Chciałbym być lepiej zorganizowany, ale nie urodziłem się z taką umiejętnością, a wiem, że tego nie da się nauczyć, po prostu trzeba mieć “to coś”… Poza tym, kiedy próbuję w końcu się zorganizować to ciągle ktoś mi przeszkadza, co chwilę muszę gasić pożary w firmie i naprawiać błędy pracowników… A tak w ogóle to teraz nie mam czasu na to, aby popracować nad swoim zorganizowaniem, jestem zbyt zajęty, zrobię to za kilka miesięcy, jak już ogarnę parę rzeczy w firmie… Brzmi znajomo, prawda? A co by było, gdyby okazało się, że istnieje kilka prostych sposobów na to, żeby przestać działać nieefektywnie i chaotycznie? Żeby w końcu odzyskać kontrolę nad zadaniami i przestać o nich zapominać? Co by było, gdybym powiedziała Ci, że nawet skrajnie niezorganizowana osoba może nauczyć się zarządzać zadaniami i odpowiednio je priorytetyzować? Jesteś na to gotowy? Zaczynamy!
Słowo-klucz – planowanie
Badania Lothar’a J. Seiwerta – eksperta w dziedzinie zarządzania czasem, autora książki Spiesz się powoli – wykazały, że na planowanie wystarczy poświęcić tylko 1% czasu potrzebnego na wykonanie danej pracy, by zaoszczędzić jedną godzinę dziennie. Jest o co walczyć, prawda?
Jak się zatem zabrać za planowanie? Wystarczy, abyś miał przed sobą komputer lub kartkę, długopis, i kalendarz, jeżeli preferujesz bardziej tradycyjne formy notowania. Potrzebujesz też chwili spokoju i skupienia.
Zacznij od stworzenia planu długoterminowego. Zapisz na kartce, jak chcesz, aby Twoja firma wyglądała za rok od teraz. Może to być na przykład taka lista:
Do października 2021 roku:
- Chcę osiągać zyski na poziomie 30 tysięcy miesięcznie.
- Chcę wprowadzić do swojej oferty 3 nowe produkty.
- Chcę napisać książkę, aby zbudować pozycję eksperta.
Teraz przy każdym z tych punktów zastanów się, co musisz zrobić, aby osiągnąć te zamierzenia. Na przykład: abym w ciągu roku napisała książkę, muszę systematycznie tworzyć treści, np. co miesiąc około 30 stron. W ciągu 10 miesięcy napiszę zatem około 300 stron, a pozostałe 2 miesiące wygospodaruję na kwestie związane z szukaniem do niej materiałów lub z jej korektą. Zrób tak z każdym punktem po kolei. Rozumiesz o co chodzi?
Gdy już wiesz, co musisz wykonać, aby osiągnąć swoje cele roczne, to teraz pora na stworzenie listy kwartalnej. W tym przypadku postępuj analogicznie. U mnie będzie to wyglądało tak:
Aby napisać książkę w rok muszę:
- I kwartał – mieć zrobiony research oraz napisane 60 stron
- II kwartał – mieć napisane 90 stron
- III kwartał – mieć napisane 90 stron
- IV kwartał – mieć napisane 60 stron oraz mieć całą książkę po korekcie
Zadanie wydaje się być od razu łatwiejsze, prawda? A to dopiero początek zabawy :)
Teraz pora na bardziej szczegółowe listy miesięczne. Zastanów się, co musi się wydarzyć, abyś mógł zrealizować swoje kwartalne założenie, co musisz zrobić w danym miesiącu, aby je osiągnąć, o czym musisz pamiętać? Na tę listę wpisuj wszystkie swoje obowiązki, rzeczy, o których musisz pamiętać, terminy, których musisz przestrzegać. Taką listę możesz stworzyć na oddzielnej kartce czy w oddzielnym dokumencie, albo od razu wpisać sobie zadania do kalendarza i zaplanować czas ich wykonania.
Na tej liście mogą się znaleźć na przykład takie rzeczy jak: pamiętać o zapłacie (cholernego) ZUSu, zawieźć dokumenty do księgowej, puścić przelewy pracownikom, przejrzeć 10 książek i poszukać w nich potrzebnych materiałów, i tak dalej… Bardzo ważne jest, abyś listy miesięczne tworzył np. pierwszego dnia nowego miesiąca – pozwoli Ci to zaplanować, co w danym miesiącu będzie dla Ciebie najważniejsze.
W podobny sposób postępuj przy tworzeniu list tygodniowych. U mnie wygląda to tak, że w każdy poniedziałek z samego rana siadam do komputera, odpalam kalendarz i zaczynam planować, co muszę zrobić w poszczególne dni, z kim muszę się spotkać, gdzie pojechać, co załatwić, ile książek przeczytać. Sprawy zapisane i zaplanowane przestają zaprzątać mi myśli, bo wiem, że już o nich nie zapomnę.
Analogicznie postępuj z listami dziennymi. Codziennie z samego rana, weź do ręki kartkę, długopis i zapisz, co masz do zrobienia. Na bieżąco, gdy w ciągu dnia dojdą Ci jakieś nieprzewidziane zadania, dopisz je do listy. Gdy uda Ci się wykonać dane zadanie – skreśl je z listy. Zadania, których nie uda Ci się wykonać, przerzuć na kolejny dzień lub zdecyduj, czy ich wykonanie jest w ogóle konieczne, jeżeli nie – zlikwiduj.
Taka ilość planowania może wydawać Ci się przytłaczająca. Najwięcej roboty musisz wykonać na samym początku, gdy będziesz planował cele roczne i kwartalne, później będzie już tylko z górki. Coraz łatwiej będzie Ci planować swoje miesiące, tygodnie czy dni, a wielkie zadania, które kiedyś wydawały Ci się niemożliwe do zrealizowania, okażą się dziecinnie proste, bo podzieliłeś je na mniejsze części.
Bardzo istotne jest również to, by wykonywać zadania w odpowiedniej kolejności, najlepiej od tych najważniejszych do najmniej ważnych. Ale jak zdecydować, co jest w danej chwili najważniejsze?
Jak wyznaczać priorytety?
Wyznaczanie priorytetów to temat rzeka. Każdy wie, że należy zadania priorytetyzować, jednak mało kto to robi, a szkoda – świadome zarządzanie listą zadań może przynieść naprawdę świetne efekty i podkręcić Twoją wydajność. Słyszałeś kiedyś o zasadzie 80/20? Jej autorem był włoski ekonomista Vilfredo Pareto, który odkrył pewną prawidłowość mówiącą, że za 80% efektów odpowiada 20% nakładów. Zasadę tę możemy rozszerzać. Zauważ na przykład, że 20% klientów w Twojej firmie generuje 80% zysków… Albo, że 20% zadań, które wykonujesz danego dnia, przynosi 80% rezultatów. Zobacz, koncentrując się na kilku ważnych czynnościach zamiast rozpraszać się na kilkunaście trywialnych, będziesz bliżej osiągnięcia bardziej imponujących rezultatów. Jest o co walczyć, prawda? Jak zatem z całej listy zadań do wykonania wybrać te najważniejsze? Sposobów i ćwiczeń, które mogą pomóc w tym temacie jest całe mnóstwo, więc każdy może wybrać odpowiednie dla siebie narzędzie.
Aby nauczyć się określać, które zadania mają pierwszeństwo nad innymi, zrób proste ćwiczenie. Zadania, które masz do wykonania danego dnia wpisz w odpowiednie pola:
Gotowe? Świetnie! Teraz pora na decyzje.
Zadania z pola A to zadania, którymi powinieneś zająć się natychmiast, najlepiej z samego rana, gdy masz jeszcze dużo energii do działania.
Zadania z pola B to zadania, których nie wolno ignorować. Zwykle odnoszą się do celów długoterminowych i powinieneś znajdować czas, aby regularnie pchać te zadania do przodu. Zajmij się nimi w drugiej kolejności.
Zadania z pola C to najczęściej zadania Ci zlecone, na których realizacji zależy komuś, kto się o nie upomina. Decyzja, co z nimi zrobić zależy od Ciebie, możesz je np. zdelegować na kogoś innego lub ocenić, że ich wykonanie będzie nieefektywne i nie przyniesie żadnej korzyści.
Zadania z pola D, to zadania, na które nie powinieneś tracić energii i czasu. To pole po prostu skreśl i nie zawracaj sobie tym głowy.
Spróbuj zrobić to samo ze swoimi zadaniami, a efekty mogą Cię naprawdę pozytywnie zaskoczyć!
Drogi Przedsiębiorco, otrzymałeś przed chwilą porządną dawkę wiedzy, którą możesz od razu wykorzystać w swojej firmie, i z dnia na dzień zwiększać swoją wydajność. Jest też drugie wyjście – możesz zrobić z tą wiedzą NIC i wyjść z założenia, że to i tak niczego nie zmieni, a tylko niepotrzebnie stracisz na planowanie czas. Decyzja należy do Ciebie. Pamiętaj jednak, że nie liczy się to, co wiesz, a to, co robisz.
PS Gdy już nauczysz się efektywnie planować, polecam Ci mój artykuł pt. Jak za pomocą programów do zarządzania projektami zwiększyć wydajność w firmie?
Przyjemnego planowania życzę :)
Pobierz DARMOWY (0 zł) PORADNIK:
„6 złodziei czasu w życiu przedsiębiorcy
i jak sobie z nimi poradzić”
Dowiesz się z niego:
- Jak spokojnie wyrabiać się ze wszystkimi zadaniami i wychodzić z pracy 2 godziny wcześniej – bez żadnej szkody dla firmy. (strony 11-12)
- Co dokładnie powiedzieć swoim pracownikom, by nigdy więcej nie zawracali Ci głowy wtedy, kiedy naprawdę potrzebujesz się skupić. (strony 25-26)
- Dlaczego sprawdzenie maili to najgorsze, co możesz zrobić po przyjściu do firmy. I dlaczego rozpoczynanie pracy o 8 rano to prosta droga do niewyrabiania się z robotą.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Anna Pudło
Nadzoruje realizację strategii Coraz Lepszej Firmy i doradza Klientom w zakresie zwiększania efektywności i wydajności ich pracy. Uwielbia patrzeć, jak działania Coraz Lepszej Firmy realnie pomagają przedsiębiorcom i zmieniają ich firmy w dobrze naoliwione maszyny.
