„Pozdrowienia z Dominikany!”
„Tak obchodzimy roczek Zuzi :)”
„Nie ma to jak w domku…”
O takich wiadomościach od znajomych, okraszonych (a jakże!) zdjęciami szeroko uśmiechniętych ludzi, opowiadał mi ostatnio zaprzyjaźniony przedsiębiorca. Szlag go trafiał, bo on w tym czasie… siedział w firmie.
Bo gdzie niby miałby być?
Marek, jak wielu przedsiębiorców, wiedział doskonale, że jeśli SAM czegoś nie dopilnuje, to po prostu nie będzie to zrobione. Albo będzie zrobione byle jak.
Wolał więc ZAWSZE być na miejscu. Nie zważając na to, że cierpi jego związek („Nigdy Cię nie ma w domu, mam dosyć!” – potrafiła wykrzyczeć mu żona), relacja z dziećmi („Czy tata nas w ogóle kocha?” – usłyszał ostatnio zza zamkniętych drzwi dziecięcego pokoju) i… zdrowie („Panie Marku, jeśli nie zacznie pan dbać o swoje ciśnienie, to będę musiał położyć Pana na badania w szpitalu…”).
Wiecznie niewyspany, wiecznie zmęczony, w ciągłym stresie – trudno by było inaczej. W końcu prowadzenie firmy to ogromna odpowiedzialność!
Już dawno się nauczył, że zasada ograniczonego zaufania obowiązuje nie tylko na drodze. W końcu zawiódł się na pracownikach już tyle razy!
Choć zatrudnia ponad 10 osób, to na koniec dnia i tak WSZYSTKO (od przyjęcia towaru po rozmowę z trudnym klientem) było na jego głowie.
A pracownicy?
Niby są. Niby coś tam wiedzą. Ale Marek już woli nie ryzykować. Zbyt wiele sytuacji w firmie pokazało mu, że…
…pracownicy tylko przerzucają się odpowiedzialnością (problem #1).
Przykładu nie musi daleko szukać.
Gdy wczoraj dzwonił klient ze skargą, że dostał zupełnie inne zamówienie niż to, które składał, Marek wiedział, co usłyszy.
„Ale to wina Magdy, że nie spisała mi tego dokładnie!”
„Jak to? Przecież spisywałam, to Piotrek musiał coś pomylić!”
„Ja? Ja tego zamówienia nawet nie dotykałem!”
I tak dalej, i tak dalej…
Nie pomylił się. „I jak tutaj znaleźć winnego?” – pyta bezsilnie Marek.
Tylko widzisz. To pierwsze błędne założenie. Samo znalezienie winnego wcale nie załatwi sprawy. To, co Marek powinien zrobić w takim momencie, to poszukanie rozwiązania.
Takiego, które zapewni, że ten błąd się więcej nie powtórzy, niezależnie od tego, kto go popełnił.
Mało tego! Rozwiązania, które sprawi, że w końcu dla wszystkich będzie jasne, kto za co DOKŁADNIE odpowiada. I zrzucanie odpowiedzialności nagle przestanie być możliwe.
[Pssst! Znajdziesz je na końcu artykułu!]
Ale wracając do Marka, to nie koniec jego kłopotów. Bowiem w jego firmie…
…pracownicy nie rozumieją, co mają tak naprawdę zrobić (problem #2).
Efekty? Po każdym (mniejszym i większym) projekcie, zamiast satysfakcji z dobrze wykonanego przez zespół zadania, Marek zwykle czuje frustrację. Znowu coś jest nie tak! W jego głowie kłębią się myśli:
„Jak można podlać tylko te kwiaty, które stoją w pierwszym rzędzie?!”
„Jak można było tego nie wydrukować?!”
„Jak można było…”
Przyznaj, czasem też zadajesz sobie podobne pytania. Okazuje się, że coś, co wydaje Ci się logiczne i oczywiste… wcale takim nie jest!
I nagle banalny, niezrozumiały błąd kosztuje Twoją firmę dużo więcej, niż możesz w tej chwili wydać.
A gdyby tak dało się w końcu tego uniknąć? Gdyby pracownicy w końcu zrozumieli, co do nich mówisz, i nie musiałbyś prowadzić ich ciągle za rączkę?
Marek marzył o takim rozwiązaniu, ale wiedział też, że…
…nie ma czasu na stworzenie procedur i systemów (problem #3).
Idę o zakład, że Ty też masz ten problem.
Pracujemy z przedsiębiorcami na co dzień i doskonale wiemy, że często ich codzienność to gaszenie pożarów i zapobieganie katastrofom.
Bo niby kiedy mieliby popracować nad porządnym systemem procedur, jak tyle się dzieje?
Tylko widzisz…
Gdyby ich firmy posiadały spisane, dostępne dla wszystkich, jasno określone procedury – nie mieliby czego gasić!
Uwierz mi, najlepiej działające firmy, szczególnie te na dużą skalę – bazują na świetnych procedurach. Weźmy np. Starbucksa. Czy wiesz, że każdy element pracy w tej globalnej kawiarni jest skrupulatnie zaplanowany? Nie ma miejsca na improwizację ani „wenę” pracowników.
A to oznacza, że brakuje też miejsca na błędy. Przynajmniej na te najprostsze i bezmyślne.
Pomyśl tylko, czy nie chciałbyś w końcu zapomnieć o stresie, z jakim wiąże się sprawdzenie wykonanego przez pracownika zadania? Przestać się martwić o kolejne koszty, których tak łatwo można by uniknąć?
Nie musieć być w firmie non stop, a nawet pozwolić sobie na wakacje i… wolne popołudnia? Być częściej w domu i móc opowiedzieć czasem dzieciom bajkę na dobranoc?
To wszystko jest możliwe!
I wcale nie musi wymagać wielkich poświęceń.
Pierwszy krok możesz zrobić już teraz, pobierając nasz Kreator Firmowych Procedur. Gotowe narzędzie, dzięki któremu stworzysz działające (i kompletne!) procedury w Twojej firmie.
Już za chwilę możesz raz na zawsze skończyć z przykrymi niespodziankami
i z wymówkami pt. „ale ja nie wiedziałem!”.
Pobierz naszego ebooka i zapomnij o chaosie w Twojej firmie!
Bezpłatny (0 zł)
KREATOR FIRMOWYCH PROCEDUR
Zapanuj nad chaosem w firmie
Mając ten przykład procedury:
- stworzysz dowolną procedurę firmową w 45 minut,
- poznasz 8 konkretnych wskazówek, dzięki którym wszystkie Twoje procedury uzyskają przejrzystą i powtarzalną formę,
- Twoi pracownicy przestaną popełniać wciąż te same błędy,
- a Ty zyskasz spokój.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Katarzyna Trzonek-Maciejewska
Absolwentka socjologii na UŁ, która po studiach trafiła na ponad 6 lat do... księgowości korporacyjnej. Czuła, że to nie jest droga dla niej i postanowiła coś zmienić – m.in. ukończyła studia podyplomowe „Nowoczesna komunikacja marketingowa” na Uniwersytecie SWPS.
Teraz zajmuje się tym, co chciała robić od zawsze – pisze. Swoimi tekstami wspiera marketing kilku marek, a w CLF tworzy artykuły i reklamy.
Jej pasją są podróże i języki obce.
