„Towar jedzie, zegar tyka”... Sprawdź, jak ważna jest logistyka w Twojej firmie

Dla najszybciej rozwijających się firm handlowych i produkcyjnych już dawno logistyka przestała być koniecznym kosztem, a stała się strategiczną dziedziną pozyskiwania i utrzymywania rentownych klientów. Mało tego – sprawna i efektywna logistyka przyczynia się do znaczącego wzrostu rentowności biznesu.

A jak jest w Twojej firmie? Optymalizujesz procesy logistyczne czy codziennie tracisz na nich grube pieniądze?

Czym jest logistyka w firmie?

Najkrótszą definicję logistyki, z jaką się spotkałem, przedstawiam poniżej:

Ale tak naprawdę logistyka w firmie jest trochę bardziej skomplikowana, choć często lekceważona. W związku z tym, że jest obecna wszędzie, wszystkim wydaje się, że znają się na niej znakomicie. Zresztą my Polacy jesteśmy przecież specjalistami w wielu dziedzinach, że wymienię kilka najbardziej oczywistych: medycyna – ostatnio ze specjalnością wirusologia – piłka nożna, skoki narciarskie, a za chwilę będzie tenis ziemny :)

Podobnie jest w temacie logistyki. No bo co może być trudnego w zakupach, magazynowaniu i wydawaniu towaru? Każdy robi to codziennie. Jak zarządzać logistyką domową wie każda Pani (i każdy Pan) domu. Składa się na nią:

• tworzenie listy zakupowej,
• dojazd do sklepu,
• zakupy właściwe,
• płacenie,
• pakowanie,
• powrót do domu,
• rozpakowywanie,
• odłożenie produktów na miejsce składowania (szafki, lodówka),
• korzystanie z zapasów, utrzymanie higieny.

Łatwe, prawda?

Ale czy zdarzyło Ci się szpetnie zakląć w chwili, gdy zorientowałeś się, że do jajecznicy, którą chciałeś zrobić, brakuje jajek, bo miał je kupić ktoś inny?

A liczyłeś może w myślach, ile kosztowały Cię produkty, które trzeba właśnie wyrzucić, bo się zepsuły lub minął termin ich przydatności?

No właśnie – a to jest tylko logistyka w skali mikro. Niby wszystko wydaje się proste, ale diabeł tkwi w szczegółach, w dopilnowaniu każdego elementu.

A teraz uświadommy sobie, że w firmach nie mamy do czynienia z kilkoma siatkami produktów, lecz z setkami, tysiącami, nierzadko dziesiątkami tysięcy. Wtedy zaczynają się schody.

Czym więc jest logistyka w firmie?

Z procesami logistycznymi mamy do czynienia wszędzie tam, gdzie występuje przemieszczanie, tymczasowe składowanie towarów oraz ich dystrybucja (zużycie).

Warto jednak zauważyć, że choć w każdej firmie zachodzą identyczne procesy:

• zamawianie towaru (materiałów),
• dostawa zamówionych produktów,
• czasowe składowanie produktów,
• wydanie klientowi lub zużycie…

…to nie w każdej firmie logistyka będzie miała takie samo znaczenie. W większości firm usługowych, a także w małych i średnich sklepach skala działań logistycznych wpisuje się w codzienną rutynę, niczym opisane wyżej zakupy domowe.

I to jest w porządku – nikt nie będzie tworzył działu logistyki dla zakupów papieru do drukarki i kawy do biura. Nawet średnie i większe sklepy są tak sprawnie zasilane towarem przez wyspecjalizowane hurtownie lub sieciowe centra dystrybucyjne, że nie odczuwają uczestniczenia w łańcuchu dostaw.

Nie oznacza to oczywiście, że w tych przypadkach można zamknąć oczy i nie zwracać uwagi na logistykę. Dbanie o jak najwyższy poziom obsługi klienta jest obowiązkiem każdej firmy i sprawna logistyka jest tu sprzymierzeńcem bez względu na skalę i formę działalności.

W tej grupie niewielkich firm zdarzają się także wyjątki. Niektóre z nich mają bardzo skomplikowane procesy logistyczne, które wymagają właściwego zarządzania.

Natomiast zarządzania logistyką na pewno potrzebują osoby kierujące firmami produkcyjnymi i handlowymi o co najmniej 5 mln zł sprzedaży rocznie, oferującymi ponad 500 SKU (Stock Keeping Unit – jednostka magazynowa, jednoznacznie identyfikująca towar w magazynie) towarów, posiadającymi organizacyjnie wydzielony magazyn fizyczny oraz system zarządzania magazynem WMS (lub planującymi jego wdrożenie).

Przy odpowiednio dużej skali działań po prostu nie można lekceważyć logistyki, bo prowadzi to do katastrofy.

Podam przykład może nieco odległy od naszych realiów, ale za to znamienny.

To, że logistyka może nawet decydować o losach wojen, przekonał się już Napoleon. Jego pasmo porażek rozpoczęło się od klęski w Rosji spowodowanej m.in. brakami zaopatrzenia wielkiej armii w żywność, odpowiednie ubrania i broń.

Najnowsza historia również potwierdza, że sprawne zaopatrzenie wojsk z pewnością samo nie przesądza o zwycięstwie, ale za to długotrwała niemoc logistyki może doprowadzić do klęski. Zresztą to właśnie na potrzeby wojska powstała ta dziedzina wiedzy. Zastosowanie logistyki do celów cywilnych nastąpiło na świecie w latach 50. XX w., a w Polsce dopiero w latach 90.

Podsumowując: zarządzanie logistyką nie ma decydującego znaczenia w firmach usługowych (wyjątki: eventy, catering) i o niewielkich obrotach towarowych, ale jest niezwykle ważne w firmach o dużym wolumenie obrotu towarowego. To oczywiste, że inaczej muszą być zorganizowane firmy wysyłające do klientów 25 paczek dziennie, a inaczej takie, które tych paczek wysyłają dziennie 2 500.

Zarządzanie logistyką? Co ja z tego będę miał?

Coraz lepsze zarządzanie logistyką prowadzi nieuchronnie do zdobywania coraz wyższych zysków.

Co się składa na ten efekt?

• Coraz wyższy wskaźnik wysłanych zamówień kompletnych i terminowych do klientów – OTIF (On Time In Full – szczegóły wkrótce) – zwiększa wiarygodność firmy, utrzymując obecnych klientów i przyciągając nowych [wzrost przychodów];
• Coraz lepsze zarządzanie zapasami, które mogą wiązać do 80% aktywów firmy, powoduje lepszą dostępność kluczowych produktów [wzrost przychodów] i redukuje poziom towarów nierotujących i słabo rotujących [spadek kosztów];
• Optymalizacja kosztów transportu może przynieść oszczędności rzędu 20–30% [spadek kosztów];
• Usprawnienie procesów magazynowych podnosi produktywność operacji i jednocześnie obniża wskaźnik reklamacji [spadek kosztów].

Jak widać, jest wiele elementów, które pomagają zarabiać więcej dzięki lepszej logistyce.

Być może zadajesz sobie teraz pytanie, jak się za to wszystko zabrać, w końcu jako przedsiębiorca masz tyle innych pilnych obowiązków.

Sprawdźmy…

Od czego zacząć dobre zarządzanie logistyką?

Moja pierwsza rada dla osób zainteresowanych posiadaniem coraz lepszej logistyki brzmi: uporządkuj dane systemowe w kartotekach towarowych. Z moich doświadczeń z firmami wynika, że to częsty i – niestety – krytyczny błąd.

Bez prawidłowo wpisanych do systemu informatycznego danych dotyczących wszystkich towarów w firmie nie ma mowy o jakichkolwiek rzetelnych analizach stanu logistyki ani prawidłowym przebiegu procesów.

Oto przykłady błędów z rzeczywistego audytu logistycznego w pewnej dużej firmie (analiza danych historycznych obejmuje okres ostatnich 12 miesięcy):

• 806 indeksów posiadało co najmniej 2 (a nawet 3 i 4) różne nazwy produktów – co oznacza, że w ciągu ostatnich 12 miesięcy pracownicy firmy zmieniali nazwy towarów (modyfikując poprzednią treść lub dodając – sobie tylko znane – symbole, skróty itp.),
• 541 nazw indeksów było przypisanych do więcej niż 1 kodu indeksu – co oznacza, że te same nazwy dotyczyły różnych towarów.

Takie „niefrasobliwe” podejście pracowników wprowadza w firmie chaos, szczególnie w identyfikacji towaru w magazynie, co powoduje błędne dostawy do klienta, a co za tym idzie, koszty obsługi reklamacyjnej. Jednocześnie praktycznie uniemożliwia rzetelną analizę sprzedaży, zapasów, rotacji. No i rujnuje reputację rzetelnego dostawcy.

A jak to zrobić dobrze?

Podstawowa zasada zapisywania SKU (indeksu towarowego) w systemie informatycznym polega na tym, aby raz wpisana treść nie ulegała zmianom aż do wycofania danego SKU z obrotu.

Każdy zapis SKU w systemie składa się z co najmniej 2 części (pól): identyfikatora – kodu, który jest w systemie unikalny (system nie pozwoli go zmienić ani wpisać drugiego takiego samego) oraz nazwy opisującej dany towar, którą – niestety – można zmieniać.

W pola udostępniane przez system można dodatkowo wpisywać inne cechy towaru, takie jak: grupa towarowa, marka, klasa produktu itp. Jeśli system daje możliwość wpisywania tzw. parametrów logistycznych, jak: waga, wymiary, liczba sztuk w kartonie czy na palecie, to super – warto je uzupełnić.

Zadbaj o to, żeby:

1. wyznaczyć i nadać uprawnienia do wprowadzania danych w kartotece jednej, maksymalnie dwóm osobom w firmie,
2. stworzyć procedurę tworzenia nowych wpisów w kartotece,
3. wykorzystywać wszystkie możliwe pola do jak najpełniejszego opisu towaru,
4. co miesiąc sprawdzać poprawność wpisów i natychmiast korygować zauważone błędy.

To wcale nie takie skomplikowane, prawda?

A jak wygląda logistyka w Twojej firmie?

Teraz już wiesz, że:

• logistyka jest wszędzie i z tego powodu w firmach, w których powinna być prawidłowo zarządzana, bywa lekceważona;
• jest wiele obszarów w logistyce, które pomagają więcej zarabiać;
• pierwszy krok do lepszej logistyki to uporządkowanie kartoteki towarowej w systemie informatycznym.

A czy umiesz ocenić, w jakim stanie jest logistyka w Twojej firmie? Jeśli nie do końca, możesz to samodzielnie sprawdzić za pomocą poniższej ankiety. Za każdym razem odpowiedz: „tak”, „nie” lub „nie wiem”. Generalnie – im więcej udzielisz odpowiedzi „tak”, tym bardziej zaawansowany jest poziom działu logistyki.

Pierwsze 5 pytań dotyczy tego, jak logistyka w Twojej firmie widziana jest oczami klienta – to bardzo ważne punkty.

Ankieta logistyczna:

1. Czy klienci firmy nigdy nie skarżą się na opóźnienia w realizacji zamówień lub robią to bardzo rzadko?
2. Czy klienci firmy nigdy nie skarżą się na braki w realizowanych zamówieniach lub robią to bardzo rzadko?
3. Czy klienci firmy nigdy nie skarżą się na pomyłki w realizowanych zamówieniach lub robią to bardzo rzadko?
4. Czy klienci firmy nigdy nie skarżą się na uszkodzenia dostarczonego towaru lub robią to bardzo rzadko?
5. Czy klienci firmy nigdy nie skarżą się na pomyłki w dokumentacji dostawy lub robią to bardzo rzadko?
6. Czy cały zapas firmy bez problemu mieści się w jednym budynku magazynowym?
7. Czy w firmie funkcjonują procedury przyjęcia, wydania towaru?
8. Czy w firmie funkcjonuje identyfikacja towaru za pomocą kodów kreskowych?
9. Czy dział logistyki posiada osobny budżet kosztów?
10. Czy w firmie jest łatwo dostępna informacja nt. stanu realizacji zamówień?
11. Czy firma korzysta z usług zewnętrznych firm transportowych/kurierskich?
12. Czy w firmie funkcjonują wskaźniki kosztowe logistyki (np. koszt kompletacji 1 zamówienia)?
13. Czy w firmie funkcjonują wskaźniki jakościowe logistyki (np. liczba błędnie skompletowanych zamówień)?
14. Czy w firmie funkcjonują wskaźniki wydajnościowe logistyki (np. czas kompletacji 1 zamówienia)?
15. Czy w firmie funkcjonuje system motywacyjny pracowników logistyki?
16. Czy w firmie funkcjonuje opisana strategia współpracy z największymi klientami i Dostawcami?
17. Czy w firmie monitoruje się rentowność grup klientów?
18. Czy w firmie monitoruje się rentowność kanałów dystrybucyjnych?
19. Czy w firmie dokonuje się cyklicznie badania rotacji towarów?
20. Czy w firmie funkcjonuje procedura postępowania z towarami nierotującymi?

I jak Ci poszło?

Jeśli wynik jest słaby, a Ty dodatkowo czujesz, że z Twoją logistyką nie dzieje się dobrze – nie czekaj – zatrudnij odpowiedniego specjalistę, wynajmij firmę doradczą lub czytaj tego bloga. W kolejnych artykułach będę rozwijał różne zagadnienia z tej ankiety i inne ważne tematy dotyczące logistyki.

Cytując Jonasza Koftę: „Dobry Bóg zrobił, co mógł, teraz trzeba zawołać fachowca”. Dlatego w przypadku szczegółowych pytań pisz na biuro@az-logistyka.pl

Rozpocznij quiz
„Darmowy przegląd Twojej firmy”

I wywołaj w swojej firmie lawinę pozytywnych zmian

A zacznij od...

• usunięcia śmiertelnego grzechu małych firm. Znasz go?
• sprawdzenia, co TERAZ da Twojej firmie najwięcej gotówki. To nie zawsze klienci.
• wykorzystania ukrytego potencjału, który JUŻ w Twojej firmie JEST!

Rozpocznij quiz

Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.

Artur Zubrzycki

Właściciel AZ Logistyka, niezależny konsultant logistyczny i analityk. Logistyką zajmuje się od 25 lat. Pracował m.in. w firmach Hyundai Motor Poland, Vistula & Wólczanka oraz MAC Edukacja. Realizował projekty dla takich marek, jak Mokate, Volkswagen Group Polska, Eurocash czy Edu-Książka”. Uczestnik Programu Rozwoju Coraz Lepszej Firmy.