Jak ograniczyć 7 rodzajów marnotrawstwa w swojej firmie?

Czy chcesz podnieść zysk Twojej firmy, a jednocześnie odchudzić wydatki?

Na pewno tak.

Czy znasz słowa: lean, muda lub kaizen?

Na pewno… coś kojarzysz.

Jeśli tak jest, warto zajrzeć do tego artykułu, bo zrozumienie tych dziwnych słów pomoże Ci osiągnąć to, co obiecuję w pierwszym pytaniu. Nie zastanawiaj się więc dłużej, nie marnuj czasu…

Co oznacza lean?

Prowadząc firmę, bardzo często zastanawiamy się, co możemy zrobić, żeby praca w niej była efektywniejsza. W jaki sposób ulepszyć procedury? Jaką drukarkę kupić? Jakie oprogramowanie zapewni sprawniejszą komunikację?

Jeszcze do niedawna słowo lean (wymowa: li:n) kojarzyło się z rybą żyjącą w słodkich wodach całej Europy.

Oczywiście takie ryby istnieją, ale lean oznacza również sposób myślenia. Ta koncepcja każe się zastanowić, jak możemy usprawnić to, co już robimy.

Lubię wyjaśniać znaczenie lean na przykładzie plecaka (torebki), z którym codziennie chodzimy do pracy.

Czy wiesz, ile waży Twój plecak i co w nim nosisz?

Ja swego czasu chodziłem do pracy w biurze z bardzo ciężkim plecakiem. Były w nim:

– 2 książki (bo nie wiedziałem, którą będę czytał),

– 3 notesy,

– koszulka na ewentualną zmianę,

– scyzoryk,

– 3 ładowarki,

– 7 długopisów,

– przedłużacz,

– jakieś papiery i dokumenty, które zamierzałem przeczytać przy okazji

– i… wczorajsze śniadanie.

Wszystkie te rzeczy wydawały mi się niezbędne i warte tego, żebym miał je przy sobie. Ile ważył mój plecak? Pewnie z 5 kg. Czy noszenie takiego ciężaru było dla mnie korzystne? Odpowiedź jest oczywista.

„A gdyby tak ten plecak trochę odchudzić? W końcu prawie nigdy nie korzystam z tych wszystkich rzeczy” – pomyślałem wreszcie i zostawiłem w domu:

– książkę,

– 2 notesy,

– wizytownik,

– 2 długopisy,

– 2 ładowarki.

Mój plecak zamiast 5 kg ważył wtedy tylko 2 kg!

Nie dość, że dźwigając mniejszy ciężar, byłem zdrowszy i mniej bolał mnie kręgosłup, to byłem również szybszy i mogłem dobiec do odjeżdżającego tramwaju oraz efektywniejszy w pracy, bo mniej zmęczony.

Lean, czyli szczupłe zarządzanie, polega właśnie na takim odchudzeniu plecaka. Nie szukaj na Allegro lżejszego plecaka, do którego załadujesz te same, co wcześniej rzeczy, ale do starego włóż tylko te, które są Ci rzeczywiście potrzebne.

To działanie możesz zastosować w swojej firmie. Czy przypadkiem nie robisz w niej tysiąca rzeczy, tylko dlatego, że tak było zawsze, dlatego że przecież nikt do tej pory nie narzekał?

Rozmawiam z szefami wielu biznesów. Ci z nich, którzy odnoszą sukcesy, mówią jedno: najważniejsze w firmie jest to, aby przestać robić rzeczy, które nie są potrzebne.

Niedawno spotkałem się z osobą, która zwiększyła zyski, zwiększyła zadowolenie pracowników, zwiększyła wskaźniki zadowolenia klientów, a jednocześnie… zmniejszyła czas pracy zatrudnionych osób z 8 godzin do 6 godzin (polecam podcast Kaizen Miracle, odc. 86, i rozmowę z Łukaszem Szymulą).

Otóż odpowiednio przeprowadzona optymalizacja w firmach może zdziałać cuda!

(Na marginesie, czy wiedziałeś, że według amerykańskich badań średni efektywny czas pracy wynosi… UWAGA! 2 godziny i 53 minuty. Idziemy do pracy na 8 godzin, ale pracujemy niecałe 3 godziny!)

Jak pokazuje lean, zawsze można coś usprawnić. Każdy proces może być szybszy, prostszy i efektywniejszy.

Wiesz już więc, czym jest lean. Sprawdźmy teraz…

Co oznacza kaizen i muda?

W Japonii, kraju rozkwitu filozofii kaizen (jap. dobra zmiana), uważa się, że wszystko to, co robimy niepotrzebnie, jest muda (jap. marnotrawstwo).

Ale jak to? Robię coś niepotrzebnie? Okazuje się, że często tak jest.

Większość czynności wykonujemy z przyzwyczajenia lub dlatego, że tak zawsze robiliśmy albo ponieważ kiedyś komuś było tak wygodnie, choć ten ktoś nie pracuje w firmie już od 5 lat.

Działamy w określony sposób nie dlatego, że to sensowne i praktyczne, ale dlatego, że przez lata do takiego działania po prostu się przyzwyczailiśmy!

W wielu firmach do dziś jeszcze nie wszyscy rozumieją, że każda muda to strata. Każde marnotrawstwo nas kosztuje i można je zwyczajnie oszacować.

Na jednym ze szkoleń, które prowadziłem, pewien biznesmen zaczął podliczać swoje straty. Patrząc na liczby, powiedział: „O kurczę, właśnie dowiedziałem się, że zmarnowałem pieniądze na mój wymarzony samochód!”.

W japońskich przedsiębiorstwach przemysłowych wyróżnia się 7 obszarów marnotrawstwa:

1. Nadprodukcja.
2. Czekanie.
3. Transport.
4. Zapasy.
5. Zbędne operacje.
6. Braki.
7. Nadmierne przetwarzanie.

Być może wydaje Ci się, że większość tych obszarów Ciebie nie dotyczy, bo jest związana z produkcją towarów, a Ty przecież pracujesz w biurze. Ale czy na pewno?

Sprawdźmy.

Pierwsze marnotrawstwo – nadprodukcja

Co oznacza nadprodukcja w firmie? Czy jeśli produkujesz więcej, to może to zaowocować stratą?

Zastanów się, czy w Twojej firmie zdarza się:

• nadmierna liczba spotkań;
• poruszanie wątków niezwiązanych z tematem spotkania lub przedłużanie spotkań w celu omówienia tematów nieistotnych dla firmy;
• zapraszanie ludzi niekoniecznie związanych z tematem spotkania;
• wysyłanie e-maili do większej liczby osób niż liczba zainteresowanych (gdy ktoś czyta maila, który jego nie dotyczy, traci czas, który kosztuje Ciebie!);
• pisanie kilkunastu maili zamiast jednego skutecznego telefonu;
• drukowanie dokumentów, które można przeczytać na komputerze lub podpisać podpisem elektronicznym;
• tworzenie dokumentów, których nikt nie czyta i nie potrzebuje.

Jeśli takie działania występują w Twojej firmie, to są to właśnie nadprodukcje. A każda z nich kosztuje.

Drugie marnotrawstwo – czekanie

W firmach czekanie zdarza się bardzo często.

Przykład pierwszy: czekanie na kogoś, kto poprowadzi spotkanie. Znam firmę, w której 30 dyrektorów czekało 2 godziny na spotkanie z prezesem. W tym czasie prezes zajmował się swoimi prywatnymi sprawami. Dla niego było to tylko 2-godzinne spóźnienie, ale dla firmy oznaczało zmarnowanie 62 godzin pracy (2 godz. pracy prezesa + 2 godz. pracy × 30 dyrektorów = 62 godz. straty). Jeżeli godzina pracy jednego dyrektora kosztuje 150 zł, to przez spóźnienie prezesa firma straciła 9000 zł, czyli tyle, ile wynosi miesięczna pensja dyrektora. Zaledwie 2 godziny spóźnienia! Co więcej, jeżeli w tym czasie żaden z dyrektorów nie wykonał swojej pracy, to być może i inni pracownicy musieli czekać, co dodatkowo opóźniło termin realizacji ich działań.

Przykład drugi: czekanie na czyjś podpis. Czy w Twojej firmie zdarza się, że przez brak jednego podpisu 5 pracowników nie może wypełnić swoich obowiązków?

Przykład trzeci: przestój – czekanie na naprawę urządzenia. Masz coś ważnego do zrobienia dla klienta, ale w firmie właśnie padł Internet i nie możesz dostać się do swojego pliku. Takie czekanie to też marnotrawstwo.

Trzecie marnotrawstwo – transport

Taka muda może dotyczyć nie tylko transportu produktów, ale też na przykład:

• transportu dokumentów, gdy ktoś chodzi z papierami do podpisu, zamiast wysłać je e-mailem z podpisem elektronicznym;
• transportu dokumentów pomiędzy oddziałami firmy, które choć ściśle ze sobą współpracują, to jednak mogą się mieścić w różnych miejscach miasta lub kraju.

Czwarte marnotrawstwo – zapasy

Do tego obszaru zaliczamy na przykład:

• gromadzenie niepotrzebnych dokumentów;
• gromadzenie spraw do wykonania na później, kiedy zbierze się ich więcej, zamiast zajęcia się nimi natychmiast.

Piąte marnotrawstwo – zbędne operacje

Zaliczamy do nich chociażby:

• zbędne rubryki w formularzach;

Czy zdarzyło Ci się, że w jakimś urzędzie musiałaś/eś uzupełniać te same dane aż w 4 różnych formularzach? Po co 4 urzędników w różnych okienkach wpisuje te same informacje? Czy nie można tego uprościć? Może wystarczy, że jedna osoba wprowadzi niezbędne dane personalne, a kolejne będą wprowadzać tylko te dane, które dotyczą zakresu ich pracy?

• stosowanie niepotrzebnych procedur;

W pewnej firmie co miesiąc 2 pracowników przygotowywało przez 2 dni obszerny raport dla szefa. Okazało się jednak, że szef potrzebował tylko kilku danych z całego raportu. Po sprawdzeniu potrzeb szefa obecnie tych 2 pracowników sporządza raport w 2 godziny.

• wykonywanie dodatkowych kopii dokumentów, których i tak nikt nie czyta;
• zatwierdzanie dokumentów przez zbyt wiele osób;

W pewnej firmie ta sama faktura była sprawdzana aż w 7 miejscach! Aż 7 osób było zaangażowanych w proces jej obiegu. Z pewnością kilka sprawdzeń było zbędnych! A zajęły czas i wygenerowały koszty.

Szóste marnotrawstwo – braki

Braki to inaczej błędy, które zdarzają się w każdej firmie. Przeważnie są to pomyłki i działania niewłaściwie wykonane. Takie braki, z pozoru drobne i nieistotne, mogą powodować zaangażowanie aż kilku osób. W tym punkcie możemy wymienić chociażby:

• pomyłki w dokumentach;

Brak jakiegoś podpisu może sprawić, że kluczowy dla produkcji towar nie zostanie zamówiony na czas. Błędny zapis liczby na fakturze może spowodować, że zamiast 100 zł za usługę zapłacimy 1000 zł. Taki błąd generuje nie tylko większy koszt, lecz także zmarnowanie czasu pracy kilku pracowników, którzy będą go poprawiać, zamiast na przykład opracowywać nowy kontrakt! A to wszystko z powodu jednego błędu!

• niechlujstwo i zaniedbanie;

Załóżmy, że pewien pracownik zamknął ważny dokument w swoim biurku, po czym wyjechał na wakacje, zabierając klucz. Bez wątpienia pół firmy będzie go szukać w biurze przez kilka dni. Kilka osób zaangażuje się w szukanie w czasie własnej pracy, a ten czas kosztuje! Przez brak tego dokumentu firma może nie podpisać korzystnego kontraktu.

• błędne dane w raporcie;

Każda istotna informacja może mieć wpływ na podjęcie tej lub innej decyzji biznesowej. Niechlujstwo podczas pisania raportu może spowodować, że Twój plan inwestycyjny, zamiast być opłacalnym, przyniesie duże straty.

Siódme marnotrawstwo – nadmierne przetwarzanie

Znasz przysłowie: nadgorliwość jest gorsza od faszyzmu?

Jest w nim dużo prawdy.

Nadmierne przetwarzanie może oznaczać chociażby:

• nadmierną liczbę podpisów;
• nadmierną drobiazgowość w realizacji usług.

Nasuwa się pytanie: czy można nadmiernie dbać o klienta? Okazuje się, że można. Wyobraź sobie, że w upalny dzień wpadasz do restauracji i prosisz o dzbanek zimnej wody. Jesteś bardzo spragniony. Czekasz na wodę aż 30 minut. Dlaczego? Ponieważ właśnie skończyły się kostki lodu, a kierownik restauracji nie pozwolił kelnerowi podać niepełnowartościowego napoju, czyli wody bez lodu, cytryny czy mięty.

W wielu firmach jest podobnie. Często robisz rzeczy, które dla klienta nie mają istotnego znaczenia. Warto wiedzieć, co jest dla danego człowieka ważne i jaki poziom usługi jest mu potrzebny. Jeżeli komuś zepsuł samochód, to po naprawie najprawdopodobniej chce jak najszybciej odjechać, a nie czekać na zawieszenie listka zapachowego.

Nadmierne przetwarzanie też jest marnotrawstwem.

Marnotrawstwo w firmach

Czy tego typu marnotrawstwo występuje w Twojej firmie? Czy zauważasz je również u konkurencji?

Warto się nad tym zastanowić.

Pamiętaj, że klienci kupują od Ciebie produkty i usługi, za które płacą określoną cenę. Cenę, w której skład wchodzą różne Twoje koszty (między innymi koszt czasu pracy) oraz która jest zależna od cen panujących na danym rynku.

Im sprawniejsza będzie praca w Twojej firmie, tym większe będą Twoje zyski. Nie warto myśleć wyłącznie o nowych rozwiązaniach. Są one zwykle kosztowne, a ich wprowadzanie wymaga czasu. W większości przypadków zwykła poprawa działań i usprawnienie procesów może podnieść efektywność i zysk firmy od 5%, 10%, a zdarza się, że nawet o 30%.

Te wszystkie drobiazgi mają znaczenie. Im większą świadomość będziesz miał Ty, Przedsiębiorca, oraz Twoi pracownicy, tym łatwiej będzie Wam je zauważyć i poprawić.

Trzymam za Ciebie kciuki. Jeżeli chciałbyś porozmawiać na temat marnotrawstwa lub o tym, jak usprawnić firmę albo jak nią „zarządzać bez gadania”, to skontaktuj się ze mną.

Bezpłatny (0 zł)
KREATOR FIRMOWYCH PROCEDUR

Zapanuj nad chaosem w firmie

Mając ten przykład procedury:

• stworzysz dowolną procedurę firmową w 45 minut,
• poznasz 8 konkretnych wskazówek, dzięki którym wszystkie Twoje procedury uzyskają przejrzystą i powtarzalną formę,
• Twoi pracownicy przestaną popełniać wciąż te same błędy,
• a Ty zyskasz spokój.

Chcę wzór procedury!
Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.

Tomasz Miler

Coach przedsiębiorców i menedżerów, fascynuje się filozofią kaizen. Jest autorem książki Kaizen – jak osiągać wielkie cele małymi krokami oraz twórcą podcastu Kaizen Miracle. Specjalizuje się w obszarze komunikacji. Uczy „zarządzania bez gadania” – jak mniej mówić, jak zadawać odpowiednie pytania i przy okazji mieć więcej efektów. Więcej o autorze przeczytasz na jego stronie oraz profilu LinkedIn. Jeśli umówisz się z nim na spotkanie, dostaniesz kalkulator własnych marnotrawstw i dowiesz się, ile pieniędzy tracisz w ciągu roku.