Można powiedzieć, że jest rewolucjonistką. Z biura rachunkowego zrobiła ultranowoczesną firmę, która z jednej strony czerpie z praktyki mindfullness, a z drugiej w swoje szeregi wprowadza… roboty.
Zanim jednak do tego doszło, musiała przerobić kilka ważnych lekcji, nie tylko jako przedsiębiorczyni, ale też jako szefowa. Nie obyło się bez łez i porażek. Obecnie wraz ze swoim zespołem udowadnia, jak powinna wyglądać księgowość i firma na miarę XXI wieku.
Na stronie internetowej Pani firmy – calendaria.net.pl – uwagę przykuwa słowo: UWAŻNOŚĆ. Zazwyczaj kojarzy się ono z praktyką mindfullness. Nie wpadłabym na połączenie go z usługami biura rachunkowego.
Wybraliśmy je wspólnie z całym moim zespołem, bo zawód księgowego wymaga właśnie uważności i bycia tu i teraz. Absolutnego sfokusowania się na tym, co się robi, w celu uniknięcia błędów.
A przy tym uważność to również słuchanie klienta i jak najlepsze doradztwo.
Mam wrażenie, że zawód księgowej czy księgowego jest wciąż niedoceniany i kojarzy się z nudnymi i żmudnymi pracami.
Moim zdaniem to się zmienia. Przez niedawne szybkie roszady podatkowe przedsiębiorcy dostrzegli i docenili naszą rolę. Zdali sobie też sprawę z tego, że księgowy odgrywa naprawdę ważną rolę w funkcjonowaniu firmy. To nie jest przepisywanie cyferek do rubryczek z kalkulatorem w ręku. Ta praca wymaga naprawdę dużej wiedzy, nieustannego uczenia się, szukania rozwiązań i wiąże się ze sporą odpowiedzialnością.
Wróćmy do Pani początków, dlaczego księgowość?
Zawsze ceniłam sobie porządek i dobrą organizację. Wprowadzanie ładu leży po prostu w mojej naturze. Mogę powiedzieć dokładnie, na której półce, w którym rzędzie i od której strony leży dana rzecz w moim domu czy biurze.
Porządek jest dla mnie priorytetem, dlatego księgowość była całkiem naturalnym wyborem.
W Polsce jest ponad 40 tysięcy biur rachunkowych. Czy Pani branża nie jest zbyt przeciążona?
W mojej ocenie rynek księgowości jest przede wszystkim byle jaki. Biur rachunkowych jest bardzo dużo. Niestety nie trzeba mieć żadnych uprawnień, żeby prowadzić działalność rachunkowo-księgową, co skłania wiele osób do świadczenia takich usług. Tak zwane przepisywanie cyferek w odpowiednie rubryki wydaje się proste.
Czasami jestem przerażona historiami, które opowiadają nam nasi nowi klienci. Brak profesjonalizmu, z jakim się spotkali, był niebywały, a przecież my jako księgowi odpowiadamy za finanse, czyli kluczową kwestię w firmie. W tym wypadku lepiej nie kierować się najniższą ceną, a jakością usług.
A jak sprawdzić, czy dane biuro księgowe jest godne zaufania? Opinie znalezione np. w wyszukiwarce Google mogą nie być miarodajne. Jak zweryfikować dobrego księgowego?
Przede wszystkim należy zapytać o OC. Trzeba pamiętać, że ubezpieczenie obowiązkowe nie chroni od wszystkich szkód. Dobrze zatem, by biuro rachunkowe miało ubezpieczenie dodatkowe. Przykładowy obszar nieobjęty ubezpieczeniem obowiązkowym to rozliczenie płac lub rozliczenie deklaracji ZUS.
Warto też zapytać, na jakim oprogramowaniu pracuje dana firma oraz czy spełnia ono wymogi ustawy. Często księgowi używają starych programów, których nie aktualizują, a to generuje błędy. Można zapytać księgową/księgowego o dobry program do wystawiania faktur, czyli taki, który pilnuje chronologii numeracji i dat, sprawdzi kontrahenta na białej liście podatnika oraz w razie potrzeby wygeneruje JPK_FA. Nasi klienci dostają taki moduł w abonamencie, a także jeszcze wiele innych udogodnień.
Zaufane biuro rachunkowe to nie tylko księgowość, ale też rozwój biznesu klienta, poszerzanie jego horyzontów, szukanie odpowiednich rozwiązań i partnerów biznesowych. Jest to możliwe dzięki organizacji zrzeszającej przedsiębiorców, której jestem aktywnym członkiem.
A z jakimi konkretnie problemami najczęściej borykają się rozczarowani przedsiębiorcy, którzy do Pani trafiają?
Nie przesadzę, jeśli powiem, że większość klientów, która zmienia biuro rachunkowe i trafia do nas, argumentuje tę decyzję fatalną komunikacją. Mówią: „Nie mam kontaktu z moją księgową”, „Moja księgowa nie odpisuje na maile, nie odbiera telefonu”.
Brak komunikacji to najczęstszy problem księgowych. Klient powinien czuć się zaopiekowany, spokojny i bezpieczny. Dlatego u nas, w Calendarii, przygotowaliśmy cały proces, który krok po kroku buduje płynną komunikację, a dzięki temu też zaufanie klienta. Klient jest prowadzony za rękę aż do momentu, kiedy otrzymuje informację o podatku do zapłaty. Mamy wypracowaną pewną rutynę, która obejmuje usystematyzowany przepływ informacji w każdym miesiącu. Dzięki temu wszystko idzie sprawnie.
Na grupach dla przedsiębiorczych kobiet widziałam czasami ogłoszenia, w których ktoś szukał nowej księgowej, zaznaczając, że takiej, której można zadawać pytania do skutku i nie będzie tego oceniać.
Wielu naszych klientów mówi o tym problemie. Nie zliczę, ile razy słyszałam: „Nie rozumiem, co księgowa do mnie mówi/pisze”. Kwestie prawne bywają zawiłe, ale klientowi trzeba przedstawić to tak, żeby zrozumiał i nie miał wątpliwości. Trzeba pamiętać, że decyzję ostatecznie podejmuje klient, a nie księgowy, więc dobrze by rozumiał, jaki ma wybór i jakie konsekwencje są z tym związane.
Ważne jest też, by klient nie wstydził się pytać, a do tego potrzebne jest zaufanie i otwartość, a także budowanie trwałych relacji. Wspierają nas w tym eksperci, m.in. doradca podatkowy, ubezpieczeniowy, finansowy i wielu innych, którzy podczas webinarów i szkoleń odpowiadają na pytania klientów.
W czasie wprowadzania Polskiego Ładu emocje w przedsiębiorcach wręcz buzowały. Sugerowano nawet, że to księgowi wprowadzają ludzi w błąd. Jak to wyglądało w Pani firmie? Wypracowane zaufanie przydało się w tej sytuacji?
Przedsiębiorca ma prawo nie rozumieć zawiłości podatkowych. Każdy jest specjalistą w swoim obszarze. Polski Ład wprowadził bardzo dużo zmian i wtedy zaufanie okazało się wręcz niezbędne. Nasi klienci wiedzieli, że robimy wszystko, co w naszej mocy, żeby znaleźć dla nich najlepsze rozwiązania. I pomimo ogromu zadań, żaden klient nie został bez odpowiedzi.
Kiedy pojawiały się informacje o niezgodnościach, nieścisłościach w Polskim Ładzie, zapanował chaos. Nikt jednak nie miał pretensji do nas. Ważna była natomiast chęć współpracy po obu stronach i poczucie klienta, że jest we właściwym miejscu i może liczyć na osobę, która zrobi to za niego rzetelnie. Nasi księgowi i kadrowi to Opiekunowie Księgowi oraz Opiekunowie Kadrowi, bo opiekujemy się sprawami klienta.
A czy zdarzają się sytuacje, że to wy rezygnujecie z klienta?
Tak, jeśli mamy podejrzenia, że klient łamie prawo, dochodzi do jakichś malwersacji albo zaistniała nierzetelność w dostarczaniu dokumentów, to zdecydowanie rezygnujemy z takiej współpracy. My również musimy czuć się bezpiecznie.
Zdarzają się sytuacje, kiedy klient do nas nie pasuje, tzn. nie akceptuje tego, co dla nas ważne, np. wartości takich jak szacunek czy odpowiedzialność, ale też takich spraw jak ustalone procesy, elektroniczny obiegu dokumentów czy ważne terminy, które wprowadzają porządek i dają spokojny sen – wiemy wtedy, że to nie jest klient dla nas.
Zaczęła Pani od bycia księgową, ale teraz dowodzi Pani już sporym zespołem. W trakcie rozwoju firmy ujawniły się również inne Pani predyspozycje?
Oprócz zamiłowania do zaprowadzania ładu cały czas szukam nowych rozwiązań, ulepszeń. Miałam potrzebę rozwijania siebie i firmy, dążenia do czegoś większego.
Staram się nieco odczarować zawód księgowego, zarówno w swoim zespole, jak i ogólnie. Nie chcę, żeby kojarzył się z nudną, złowrogą panią w okularach, siedzącą w papierach i mówiącą niezrozumiałym językiem. Księgowość może być ultranowoczesną branżą i moja firma jest tego przykładem, bo inwestujemy w innowacyjne rozwiązania cyfrowe dla księgowości.
Gdy pyta Pani o inne predyspozycje, to chyba właśnie to jest moim motorem do działania – jestem jak Bob Budowniczy, który nieustannie chce coś ulepszać i modernizować.
Już w 2012 roku zaczęła się moja przygoda z cyfryzacją i automatyzacją procesów księgowych, dzięki spotkaniu z prezesem Brainshare IT sp. z o.o. – producentem Saldeo Smart. Firma ta oferuje cyfrowe rozwiązania dla księgowości. Usprawnia naszą pracę (OCR, czyli automatyczne odczytywanie faktur) oraz skraca drogę dokumentu od klienta do Calendarii. Dzięki technologii wszelkie informacje księgowe gromadzone są w panelu klienta, a klient na bieżąco wie, co dzieje się z jego dokumentami. Księgowi mają więcej czasu na analizowanie przepisów, księgowanie i doradzanie naszym przedsiębiorcom.
Brzmi jak dosyć zaawansowana technologia. Szczególnie 10 lat temu.
Tak, dlatego chwilę to trwało, bo Brainshare wrócił do mnie z odpowiedzią dopiero w 2016 roku, warto jednak było czekać. Wtedy zaczęła się moja przygoda z cyfrowym obiegiem dokumentów, ale przyznam, że najpierw to była droga przez mękę. Nie było jeszcze ustawy o e-fakturach i klienci nie mieli też sprawnie działających skanerów, bronili się przed skanowaniem. Woleli przyjechać i zostawić dokumenty. Ale, jak wiemy, pandemia wręcz wymusiła bycie online.
W takim razie pandemia nie zrobiła rewolucji w Pani firmie i wśród klientów?
Ogólnie cyfryzacja coraz bardziej wchodziła w nawyk i poruszanie się w dokumentacji online nie było dla nas wtedy zaskoczeniem czy nowością. Nasze stanowiska były już przygotowane do pracy z dokumentami elektronicznymi. Wszyscy wiedzieli, co mają robić.
Pandemia spowodowała, że oprogramowań do pracy z dokumentami cyfrowymi pojawiło się na rynku mnóstwo. Wiem jednak z rozmów z innymi biurami rachunkowymi, że pracownicy nie chcą tych programów używać. My mamy to już za sobą. Warto się przełamać, bo cyfryzacja oznacza, że klient 24 godziny na dobę ma dostęp do wszystkich faktur, które może łatwo wyszukać, np. po NIP-ie, kwocie, dacie itp. Widzi wszystkie koszty, podatki, ZUS-y w jednym miejscu, a to opcja z korzyścią dla obu stron, bezpieczna, przejrzysta i wygodna.
Jak klienci reagują na takie usprawnienia?
Gdy pytam nowego klienta, czy wie, czym jest cyfrowy obieg dokumentów, to zazwyczaj mówi, że tak, bo wcześniej wysyłał już faktury mailem. Wtedy dopiero tłumaczę, że to wyłącznie pierwszy krok, ale klient szybko odczuwa, jak wygodny jest to system. Nie ma mowy o przeszukiwaniu godzinami maila w poszukiwaniu faktury albo jakiegoś innego dokumentu, np. sprzed dwóch lat. W panelu klienta można to zrobić w minutę i o każdej porze dnia i nocy. Dla nas to już norma i trudno mi sobie wyobrazić powrót do starego systemu księgowania, a przecież wciąż mnóstwo biur tak funkcjonuje.
Ma Pani pomysły na kolejne modernizacje?
Oczywiście, bo technologia ciągle się rozwija i to stwarza nowe możliwości. Rok 2022 był czasem, kiedy bardzo mocno inwestowaliśmy w rozwiązania cyfrowe i roboty. Dzięki temu już w tym roku wprowadzimy do naszej działalności dwa lub trzy roboty, które będą symulować pracę człowieka. Przejmą obowiązki związane z czynnościami niewymagającymi myślenia, a ja i mój zespół zaangażujemy się w procesy zaawansowanej obsługi klienta.
Ta innowacja to dla nas duży powód do dumy. Poświęciliśmy wiele godzin na analizę procesów, by wybrać te najbardziej czasochłonne. Dzięki temu już niedługo będziemy mogli zaoszczędzić kilkadziesiąt godzin miesięcznie pracy naszego zespołu.
Sztuczna inteligencja daje olbrzymie możliwości, ale mówi się też, że może pozbawić ludzi pracy. Jak jest w przypadku Pani branży?
Roboty wykonują czynności w pewien schematyczny sposób. Nie doradzą jednak klientowi i nie zbudują relacji. Sztuczna inteligencja to już coś innego, bardziej zaawansowanego, ale trudno mi powiedzieć, czy wyręczy księgowych, czy będzie miała tego typu analityczne możliwości. Moim zdaniem specjaliści interpretujący przepisy, rozpatrujący indywidualnie różne przypadki jeszcze długo będą potrzebni. Dzięki nowoczesnym technologiom my jako księgowi możemy bardziej skupić się na tej kreatywnej stronie naszej pracy i kontakcie z klientem. Jesteśmy naprawdę innowacyjnym biurem rachunkowym.
Wystartowaliśmy też z nowym projektem „Księgowość dla IT”. To branża bardzo nowoczesna i wymagająca, ale wiem, że jesteśmy na nią gotowi i mamy wystarczające doświadczenie, by zapewnić odpowiednie rozwiązania dla takich firm.
Jak Pani zespół reaguje na te innowacje? Nie ma oporów?
Dobrze jest określić, co jest dla nas jako zespołu najważniejsze. Jeśli mamy wspólne wartości, to wszyscy się zgadzamy i cieszymy z wprowadzanych zmian. W mojej firmie są to: dokładność, sumienność, porządek i dbałość o detale, a także ciągły rozwój. W to wierzymy, a nowe technologie są pomocne we wprowadzaniu tych wartości w życie. Mój zespół jest naprawdę bardzo dobrze dobrany i zgrany.
A to nie jest proste, wielu przedsiębiorców ma problem ze skompletowaniem takiej załogi. Jak Pani się to udało?
Nie było to takie łatwe. Efektywnej rekrutacji nauczyłam się dopiero z Coraz Lepszą Firmą. Przełom nastąpił podczas uczestnictwa w szkoleniu „Fokus”, choć wcześniej przerobiłam już 12 lekcji „Programu Rozwoju”. Miesiąc po miesiącu wdrażałam jakąś zmianę lub sprawdzałam, czy powinnam to zrobić.
„Fokus” natomiast był dla mnie przełomowym, ale i trudnym doświadczeniem. Prawdziwy game changer, chociaż zdarzyło się, że płakałam po niektórych uwagach. Nie dlatego, że ktoś był dla mnie niemiły, tylko dlatego, że był absolutnie szczery, a to obnażyło pewne moje podstawowe braki i niewiedzę jako przedsiębiorcy. Dostałam kompleksowy feedback odnośnie zarządzania zespołem i każdego jego członka. No i dowiedziałam się też sporo o samym procesie rekrutacji, bo nie wiedziałam jeszcze, jak powinna być zorganizowana. Dziś mogę powiedzieć, że tę lekcję odrobiłam.
To pięta achillesowa wielu przedsiębiorców. Dobre CV kandydata to przecież nie jest gwarancja sukcesu pracodawcy.
Moje rekrutacje były dosyć chaotyczne i przypadkowe, prowadzone metodą prób i błędów, czyli trzy miesiące próbne, a później zobaczymy. I zdarzyło się, że dana osoba jednak się nie sprawdzała, a to oznaczało szukanie od początku. Podczas szkolenia „Focus” dowiedziałam się, że mogę zorganizować rekrutację tak dobrze, że zminimalizuję ryzyko pomyłki. Zaoszczędzę czas i nerwy.
Określiłam też cechy idealnego kandydata, a mój zespół opisał osobę, z jaką chciałby pracować. Pokrywają się one z wartościami, które wymieniłam, a to zasługa szkolenia „Niewidzialna Przewaga”, przez które przeszedł wraz ze mną cały zespół managerski. Tydzień po tygodniu intensywnie pracowaliśmy nad wszystkimi procesami związanymi z zarządzaniem pracownikami. Wiemy też, jaką kulturę organizacyjną chcemy tworzyć.
Może już Pani opowiedzieć o tym, czy te wskazówki rzeczywiście działają?
Czy działają? Działają to mało powiedziane. „Focus” i „Niewidzialna Przewaga” zrewolucjonizowały funkcjonowanie mojej firmy.
Jakiś czas temu przyszła do mnie managerka z kadr i powiedziała: „Karolina, ja nigdy w życiu bym nie pomyślała, że będę mogła pracować z ludźmi w taki sposób jak teraz, wykorzystując moje kompetencje miękkie. Zawsze o tym marzyłam, u żadnego innego pracodawcy nie dano mi takiej możliwości”.
Otworzyły nam się wszystkim oczy. Nie miałam bardzo złej sytuacji w firmie, ale często pojawiały się jakieś niedomówienia, brak szczerości, otwartych rozmów. To wszystko zaczęło znikać z miesiąca na miesiąc.
Pracownicy to największa wartość firmy, mają nie tylko czuć się dobrze w niej, ale i ze sobą nawzajem. Teraz widzę, jak ważne są kompetencje miękkie, bo wcześniej kładłam nacisk przede wszystkim na te twarde. Tych jednak pracownika można nauczyć, z miękkimi jest już trudniej. Co nam po tym, że ktoś jest świetnym księgowym, jeśli będzie osobą konfliktową, nie dogada się z zespołem, bo nie lubi pracy z ludźmi. Zarobki to jedno, ale dopasowanie do zespołu, wspólne wartości, kultura organizacyjna i kompetencje miękkie sprawiają, że pracownicy utożsamiają się z miejscem pracy i chętnie w nim pracują.
Jaki jest według Pani największy atut programów CLF-u?
Edukacja w Coraz Lepszej Firmie, w ramach zaawansowanych programów szkoleniowych [mogą w nich brać udział tylko uczestnicy Programu Rozwoju – przyp. red.], była dla mnie maksymalnie efektywna między innymi dzięki jej formule. Przez trzy miesiące, co tydzień, musiałam zrealizować jakieś konkretne zadanie, nie było odkładania na później ani pomijania czegoś. Kroki były ze sobą powiązane. Musiałam być systematyczna, ponieważ moje działania były analizowane, ciągle się uczyłam, zyskiwałam wiedzę i nową perspektywę.
Układanie procesów w mojej firmie ciągle trwa, ale teraz już wiem, jak ją rozwijać i powiększać – nawet 10 razy!
Ukształtowała Pani swoją firmę na nowo. Czy te wszystkie zmiany wpłynęły jakoś na Panią osobiście?
Zaczęłam budować swoją markę jako pracodawca, poczułam się pewniej i spokojniej, sprawczo. Jeśli nie muszę martwić się o podstawy codziennego funkcjonowania firmy, to mogę skupić się na tym, co lubię najbardziej – na jej rozwijaniu.
Dodatkowym plusem odpowiednio zaprojektowanej rekrutacji jest to, że zyskujesz nie tylko dobrych pracowników, ale też osoby, z którymi dobrze się rozumiesz. Wiemy, że możemy na sobie polegać. Ryzyko popełnienia błędu w moim zespole jest niewielkie, ponieważ wszyscy jesteśmy po prostu uważni.
Łatwiej przychodzi mi też zostawienie pracy w pracy, nie przenoszę już tak bardzo spraw do domu, zachowuję tak zwany work life balance. Mam mniej stresu, zmartwień, za to dużo energii do nowych wyzwań. Mam też dużo radości z obserwacji mojego zespołu, bo wszyscy wykorzystują swój potencjał, są zaangażowani i pełni pomysłów.
Księgowość jest to zawód zdominowany przez kobiety, obecnie mamy w swoich szeregach jednego rodzynka. Razem budujemy wspierające środowisko pracy, w którym rozumie się potencjał i problemy kobiet. To także cegiełka w budowaniu nowoczesnego biznesu.
A ma Pani sposób na ładowanie życiowych akumulatorów po pracy?
Moją wielką pasją jest pieczenie chleba. Mam w domu 10-letni zakwas żytni, którego niezmiennie używam i co tydzień piekę z niego chleb. To bardzo satysfakcjonujące zajęcie, mój osobisty rytuał, który daje mi dużo radości. Eksperymentuję ze smakami, a każdy chleb wychodzi nieco inny. Sprawdzam różne przepisy, mąki, techniki. Lubię też dzielić się wypiekami z bliskimi, przynoszę je czasami do pracy. Podobno moje wypieki smakują naprawdę dobrze!
A drugą moją pasją jest pole dance. Namówiła mnie na to córka Marysia i bardzo szybko zakochałam się w tym sporcie, ponieważ wymaga on dużej cierpliwości i dyscypliny. A ja jestem i cierpliwa, i uparta, dlatego też „zaklikało”. Fascynuje mnie przekraczanie kolejnych granic wytrzymałości, praca nad ciałem i jego możliwościami. Zarówno pieczenie chleba, jak i pole dance to takie moje sposoby na odpoczynek dla głowy, oderwanie się od pracy. Bycie tu i teraz.
Rozmawiała Aleksandra Biszczad
POBIERZ BEZPŁATNY (0 zł) PORADNIK
„Przebudzenie Przedsiębiorcy”
7 ważnych lekcji dla każdego właściciela (małej) firmy
- Jak zmienić ciągłe "gaszenie pożarów" w firmie w stabilny wzrost,
- 3 proste (i skuteczne) narzędzia, które sprawią, że Twoi pracownicy zawsze będą wiedzieli co i jak mają zrobić,
- 5 kluczowych elementów strategii biznesowej, bez których nie osiągniesz wysokich zysków.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Aleksandra Biszczad
Redaktorka pisząca dla kilku portali grupy medialnej Agora, a wcześniej dla lubelskiej prasy lokalnej. Pracowała również w PR instytucji kultury. Od lat zajmuje się marketingiem w mediach społecznościowych, przeważnie na Instagramie. Uwielbia literaturę włoską, szczególnie osadzoną w Neapolu. Hobbystycznie fotograf, fanka kuchni wegańskiej i muzyki lat 80.
