw…

Drugie pytanie, z którym zgłaszają się do mnie przedsiębiorcy, brzmi: „Skąd mam wiedzieć, że pracownik naprawdę pracuje, a nie leży całymi dniami przed telewizorem?” Żeby na nie odpowiedzieć, pozwól, że przywołam naszą „starą”, biurową rzeczywistość…

Dobrze wiesz, jak zazwyczaj wygląda praca w biurze – trochę pracy, przerwa na kawę, trochę pracy, pogadanka z kolegą z pokoju obok, przerwa śniadaniowa, trochę pracy, sprawdzenie Facebooka i tak dalej... Gdyby policzyć, ile czasu, który spędzamy w biurze, tak naprawdę przeznaczamy na pracę, to moglibyśmy się mocno zdziwić.

Badania Microsoftu wykazały, że przeciętny pracownik, który spędza w biurze 8 godzin dziennie, tak naprawdę na efektywną pracę poświęca zaledwie 4,5 godziny! I w większości przypadków nie wynika to z tego, że pracownicy są nieuczciwi i leniwi. W biurze mamy po prostu za dużo rozpraszaczy, a głównym z nich są… inni ludzie.

Natomiast sytuacja diametralnie się zmienia w trybie pracy zdalnej – tutaj wydajność Twoich pracowników powinna Cię pozytywnie zaskoczyć. Dzięki temu, że pracują z własnego mieszkania i unikają całej tej biurowej szarpaniny, w końcu mają czas na pracę – taką prawdziwą i wydajną pracę.

Pokażę Ci to na przykładzie Coraz Lepszej Firmy, bo kiedyś nawet policzyłam nasze postępy. Zmiana trybu pracy na zdalną sprawiła, że niesamowicie przyspieszyliśmy w naszych działaniach. Dawniej pewne zadania pochłaniały nam 2-3 dniówki w biurze, dzisiaj to samo jesteśmy w stanie zrobić w kilka godzin. Pracujemy o wiele bardziej intensywnie niż kiedyś, a czasu mamy jeszcze więcej. I to samo prawdopodobnie będzie się działo z Twoimi pracownikami, jeżeli zastosujesz wskazówki z dalszej części tego artykułu.

Oczywiście nic nie wydarzy się samo – pracownicy teraz bardziej niż kiedykolwiek potrzebują Twojej pomocy w ogarnięciu nowej rzeczywistości. Postaraj się zatem wspierać swoich ludzi, okaż im zaufanie, daj odpowiednie narzędzia i… czekaj, aż mile Cię zaskoczą. A ci, którzy zaskoczą Cię niemile… No cóż, lepiej, żebyś dowiedział się o tym teraz niż za kilka lat.

Ale przejdźmy do konkretów.

Ustalenie zasad pracy zdalnej

Te kilka wymienionych wyżej obaw to dopiero wierzchołek góry lodowej. Ale spokojnie – takie wątpliwości to normalna sprawa, każdy z nas boryka się z podobnymi myślami, a to dlatego, że każda zmiana wywołuje w nas trudne emocje.

Zapoznaj się, proszę, z grafiką poniżej, przedstawiającą fazy zmiany – pozwoli Ci ona lepiej zrozumieć reakcje i zachowania, z którymi Twoi pracownicy mogą się zmagać w obecnej sytuacji.

^{Źródło: Krystian Kaczor, Kim jest Agile Coach, https://www.slideshare.net/futureProcessing/kim-jest-agile-coach}

Jak widzisz, początkowy zachwyt i ekscytacja nową, domowo-biurową rzeczywistością nie będą prawdopodobnie trwały długo. Następna faza zmiany będzie trudna, ale spokojnie – jest do przejścia.

Może się okazać, że Twoi ludzie już wykazują pewne symptomy oporu przed zmianami. Jeżeli jeszcze nie, to musisz być przygotowany, że prędzej czy później to nastąpi. Co robić w takiej sytuacji? Jak reagować? Jak pomóc pracownikom?

Odpowiedź jest jedna.

Jasno i precyzyjnie ustal zasady, na których ma opierać się Wasza obecna zdalna współpraca. Daj swoim ludziom instrukcję funkcjonowania w nowej rzeczywistości i gotowe odpowiedzi na pytania, które pewnie rodzą się w ich głowach: jak rozliczać się z zadań, które wykonuję, jak się komunikować z pozostałymi pracownikami, z jakich programów korzystać...

Dlatego przede wszystkim omów z pracownikami kilka kluczowych tematów. Każdy z nich opisałam poniżej.

1. Zasady – to punkt niezbędny. Stwórz zasady pracy zdalnej, które będą określały jej najważniejsze aspekty. Ustal, co pracownicy mogą, a czego raczej nie powinni robić w trakcie pracy. Daj im konkretne wytyczne już na samym początku pracy zdalnej – wtedy unikniecie wielu nieporozumień. Najlepiej zbierz te wszystkie informacje w jednym miejscu, do którego dostęp będą mieć wszyscy pracownicy – czy to w formie prezentacji, strony internetowej, czy zwykłego dokumentu Google, Worda lub PDF-a. Forma nie jest ważna – najważniejsza jest łatwość dostępu i dobrze spisane zasady.
2. Sprzęt i dostępy – czyli narzędzia pracy. Zastanów się, czy jesteś w stanie zapewnić pracownikom narzędzia, jakich potrzebują – zazwyczaj jest to komputer i telefon. Podpisz z pracownikami odpowiednie dokumenty wydania sprzętu, ureguluj również kwestie odpowiedzialności za sprzęt oraz dane, które się na komputerach znajdują. Jeżeli nie posiadasz sprzętu – rozważ możliwość pracy na komputerach prywatnych Twoich pracowników, jednocześnie przemyśl również wszystkie kwestie związane z bezpieczeństwem danych i ewentualnym ich wyciekiem (np. w sytuacji kradzieży komputera z domu pracownika).

   
   Kolejna sprawa to dostępy – tutaj mam na myśli kwestię oprogramowania, które na komputerach musi się znajdować, aby pracownik mógł wykonywać swoją pracę. Na komputerach firmowych większość programów pewnie od dawna masz zainstalowaną, co jednak w sytuacji, gdy pracownik będzie pracował na własnym sprzęcie? Czy jesteś w stanie przygotować, np. z pomocą działu IT (jeżeli taki masz w firmie), prywatny komputer pracownika? Czy przygotujesz i dostarczysz pracownikowi listę programów, które ma zainstalować na swoim sprzęcie? Jakkolwiek byś tego nie zrobił, najważniejszy jest efekt – pracownik wyposażony w sprzęt i dostępy, które umożliwią mu pracę zdalną.

3. Rozliczanie efektów pracy – zastanów się, w jaki sposób będziesz się rozliczał z pracownikami z efektów ich pracy. Czy lepiej będzie, jeśli przepracują konkretną liczbę godzin (tak jak robili to do tej pory w biurze), czy jeśli będą rozliczani z zadań, które wykonują? Czy do czasu ich pracy będą wliczane przerwy (śniadaniowe, obiadowe, regeneracyjne), czy bardziej zależy Ci na efektach ich pracy, a przerwy mają załatwiać sobie we własnym zakresie i nie wliczać ich do czasu pracy? Pomyśl, co jest dla Ciebie ważniejsze w tym momencie, wytłumacz pracownikom czego konkretnie od nich oczekujesz, a najlepiej daj im to na piśmie.
   
   

   Z naszego doświadczenia: w Coraz Lepszej Firmie jesteśmy umówieni, że pracujemy wydajnie przez 6,5 godziny dziennie (w tym czasie nie mieszczą się przerwy), a czas zliczamy za pomocą programu do zarządzania projektami TeamWork Projects.

4. Sposób komunikacji – ustalcie, za pomocą jakich narzędzi będziecie się ze sobą komunikować i z jaką częstotliwością. Może będzie to wewnętrzny firmowy czat, który już posiadacie, może Skype, który daje Wam również możliwość prowadzenia wideokonferencji, a może wolicie używać telefonu. Ustalcie zasady tak, żeby służyło to przede wszystkim Waszej wygodzie i ułatwiało Wam codzienną pracę, a nie ją utrudniało.
   
   

   Z naszego podwórka: w Coraz Lepszej Firmie widujemy się na codziennych porannych odprawach (oczywiście z podziałem na zespoły) w godz. 8:00-8:30, nie dłużej. Omawiamy na tych spotkaniach aktualne na dany dzień wyzwania. W poniedziałki spotykamy się na godzinę – to dobry czas na ustalenie priorytetów i omówienie bieżącej sytuacji firmy. Do codziennej komunikacji wewnątrz firmy używamy wewnętrznego czatu TeamWorka, a do przeprowadzania porannych wideokonferencji – Zooma.

Pilnowanie efektywności i produktywności pracowników

Gratuluję, najtrudniejsze już prawie za Tobą.

Teraz pora na kolejny bardzo istotny aspekt pracy zdalnej – samodyscyplinę. Zdaję sobie sprawę z tego, że nie każdy Twój pracownik jest mistrzem samoorganizacji i efektywności, dlatego będziesz musiał swoich ludzi tego po prostu nauczyć i maksymalnie im ten temat ułatwić.

Praca zdalna niesie za sobą to ryzyko, że w domu zawsze jest co robić (szczególnie, gdy w pracy jest do wykonania jakieś zadanie, za którym pracownik nie przepada – wtedy nawet mycie naczyń wydaje się szalenie interesujące), więc bardzo łatwo można ulec rozproszeniu. Łatwo też o zatarcie granicy między pracą a życiem osobistym – należy uważać, żeby nie zaburzyć odpowiednich proporcji i nie przesadzić w żadną stronę. Kluczem do sukcesu jest dokładne zaplanowanie całego dnia, począwszy od wstania z łóżka.

Nie bez znaczenia jest również miejsce, w którym wykonywana jest praca – najlepiej gdyby było to oddzielne pomieszczenie, jednak nie każdy takim dysponuje. Czasem wystarczy oddzielny kącik z biurkiem i wygodnym fotelem. Istotne jest to, żeby miejsce pracy kojarzyło się Twoim ludziom wyłącznie z pracą, np. żeby pracownik w miarę możliwości nie wykonywał swoich obowiązków na kanapie czy na łóżku, na którym sypia, albo żeby nie miał go w zasięgu wzroku w czasie, który poświęca na pracę. Wiesz dlaczego? Bo wtedy bardzo łatwo o wymówkę. W głowie zaczynają piętrzyć się myśli: „Pójdę tylko na chwilę rozprostować nogi” lub „Popracuję trochę na leżąco” albo: „Tak mnie bolą plecy, na moment się położę” etc. Nie muszę Ci chyba mówić, jak to się kończy…

Na co jeszcze warto zwrócić pracownikom uwagę? Poniżej lista istotnych rzeczy, które mogą wspomóc efektywność Twoich ludzi.

1. Zacznij dzień jak zazwyczaj – nastaw budzik, zjedz śniadanie, ubierz się wygodnie, ale jednocześnie unikaj ubrań domowych. Po prostu przygotuj się tak jak zawsze, gdy wychodziłeś do biura. To pozwoli Ci łatwiej wejść w „tryb pracy”.
2. Zadbaj o odpowiednio przygotowane miejsce pracy.
3. Ustal z domownikami zasady – poproś ich o to, aby w określonych godzinach Ci nie przeszkadzali, i o to, aby Twoją obecność w domu traktowali tak, jakby Cię nie było.
4. Staraj się wpuszczać dużo świeżego powietrza i naturalnego oświetlenia do pomieszczenia, w którym pracujesz.
5. Z góry zaplanuj swój dzień (w tym przerwy), narzuć sobie dyscyplinę (pomóc może m.in. pomodoro).
6. Unikaj rozpraszaczy – nie włączaj telewizora, staraj się unikać mediów społecznościowych.
7. Gdy skończysz pracę, wyłącz komputer, uprzątnij biurko i mentalnie „wróć do domu”.

Na blogu Coraz Lepszej Firmy już nieraz podejmowałam tematy związane z tym, jak utrzymać koncentrację w czasie pracy, jak nie dać się zabójcom naszej produktywności i jak przestać odkładać sprawy na później. Jeśli te rady nie są potrzebne Tobie, bo jesteś mistrzem skupiania się na rzeczach ważnych i szybkiego rozwiązywania problemów, to z pewnością przydadzą się Twoim pracownikom, którzy są dopiero na początku drogi do samodyscypliny i efektywności.

A teraz – mając już solidne podstawy teoretyczne – przejdźmy do konkretnych narzędzi, które mogą przydać się Twoim ludziom w codziennej pracy zdalnej... Oddaję klawiaturę Paulinie.

Lista narzędzi, które mogą być przydatne w pracy zdalnej

Najlepsze zostawiamy na koniec. Żeby maksymalnie ułatwić Ci (i przyspieszyć!) wdrożenie, przygotowałam krótką listę programów, które pomogą Tobie i Twojemu zespołowi przejść w tryb pracy zdalnej choćby dzisiaj.

Zapisz ją (klikając prawym przyciskiem myszy i wybierając opcję „zapisz grafikę”), wydrukuj, podziel się z pracownikami i wspólnie wybierzcie po jednym z dostępnych narzędzi (dobrym pomysłem może okazać się też udostępnienie im tego artykułu)… A później zajmijcie się tym, co w tej sytuacji najważniejsze – spokojnym i efektywnym wykonywaniem obowiązków.

Podsumowując

Bezbolesne przejście w tryb pracy zdalnej i jednoczesne utrzymanie produktywności na wysokim poziomie jest możliwe – w Coraz Lepszej Firmie od lat jesteśmy tego najlepszym dowodem.

Twoja historia może potoczyć się tym samym torem. Wystarczy tylko zachować otwarty umysł – historie wielu firm nieraz pokazywały, że ci, którzy dawniej byli najbardziej przeciwni przejściu w tryb home office, dziś są jego największymi zwolennikami… Sama po 3 latach pracy zdalnej widzę, jak dzięki niej poprawiła się moja efektywność (że o umiejętnościach organizacyjnych i samodyscyplinie nie wspomnę) i nie wyobrażam już sobie powrotu do biura. Zresztą, nie tylko ja – te poglądy podziela praktycznie cały nasz zespół.

Kto wie – być może czas przymusowego home office będzie dla Ciebie początkiem dłuższej przygody z pracą zdalną? Ale następnym razem już na Twoich własnych warunkach. Trzymamy za Ciebie kciuki.

A teraz do dzieła! I koniecznie daj nam znać, jak wyglądało Twoje przejście w tryb home office.

PS A jeśli obecna sytuacja jest dla Ciebie wyjątkowa trudna, przeczytaj jeszcze 7 porad od Coraz Lepszego Szefa dla przedsiębiorców, których dotknął kryzys.

Pobierz DARMOWY (0 zł) PORADNIK:

„6 złodziei czasu w życiu przedsiębiorcy
i jak sobie z nimi poradzić”

Dowiesz się z niego:

• Jak spokojnie wyrabiać się ze wszystkimi zadaniami i wychodzić z pracy 2 godziny wcześniej – bez żadnej szkody dla firmy. (strony 11-12)
• Co dokładnie powiedzieć swoim pracownikom, by nigdy więcej nie zawracali Ci głowy wtedy, kiedy naprawdę potrzebujesz się skupić. (strony 25-26)
• Dlaczego sprawdzenie maili to najgorsze, co możesz zrobić po przyjściu do firmy. I dlaczego rozpoczynanie pracy o 8 rano to prosta droga do niewyrabiania się z robotą.

POBIERAM
Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.

Paulina Pietrzak-Jaworska

Specjalistka w dziedzinie content marketingu i mediów społecznościowych, która w "wolnej chwili" znajduje jeszcze czas na projektowanie graficzne i tłumaczenia. Pasjonuje się podróżami, językami obcymi i ogrodnictwem. Czasem lubi pobiegać lub zmalować coś fajnego (dosłownie i w przenośni).

Anna Pudło

Nadzoruje realizację strategii Coraz Lepszej Firmy i doradza Klientom w zakresie zwiększania efektywności i wydajności ich pracy. Uwielbia patrzeć, jak działania Coraz Lepszej Firmy realnie pomagają przedsiębiorcom i zmieniają ich firmy w dobrze naoliwione maszyny.