Ile kosztuje godzina Twojej pracy jako przedsiębiorcy, szefa firmy?
Wybierz, proszę, odpowiednią kwotę.
A teraz pomnóż ją przez te wszystkie godziny, które codziennie marnujesz.
Tik-tak – mija minuta i lecą złotówki.
Tik-tak, tik-tak – wyrzucasz kolejne pieniądze.
No cóż, nikt nie może Ci tego zabronić, jesteś szefem – Ty tu rządzisz.
Jeśli możesz sobie pozwolić na wyrzucanie pieniędzy w błoto, nie ma sensu, żebyś dłużej oglądał to wideo.
Jeśli jednak wiesz, że czas to naprawdę pieniądz i że liczy się każda chwila, oglądaj bardzo uważnie piąty odcinek serii Biznesowe ABC.
Sprawdź, w jaki sposób marnujesz najwięcej pieniędzy, a potem koniecznie dowiedz się, jak zamiast tego zacząć oszczędzać – minuta po minucie, złotówka po złotówce.
Pospiesz się. Zegar tyka...
Czym powinien się zajmować szef firmy?
Pogódź się z faktem, że choćbyś był nie wiadomo jak wydajny, nigdy nie będziesz w stanie zrobić wszystkiego!
Nie rozciągniesz doby, ale możesz w tym samym czasie robić… te właściwe rzeczy! To, co rzeczywiście się liczy, to, co pchnie biznes do przodu.
Choć na pewno sam zdajesz sobie sprawę z tego, że to nie jest takie proste.
Niestety masz konkretnych wrogów – mnóstwo rozpraszaczy, które odciągają Twoją uwagę od tego, co istotne. W dzisiejszych realiach wygląda to tak, jakby świat wokół robił wszystko, by przeszkodzić Ci w efektywnej pracy.
Na szczęście nie jesteś bezbronny. Wystarczy kilka ruchów, by nie tylko skrócić swój czas pracy, ale dodatkowo zrobić znacznie więcej w czasie, który pozostanie.
Jak skrócić swój dzień pracy, jednocześnie zwiększając swoją efektywność?
- Po pierwsze, nie bądź wielozadaniowy.
Czy wiesz, że wykonywanie kilku zadań jednocześnie średnio obniża wydajność aż o 40%!
Pozwól więc swojemu umysłowi skupić całą uwagę wyłącznie na jednym zadaniu, a szybko zobaczysz korzyści.
Jakie?
Przede wszystkim wzrost wydajności, większą koncentrację i po prostu lepszą jakość Twojej pracy.
- Po drugie dokładnie zaplanuj swój dzień.
Czy wiesz, że wystarczy poświęcić na planowanie tylko 1% czasu potrzebnego na wykonanie danych obowiązków, aby zaoszczędzić jedną godzinę dziennie?
Możesz przygotować swój plan dnia z samego rana, zaraz po przebudzeniu. Ja bardzo polecam Ci przygotowywanie go poprzedniego wieczora. To bardzo oczyszcza głowę i pozwala zasnąć spokojnie. Bez dobrego planowania bardzo łatwo jest się pogubić w natłoku obowiązków i wpaść w tryb multitaskingu.
Zatem po prostu zapisz w jednym miejscu (np. na kartce) wszystkie zadania, które masz do wykonania danego dnia i oszacuj, kiedy się nimi zajmiesz. Gdy wykonasz jakieś zadanie – skreśl je z listy. Pod koniec dnia, gdy wszystkie pozycje będą już odhaczone, poczujesz ogromną satysfakcję.
Planuj jednak rozsądnie i staraj się nie przeszacowywać swoich możliwości.
- Po trzecie, wyznacz sobie czas na pracę w skupieniu i nie pozwól, by ktokolwiek Ci wtedy przeszkadzał.
Czy wiesz, że według badań współpracownicy przerywają sobie nawzajem pracę średnio co 11 minut? A dodatkowo mnóstwo czasu tracimy na to, żeby wrócić do pełni skupienia po takiej „przerwie”.
Wyłącz zatem telefon, zawieś na drzwiach kartkę, żeby pracownicy nie wchodzili w określonych godzinach, które poświęcisz na pracę w pełnym skupieniu nad najważniejszymi zadaniami.
Jak myślisz, uda się? Co musiałbyś zrobić, żeby było to możliwe w Twojej firmie?
Przemyśl, dlaczego Twoi ludzie przerywają Ci pracę i przychodzą do Ciebie z każdą decyzją?
- Może przyzwyczaiłeś ich do tego, że zawsze we wszystkim im pomożesz, nawet kosztem swoich zadań?
- Może boisz się oddać im pewną część odpowiedzialności za samodzielne podejmowanie decyzji?
- Może Twoi pracownicy z wygody zrzucają na Ciebie swoje obowiązki, a Ty – jak przystało na bohatera – wszystko bierzesz na klatę?
- Może nie przeszkoliłeś ich wystarczająco dobrze i po prostu nie mają dostatecznych kompetencji?
- A może w firmie brakuje spisanych procedur, instrukcji, standardów, które ułatwiłyby im pracę?
Jak widzisz, sporo z tych spraw wykracza poza samo zarządzanie czasem czy organizację własną i jest skutkiem błędów lub zaniedbań w organizacji firmy. Dlatego spróbuj namierzyć przyczyny, które sprawiają, że Twoi pracownicy nie są wystarczająco samodzielni i odrywają Cię od pracy, a następnie pomyśl, jak to rozwiązać na poziomie systemowym.
A teraz wróćmy do naszego głównego tematu. Co jeszcze pomoże Ci skrócić swój dzień pracy i być bardziej efektywnym?
- Po czwarte, bardzo pilnuj swojej komunikacji mailowej.
Zamówienia, faktury, wiadomości od pracowników i klientów – zadowolonych i niezadowolonych... To oczywiste, że musisz być na bieżąco z firmowymi e-mailami, ale czy naprawdę musisz sprawdzać pocztę co 10 minut? Wiele osób ma taki nawyk. Za każdym razem, kiedy siadają przed monitorem, najpierw zerkają do skrzynki odbiorczej.
Ten rozpraszacz jest wyjątkowo podstępny.
Nawet miliarderzy starają się go optymalizować. Niektórzy z nich zaglądają do skrzynki co dwie godziny, inni zostawiają to na koniec dnia pracy. Nie robią tego jednak bezmyślnie. Celowo planują czas i sposób odpowiadania na maile. Każda minuta, która wybija ich ze skupienia, to stracone pieniądze, a w ich przypadku to są naprawdę duże pieniądze.
- Po piąte, ogranicz korzystanie z mediów społecznościowych.
Czy wiesz, że przeciętny człowiek średnio w ciągu miesiąca traci około 40 godzin na bezproduktywne surfowanie w internecie?
Zdiagnozuj i sprawdź za pomocą programów do śledzenia aktywności w internecie, w jakim stopniu ten problem dotyczy również Ciebie. Pomocne mogą okazać się aplikacje, które blokują dostęp do wybranych stron.
Pamiętaj - żaden dzień się nie powtórzy i nigdy nie uda Ci się odzyskać straconych godzin. Jeśli więc będziesz wykonywał czynności, które nie mają znaczenia, zabraknie Ci czasu na najważniejsze sprawy, które pchają Twój biznes do przodu.
Jak spędziłeś dzisiejszy dzień w pracy?
Czujesz, że kilka dobrych minut albo, o zgrozo!, godzin przeleciało Ci przez palce? Jeśli tak było, pomyśl, ile czasu tracisz w ciągu całego tygodnia, albo miesiąca.
Stać cię na to?
Zakładam, że wolisz być produktywny: szybciej wychodzić z firmy i jednocześnie wyrabiać się z obowiązkami.
Jeśli tak, zajrzyj do naszego szkolenia pod tytułem Miej to z głowy. Znajdziesz w nim 7 konkretnych metod odzyskiwania czasu i zwiększania efektywności.
To ta chwila, która decyduje o tym, co się dalej będzie działo w Twojej firmie i życiu. W tym szkoleniu znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz, aby przestać marnować czas i pieniądze.
Ale czy masz już wystarczająco dosyć ciągłego braku czasu, by wreszcie coś z tym zrobić?
Martyna Kosienkowska
Redaktor bloga Coraz Lepszej Firmy. Wcześniej redaktor prowadzący w wydawnictwach biznesowo-marketingowym i medycznym. Prowadziła kilka blogów internetowych, m.in. o e-handlu i zdrowiu. Współpracowała z wydawnictwami uniwersyteckimi, dbając o wysoki poziom językowy książek.
Michał Bugno
Przez 15 lat pracował jako dziennikarz sportowy – najpierw w Wirtualnej Polsce, a później w telewizji Polsat Sport. Jako reporter obsługiwał liczne wydarzenia najwyższej rangi, m.in. w piłce nożnej, sportach walki i sportach zimowych. Był korespondentem podczas igrzysk olimpijskich w Pjongczangu w 2018 roku. Przez 5 lat prowadził cykl wywiadów wideo „Sektor Gości” ze sportowcami. Obecnie realizuje projekty wideo w Coraz Lepszej Firmie. W wolnym czasie lubi żyć aktywnie – biegać, jeździć na rowerze lub na nartach i zdobywać górskie szczyty.
