Jak skutecznie i bez niepotrzebnych nerwów zarządzać projektami, a dodatkowo zwiększyć wydajność pracowników?
Zbyt krótkie terminy, zbyt wiele zadań, dużo pracowników do przypilnowania oraz ogólny chaos – na pewno znasz to bardzo dobrze. Jak w gąszczu wielu projektów realizowanych jednocześnie zachować porządek, utrzymać kontrolę i doprowadzić sprawy do końca?
Pewnie sam już się przekonałeś, że notowanie wszystkiego w notesie, oklejenie biurka i ścian żółtymi karteczkami, notowanie zadań w kalendarzu – to nie do końca skuteczne sposoby zarządzania projektami. Szczególnie wtedy, gdy mamy na głowie tysiące spraw do ogarnięcia i kilku pracowników do przypilnowania.
Z pomocą przychodzą nam narzędzia internetowe, które otwierają przed nami wiele możliwości. Pozwalają szczegółowo rozpisać w czasie zadanie, jakie mamy do wykonania oraz przypisać odpowiednie osoby do właściwych czynności. Ogromną zaletą proponowanych narzędzi jest to, że dzięki nim mamy szybki przepływ informacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami projektu. Dodatkowo kontrolujemy wykonanie naszego zadania na każdym etapie.
Programy do zarządzania projektami składają się zazwyczaj z takich narzędzi jak: wewnętrzny czat, wbudowany kalendarz (który dodatkowo integruje się np. z kalendarzem Google’a), powiadomienia, możliwość delegowania zadań i sprawdzania postępów ich realizacji. To właśnie te narzędzia sprawiają, że zwiększa się wydajność pracowników, bo każdy z nich wie, co ma w danym momencie robić. Dodatkowo program pilnuje i przypomina o konieczności wykonania danej czynności, więc ryzyko, że ktoś zapomni o swoim zadaniu, jest minimalne.
Na rynku dostępnych jest wiele programów do zarządzania projektami. Są programy internetowe oraz desktopowe, natomiast jeśli chodzi o koszty, to można skorzystać z programów płatnych lub udostępnianych na zasadzie otwartej licencji. Jedne mają większy wachlarz możliwości i nadają się do wielkich firm, inne odpowiadają potrzebom mniejszych firm. Poniżej kilka najpopularniejszych programów do zarządzania projektami.
1. Asana
Asana to darmowy program do zarządzania zadaniami w wersji webowej (dostępny przez internet) oraz mobilnej (na telefony komórkowe). Pozwala na tworzenie dużych projektów, w ramach których tworzymy listy zadań i podzadań, mamy możliwość przydzielania osób do konkretnego zadania, wyznaczania terminów oraz kontrolowania postępów. Do Asany dostępne są przydatne wtyczki, np. taka, która pozwala na załączanie plików z Dropboxa lub Google Drive’a. Program synchronizuje się także z kalendarzem Google’a, co bardzo ułatwia pracę.
2. Trello
Trello to jedno z prostszych narzędzi do zarządzania wieloetapowymi projektami. Jego użytkownicy podkreślają, że jest niezwykle intuicyjny, a w dodatku jest darmowy. Trello to taka wirtualna tablica, do której możesz przyklejać listy z kolejnymi zadaniami. Program pomaga w porządkowaniu zadań, planowaniu, organizacji pracy, tworzeniu list i pracy nad projektami.
Ciekawym i pożytecznym dodatkiem do Trello jest oprogramowanie służące do monitorowania czasu pracy – TimeCamp, które posiada w sobie również funkcje związane z procesami budżetowania i fakturowania projektów i godzin pracy. Dzięki integracji z Trello, TimeCamp udostępnia możliwość korzystania ze swojego narzędzia po raz pierwszy w tak wielkiej skali – za darmo, nielimitowanej ilości użytkowników, z całkowitą możliwością budżetowania zadań i projektów.
Trello to nie jedyna integracja TimeCamp. Poza nią użytkownicy takich programów jak Asana, Insightly, Evernote, Wunderlist, Podio, Todoist, Xero czy Basecamp również mogą korzystać z funkcji monitorowania czasu pracy za pośrednictwem TimeCamp.
3. Basecamp
Basecamp to platforma, dzięki której możemy wspólnie ze współpracownikami realizować mniej lub bardziej rozbudowane projekty. Program został stworzony przez firmę 37signals, która w swoich projektach stawia na prostotę. Właściciele firmy uznali, że ich produkty będą miały mniej funkcji niż produkty konkurencji. Dlaczego? Żeby były jak najbardziej użyteczne. Tak samo postąpili w przypadku Basecampa – program posiada tylko kilka kluczowych elementów, bez niepotrzebnych dodatków czy funkcji, które mogłyby zakłócać wydajną pracę. Znajdziemy tu kalendarz, miejsce, gdzie możemy prowadzić dyskusję nad przebiegiem postępów, listę rzeczy do zrobienia, informację o upływających terminach. Program pozwala także na tworzenie i edytowanie dokumentów jednocześnie przez kilka osób. Jedynym minusem jest fakt, że Basecamp jest płatny – koszty wahają się w granicach 20-150 dolarów miesięcznie, w zależności od ilości użytkowników.
4. PM Compass
PM Compass to polski produkt, który ma wielu zadowolonych użytkowników. Do głównych funkcji PM Compass należy zarządzanie projektami, gromadzenie i edytowanie plików, dokumentów i obrazów, wewnętrzna komunikacja członków zespołu, zarządzanie budżetem projektu oraz raportowanie czasu pracy. Jest to program płatny, jego koszty wahają się w granicach 30-100 złotych miesięcznie.
5. TeamWork Projects
TeamWork Projects to narzędzie, z którego korzystamy w Coraz Lepszej Firmie. TeamWork zwiększył wydajność całego zespołu i usprawnił naszą komunikację. Program pozwala w intuicyjny sposób zarządzać zadaniami oraz mierzyć czas ich realizacji. Pracownicy mają dostęp do aktualnie realizowanych zadań oraz widzą ich postęp. Bardzo wygodnym sposobem komunikacji jest wewnętrzny czat oraz możliwość komentowania zadań. Bardzo przydatną funkcją są statystyki, które pozwalają zarządzać i kontrolować swoją wydajność. Korzystanie z TeamWorka jest płatne, gdy zarządzasz więcej niż dwoma projektami. Koszty oscylują w granicach 24-250 dolarów miesięcznie.
6. Fortask
Fortask to aplikacja pozwalająca efektywnie zarządzać projektami, a jednocześnie kontrolować w łatwy sposób postęp nad poszczególnymi etapami ich realizacji. Do głównych zalet programu należą szablony zadań, możliwość podziału na podzadania, moduł zarządzania dostępem do poszczególnych projektów, estymacje czasowe, planowanie pracy, wewnętrzny komunikator w formie czatu oraz możliwość komentowania i dodawania załączników.
Aplikację Fortask wyróżnia przejrzysty interfejs i szybkość działania – zmiany są widoczne w trybie rzeczywistym bez konieczności przeładowania strony.
Oprogramowanie jest dostępne za darmo do trzech użytkowników. Koszty przy wyższych planach oscylują w zakresie od 8 do 18 złotych za użytkownika. Co ciekawe producent nie ogranicza funkcji w zależności od wykupionego planu, w związku z czym nawet w przypadku darmowego konta mamy w pełni funkcjonalne narzędzie.
7. FlexiProject
FlexiProject to stworzony przez polską firmę system, wspierający zarządzanie zarówno pojedynczymi projektami, jak i całymi portfelami projektów w organizacji. Dzięki rozbudowanym funkcjom pozwala współdzielić projekty i przypisywać role do użytkowników tak, by otrzymywali tylko potrzebne informacje. Program umożliwia selekcję i grupowanie realizowanych inicjatyw, a także powiązanie ich ze zakładanymi celami strategicznymi firmy. Dodatkowo, dzięki zaszytym standardom, pozwala na wykorzystanie gotowych formatek i schematów lub zdefiniowanie własnych na potrzeby realizacji powtarzalnych projektów.
Oprogramowanie, ze względu na mnogość oferowanych funkcji, stworzone jest z myślą o dużych organizacjach, które odczuwają potrzebę budowania kultury projektowej w firmie.
8. IC Project
IC Project to polskie narzędzie do zarządzania projektami, w którym możesz pracować całkowicie za darmo. Dzięki IC Project sprawdzisz, na jakim etapie są Twoje zadania i projekty. Usprawnisz komunikacje w zespole i zagwarantujesz terminowość swoich projektów. Delegowanie zadań, wbudowany komunikator, mierzenie czasu pracy, raporty projektowe, interaktywny kalendarz oraz CRM to wszystko, czego potrzebuje Twój zespół, by pracować sprawnie i zdalnie. Dużymi zaletami narzędzia są możliwość pracy w języku polskim oraz dostęp do sprawnego polskiego supportu.
9. Firmao
Firmao to oprogramowanie do zarządzania firmą online. Działa w chmurze i dostępne jest z przeglądarki internetowej. Zawiera między innymi CRM zintegrowany z VOIP, ERP, zarządzanie projektami i zadaniami, ewidencje czasu pracy i wiele więcej. Usługi Firmao ułatwiają sprawne zarządzanie wszystkimi procesami związanymi z prowadzeniem firmy z dowolnego miejsca na świecie i o dowolnej porze. Zaawansowane rozwiązania technologiczne gwarantują szybkość działania i pełne bezpieczeństwo danych, a kompleksowy system usług pozwala na błyskawiczną wymianę danych pomiędzy poszczególnymi modułami.
Programów do zarządzania projektami (zarówno tych darmowych, jak i płatnych) jest dużo więcej. Ważne jest, aby wybrać taki, który spełni nasze oczekiwania, a pracę całego zespołu usprawni, zamiast ją utrudniać. Powodzenia w szukaniu odpowiedniego narzędzia! :)
Pobierz DARMOWY (0 zł) PORADNIK:
„6 złodziei czasu w życiu przedsiębiorcy
i jak sobie z nimi poradzić”
Dowiesz się z niego:
- Jak spokojnie wyrabiać się ze wszystkimi zadaniami i wychodzić z pracy 2 godziny wcześniej – bez żadnej szkody dla firmy. (strony 11-12)
- Co dokładnie powiedzieć swoim pracownikom, by nigdy więcej nie zawracali Ci głowy wtedy, kiedy naprawdę potrzebujesz się skupić. (strony 25-26)
- Dlaczego sprawdzenie maili to najgorsze, co możesz zrobić po przyjściu do firmy. I dlaczego rozpoczynanie pracy o 8 rano to prosta droga do niewyrabiania się z robotą.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Anna Pudło
Nadzoruje realizację strategii Coraz Lepszej Firmy i doradza Klientom w zakresie zwiększania efektywności i wydajności ich pracy. Uwielbia patrzeć, jak działania Coraz Lepszej Firmy realnie pomagają przedsiębiorcom i zmieniają ich firmy w dobrze naoliwione maszyny.
