Kilka tygodni temu przypadkowo podsłuchałam w sklepowej kolejce rozmowę pewnego przedsiębiorcy z kolegą. Brzmiała mniej więcej tak:
– I jak z dostawami? Ruszyło coś?
– A coś ty! Taki zastój, że chyba zamknę to wszystko i pójdę na etat… Hanka miała rację, że taki biznes to pewny pieniądz i że musiałaby przyjść jakaś pandemia albo wojna, żebym zwinął się z interesem.
No właśnie. Kiedy prowadzisz firmę w TAKICH czasach, musisz być gotowy na wszystko. Żeby biznes się kręcił, nie wystarczą już tylko chęci i ciężka praca – te czasy już niestety minęły. A już w ogóle najlepiej, gdybyś mógł wdrażać środki zaradcze na długo przed kolejnym kryzysem (bo przecież nie wiadomo, co jeszcze nas czeka).
No właśnie. Środki zaradcze.
Tak się złożyło, że kilka z nich znajdziesz w książce Kaizen jako strategia autorstwa Masaakiego Imai. Gdybym miała podsumować ją jednym zdaniem, powiedziałabym pewnie coś w stylu: „To publikacja dla tych, którzy – zamiast ratować tonący statek – chcą zabezpieczyć go przed sztormami”.
Pozwól, że opowiem Ci, jak możesz to zrobić.
Przeczytaj, a zrozumiesz lepiej:
- czym w ogóle jest kaizen,
- jak oceniać firmę, żeby wiedzieć dokładnie, co stoi za jej sukcesem lub porażką,
- dlaczego warto podchodzić elastycznie do biznesu i rozpisanych w firmie procedur oraz…
- …czy odpuszczenie sobie wymagań akcjonariuszy odbije się negatywnie na Twojej firmie.
Żeby dobrze zrozumieć kaizen, musimy zacząć od podstaw (jeśli znasz wcześniejsze książki Masaakiego Imai, możesz spokojnie pominąć następny fragment). Dzięki nim ułożysz sobie fundament do dalszej nauki – a później do zabezpieczania swojego statku przed widmem sztormów.
Zacznijmy więc od tego…
…czym w ogóle jest kaizen
To japońskie określenie można przetłumaczyć jako ‘zmiana na lepsze’. Według Masaakiego Imai to słowo ma zasadnicze znaczenie dla zrozumienia, co sprawia, że japoński styl zarządzania tak bardzo różni się od modeli stosowanych na całym świecie. I dlaczego tak dobrze się sprawdza.
Żeby nie trzymać Cię w napięciu – kaizen to sztuka (nieprzypadkowo użyłam właśnie tego słowa) zarządzania, która polega na nieustannym rozwiązywaniu problemów. Jest ciągłym doskonaleniem i usprawnianiem działania firmy przy wykorzystaniu wiedzy pracowników. Mówiąc najprościej – chodzi o to, żeby uważnie przyglądać się firmie i na bieżąco naprawiać wszystkie potencjalne źródła kłopotów... Ciągłe usprawnianie, szanowni państwo!
A jak się do tego zabrać?
Już tłumaczę.
Po pierwsze: ocena
Pierwszym filarem strategii kaizen jest ciągła ewaluacja. Chodzi po prostu o to, żeby trzymać rękę na pulsie i na bieżąco kontrolować to, co dzieje się w firmie. Teoretycznie to oczywiste (być może nawet zdarzyło Ci się westchnąć z politowaniem po przeczytaniu tego zdania). Ale prawda jest taka, że niewielu przedsiębiorców RZECZYWIŚCIE wie, jak skutecznie mierzyć efekty swojej działalności.
No bo popatrz: na pewno każdego miesiąca przeglądasz swoje liczby. Porównujesz je do wyników z ubiegłego roku i być może nawet przedstawiasz je dla wygody w formie comiesięcznych wykresów. Fajnie – ale czy odnosisz je do konkretnych działań? Czy jesteś w stanie dokładnie określić, co stoi za wynikami firmy?
Popatrzmy, co na ten temat ma do powiedzenia Masaaki Imai.
„Sprawozdanie finansowe w swoim dzisiejszym kształcie nie pozwala skutecznie rozliczać dyrektora generalnego z jego wysiłków. Księgowi tworzący taki raport sprowadzają wszystkie działania firmy do wartości liczbowych, całkowicie przy tym pomijając wszelkie formy aktywności, których się w ten sposób nie da przedstawić. W rezultacie skazują dyrektorów generalnych i rady dyrektorów na myślenie przez pryzmat krótkiego okresu”.
W praktyce oznacza to, że – poza liczbami – powinieneś skupić się na tym, co je generuje. Może okazać się na przykład, że straty z zeszłego miesiąca to nie jest wina szalejącej inflacji, a nieodpowiedniego zarządzania zespołem sprzedażowym. Dzięki temu możesz od razu podjąć środki zaradcze (w tym przypadku może to być reorganizacja działu albo dodatkowe szkolenia) zamiast narzekać w rozmowach z kolegami na Bogu ducha winne czynniki zewnętrzne. Jestem ciekawa, czy tak właśnie było w przypadku pana z kolejki…
Po drugie: strategia
Kiedy już wiesz, co stoi za wynikami, możesz zająć się modyfikacją strategii biznesowej w taki sposób, żeby załatać tworzące się na Twoim statku dziury. Według Kaizen jako strategia takie dziury biorą się najczęściej z tradycyjnego podejścia do biznesu. Polega ono na przykład na (między innymi) planowaniu produkcji na podstawie prognoz sprzedaży, nadmiernym zużyciu zasobów albo stawianiu ilości ponad jakość.
„W tradycyjnej firmie wykorzystuje się maksimum zasobów w celu uzyskania minimalnego rezultatu. W firmach lean uzyskuje się maksymalne rezultaty przy wykorzystaniu minimum zasobów. Przez »zasoby« rozumieć tu należy wszelkiego rodzaju czynniki wykorzystywane w działalności operacyjnej, a więc pracę ludzi, maszyny, materiały, budynki, dostawców, przestrzeń, odległość, informację, czas, szybkość i pieniądze. Pod pojęciem »rezultaty« kryje się natomiast zadowolenie klienta z produktu lub usługi, gwarantujące firmie długoterminowy sukces finansowy i zrównoważony rozwój”.
Tymczasem okazuje się, że kluczem do strategii bezpiecznego biznesu nie jest powielanie schematów z czasów, kiedy wielu z nas nie było jeszcze na świecie. Kluczem według Masaakiego Imai jest ELASTYCZNOŚĆ.
Przedsiębiorca musi wykazywać się elastycznym podejściem do biznesu. Dzięki temu reaguje adekwatnie do sytuacji, a nie w wyuczony sposób. Żeby było jasne – procedury są ok, fajnie mieć też w firmie listę przewidywanych scenariuszy na wyjście z tarapatów. Ale prawda jest taka, że życie nie działa jak program komputerowy i nie jesteśmy w stanie przewidzieć absolutnie wszystkiego.
Każda akcja powoduje reakcję, na którą najczęściej nie masz wpływu. Bądź więc gotowy na to, że czasem sytuacja zmusi Cię, by popłynąć z prądem.
I jeszcze jedno…
Po trzecie: wyluzuj z akcjonariuszami
Tak jest, dobrze przeczytałeś.
Kiedy Twój statek płynie na plecach akcjonariuszy, łatwo jest zafiksować się na punkcie ich opinii. Robisz wszystko, żeby nie wycofali się z finansowania biznesu, więc pytasz ich o zdanie i obsesyjnie kontrolujesz, czy są zadowoleni. A przecież żaden z nich nie spędza z Tobą czasu w biurze i nie ma zielonego pojęcia o tym, jak wygląda codzienność w Twoim biznesie… Więc na jakiej podstawie sądzisz, że ich decyzje będą dobre dla firmy?
Żeby było jasne – nie namawiam Cię do tego, żeby na najbliższym spotkaniu pokazać im środkowy palec i z uśmiechem działać po swojemu! Chodzi po prostu o to, żebyś w tym szaleństwie nie zapominał o swoich najważniejszych interesariuszach – swoich pracownikach i klientach.
Podsumowując…
Kaizen jako strategia to wciągające studium biznesowych przypadków. Na pierwszy rzut oka niektóre z nich wydają się kontrowersyjne, ale po dłuższym przemyśleniu może się okazać, że sprawdzą się na Twoim statku. Zwłaszcza że w dzisiejszych czasach sztorm może przyjść z każdej strony i bez znaków ostrzegawczych.
Jeśli więc marzysz o prowadzeniu stabilnie działającej firmy, nic nie stoi na przeszkodzie, byś przetestował kilka rozwiązań od Masaakiego Imai. Zwłaszcza jeśli dotychczas bywało u Ciebie z tą stabilnością różnie. A już w szczególności jeśli nie chcesz spędzać wolnego czasu na narzekaniu na swój biznes w osiedlowym spożywczaku ;)
Chcesz wejść na wyższy poziom? Pobierz listę 52 książek biznesowych
na 52 tygodnie roku
Co zyskasz:
- spokój – przestaniesz się zastanawiać, co czytać,
- prestiż – dołączysz do przedsiębiorców, którzy chcą rozwijać swój biznes,
- pewność – znajdziesz w tych książkach porady, które można wykorzystać w polskich realiach małej firmy, a nie w oderwanych od rzeczywistości światowych korporacjach.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Paulina Pietrzak-Jaworska
Specjalistka w dziedzinie content marketingu i mediów społecznościowych, która w "wolnej chwili" znajduje jeszcze czas na projektowanie graficzne i tłumaczenia. Pasjonuje się podróżami, językami obcymi i ogrodnictwem. Czasem lubi pobiegać lub zmalować coś fajnego (dosłownie i w przenośni).
