Poranna kawa w towarzystwie ukochanej osoby, spacery po lesie z psem, pierwsze ciepłe dni po długiej i mroźnej zimie… Ile razy usłyszałeś, że w życiu najważniejsze są te wszystkie małe rzeczy, bo to one są najważniejszymi elementami dużych projektów?
Pewnie dużo.
Ja też od dawna funkcjonuję z taką filozofią z tyłu głowy – tym bardziej ucieszyłam się, że z powodzeniem można zastosować ją w pracy. Udowodnił to Atul Gawande w swojej fenomenalnej książce pod tytułem Potęga checklisty. Jak zrobić coś lepiej. I dziś opowiem Ci o tym, czego się z niej nauczyłam. Nie tylko o biznesie.
Przeczytaj, a zrozumiesz lepiej:
- dlaczego małe zadania są ważne,
- po co właściwie potrzebujesz checklisty i…
- jak rozbijanie zadań na mniejsze może odmienić Twoje życie.
Wyobraź sobie, że jesteś kucharzem w renomowanej restauracji. Punktualnie o 20.00 przychodzi duża grupa gości, a Ty musisz przygotować dla nich elegancką kolację z deserem. Czas leci, pieczeń się marynuje, mieszasz bulgoczącą zupę, drugą ręką siekając warzywa do swojego popisowego dania. Dzieje się!
I nagle przychodzi główny kucharz. Rzuca na blat kartkę z długopisem i życzy sobie przepisu na każde z Twoich dzisiejszych dań – krok po kroku, ze szczegółami. Ty się wkurzasz, bo nie masz czasu na pierdoły, a on nalega… I wiesz co?
Ma rację.
Dlaczego małe zadania są ważne?
Nawet jeśli spisanie szczegółowej listy zadań na pierwszy rzut oka może wydawać się marnowaniem czasu, to patrząc z szerszej perspektywy, jest ono niegłupim pomysłem. Bo widzisz, kiedy masz przed oczami cel, łatwo jest zapomnieć o drobiazgach – a to właśnie one składają się na Twój finalny sukces.
Pewnie właśnie z tego powodu Atul Gawande nazywa takie checklisty listami kontrolnymi. Służą one między innymi temu, żebyśmy pamiętali o kolejnych krokach projektu i zabezpieczyli się przed różnego rodzaju niepowodzeniami. Jak sam autor mówi:
„Przypominają nam o drobnych, lecz ważnych krokach i jasno je precyzują. Nie tylko umożliwiają weryfikację poprawności wykonania procedur, lecz także wprowadzają do naszego postępowania dyscyplinę, co samo w sobie prowadzi do osiągania lepszych wyników w pracy”.
Mówiąc krótko – checklisty i małe zadania trzymają nas na ścieżce do obranego wcześniej celu. Do tego pozwalają też kontrolować każdy z podjętych kroków… Ale to nie wszystko.
Pozwól, że opowiem Ci trochę więcej na ten temat.
Prezent dla Twojej zapracowanej głowy
Wszyscy wiemy, że ludzka pamięć nie jest perfekcyjna, zwłaszcza jeśli chodzi o rutynowe zadania. Łatwo zapominamy o takich drobiazgach jak oddzwonienie do dobrego znajomego albo dodanie któregoś ze składników do ciasta, które właśnie pieczemy. Zdarza się nam też omijać niektóre elementy w procedurach (szczególnie wtedy, kiedy ostatnim razem takie odpuszczenie nie doprowadziło do tragedii), żeby na przykład skrócić sobie pracę.
Tylko widzisz… To, że pójście na skróty zadziałało w pięciu ostatnich przypadkach, nie oznacza, że zadziała i tym razem. Jeśli nie wierzysz, po prostu posłuchaj tego, co na ten temat ma do powiedzenia Atul Gawande.
„Nie mamy wyboru. Bez względu na to, jaką dziedzinę życia weźmiemy pod lupę, dostrzegamy te same błędy popełniane raz po raz, nawet przez wyjątkowo zdolne i zdeterminowane osoby. Znamy te prawidłowości i dobrze wiemy, ile nas kosztują. Najwyższy czas spróbować czegoś innego. Zacznijmy stosować listy kontrolne”.
Brzmi sensownie, prawda?
Porozmawiajmy więc o tym…
Jak powinna wyglądać checklista?
Codziennie mierzysz się z różnymi zadaniami – mniej lub bardziej skomplikowanymi. Zależnie od stopnia ich złożoności, Twoje checklisty mogą być krótkie i konkretne albo długie i podzielone na mniejsze działania. Z książki Potęga checklisty. Jak zrobić coś lepiej dowiesz się, że najważniejsze jest to, aby lista zadań:
- była precyzyjna (bez owijania w bawełnę, same konkrety);
- była łatwa w użyciu, nawet w przypadku najtrudniejszych sytuacji (bez zbędnych wyjaśnień i odnośników pisanych drobnym druczkiem);
- zawierała tylko najważniejsze kroki (potraktuj to, proszę, jako rozwinięcie drugiego punktora).
Jeśli po stworzeniu checklisty możesz odpowiedzieć twierdząco na każdy z powyższych punktów, to znaczy, że zrobiłeś dobrą robotę. Jeśli nie – czytaj dalej, a za chwilę dowiesz się…
Jak napisać dobrą checklistę?
Według autora stworzenie fajnej checklisty, z którą szybko i bezboleśnie dojdziesz do celu, to bułka z masłem. Wystarczy trzymać się siedmiu prostych kroków (Atul Gawande utrzymał je w formie listy zadań i nie sądzę, żeby to był przypadek). Są nimi:
- Zdefiniowanie punktu, w którym będziesz wiedział, że zadanie zostało wykonane (na przykład: „Przygotowanie uroczystej kolacji na 20:00”).
- Określenie typu checklisty (czy zamierzasz kierować się punktami krok po kroku jak w przepisie, czy wolisz działać po swojemu i raz na jakiś czas kontrolować, co z listy zostało już zrobione).
- Dopilnowanie, żeby checklista nie była zbyt długa (najlepiej, jeśli składa się od pięciu do dziewięciu punktów).
- Określenie elementów, których odpuszczenie mogłoby zawalić cały Twój projekt (zwykle to takie zadania, o których pisałam w części zatytułowanej Prezent dla Twojej zapracowanej głowy).
- Uproszczenie treści (jak już wspomniałam wcześniej, odpuść sobie owijanie w bawełnę i skup się na konkretach).
- Skrócenie treści (najlepiej byłoby, gdybyś zmieścił się na pojedynczej stronie).
- Przetestowanie listy „na sucho” (czyli upewnienie się, że o niczym nie zapomniałeś i że w razie problemów będziesz mógł wciąż zrealizować swój plan).
Gdybyś zapytał mnie o to, który z powyższych elementów jest najważniejszy, to powiedziałabym, że ten ostatni. Bo nie dość, że sprawdzasz w nim całą checklistę, to jeszcze każdy Twój błąd na tym etapie może skończyć się dla Twojego projektu małą tragedią. Warto więc poświęcić trochę więcej czasu na dopracowanie go.
Podsumowując…
Jeśli dotychczas nie robiłeś checklist, to prawdopodobnie ten artykuł jest Twoim znakiem od niebios, który mówi: „Hej, najwyższa pora, żeby to zrobić!”. Po pierwsze dlatego, że dzięki nim możesz w końcu kontrolować swoje postępy i spokojnie skupiać się osobno na każdym elemencie zadania. A po drugie odrobina dyscypliny jeszcze nikomu nie zaszkodziła… Zwłaszcza że to właśnie ona (no, może jeszcze zaangażowanie) stoi za sukcesami największych.
Jeśli nie wierzysz, to spróbuj przez najbliższy miesiąc pracować przy wsparciu checklist i sam sprawdź, jak zmieni się Twoje podejście do codziennych zadań. Obiecuję, że nie pożałujesz – sama też byłam niedawno w tym samym miejscu, co Ty.
To co, wchodzisz w to?
Bezpłatny (0 zł)
KREATOR FIRMOWYCH PROCEDUR
Zapanuj nad chaosem w firmie
Mając ten przykład procedury:
- stworzysz dowolną procedurę firmową w 45 minut,
- poznasz 8 konkretnych wskazówek, dzięki którym wszystkie Twoje procedury uzyskają przejrzystą i powtarzalną formę,
- Twoi pracownicy przestaną popełniać wciąż te same błędy,
- a Ty zyskasz spokój.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Paulina Pietrzak-Jaworska
Specjalistka w dziedzinie content marketingu i mediów społecznościowych, która w "wolnej chwili" znajduje jeszcze czas na projektowanie graficzne i tłumaczenia. Pasjonuje się podróżami, językami obcymi i ogrodnictwem. Czasem lubi pobiegać lub zmalować coś fajnego (dosłownie i w przenośni).
