„Z niczym się nie wyrabiam” – jak przedsiębiorca może sobie skutecznie poradzić z ciągłym brakiem czasu

Nigdy nie będziesz całkowicie na bieżąco ze swoją pracą. Zapomnij o tym, nie ma takiej możliwości. Obowiązków i powinności zawsze będziesz mieć więcej niż czasu, który jest Ci potrzebny na to, żeby je wykonać. Postaraj się to zrozumieć i po prostu zaakceptować. Nie walcz z wiatrakami, bo i tak nie masz szans na wygraną.

Powtarzam raz jeszcze: brutalna prawda jest taka, że nigdy nie uda Ci się wykonać wszystkiego – doby nie wydłużysz. Jedyne, nad czym masz w tej sytuacji kontrolę, to mądre wybieranie zadań najważniejszych, odkładanie tych mniej istotnych w czasie oraz usuwanie rzeczy zbędnych.

Dzisiaj pokażę Ci, jak robić to skutecznie.

Podczas współpracy z właścicielami firm zauważam kilka kluczowych przyczyn, które powodują, że mają poczucie wiecznego zapracowania, nie mają na nic czasu, a pod koniec dnia zauważają ze smutkiem, że ich wysiłki poszły na marne… a roboty jest jeszcze więcej, niż było.

Te przyczyny są tak uniwersalne i oczywiste, że może nawet nie zdajesz sobie sprawy, że to właśnie one są odpowiedzialne również za Twój brak czasu i wydajności… Co ważne, żeby je pokonać, wystarczy wprowadzić naprawdę drobne zmiany… Gwarantuje Ci, że efekty są tego warte.

To co, zaczynamy?

1. Brak ukierunkowania

Problemem większości ludzi nie jest nieodpowiednie zarządzaniem czasem, nie brakuje im jakichś magicznych technik, które wydłużą ich dobę i zrobią z nich maszynę do pracy. Ludziom brakuje po prostu jasnego celu.

Wyobraź sobie sytuację: umówiłeś się na bardzo poważne spotkanie z inwestorem w innym mieście. Jeżeli chcesz na nie zdążyć, to w tym momencie musisz wyjść z biura. Gdyby ktoś zaczepił Cię przed wyjściem i zapytał: „Hej, masz chwilę?”, to oczywiste, że odpowiedziałbyś: „Nie”.

Wyobraź sobie jednak, że brakuje Ci tego jasnego celu i poczucia misji. Siedzisz rozkojarzony przy swoim biurku i wtedy ktoś puka i pyta: „Hej, masz chwilę? Mam do Ciebie pytanie”. Bez wahania odpowiesz: „Tak”.

Tak samo jest z innymi rzeczami, zgadzasz się na wszystko inne: otwierasz każdy mail, odbierasz każdy telefon. Chwilę później zaczynasz mieć zaległości w tym, co wiesz, że musisz zrobić, a pod wieczór załamujesz ręce i narzekasz na swój problem z „brakiem czasu” i ze zbyt dużą liczbą obowiązków, których nie jesteś w stanie przerobić.

Zauważ jedną rzecz – to nie jest prawda. Tobie po prostu brakuje kierunku.

To właśnie jasny cel sprawia, że odmawiasz, bo masz zobowiązanie, bo masz konkretną czynność do wykonania. Gdy masz jasny cel, to nie masz problemu z zarządzaniem czasem. Gorzej, gdy tego celu nie masz – wtedy tracisz energię na wykonywanie mnóstwa czynności, które nie przynoszą wymiernych efektów.

Jak sobie z tym poradzić?

Koncentruj swoją energię na sprawach, które naprawdę mają znaczenie i przynoszą największe korzyści, bo jeżeli jesteś ukierunkowany, a każdy Twój krok jest przemyślany i potrzebny, to Twoja energia jest w pełni wykorzystywana, a Ty jesteś produktywny.

(Więcej na temat ukierunkowania możesz dowiedzieć się ze szkolenia „Miej to z głowy! Jak uwolnić się od przytłoczenia zadaniami – realizując je szybko i skutecznie?”)

Brak ukierunkowania nierozerwalnie wiąże się z kolejną przyczyną życia w ciągłym niedoczasie, którą jest…

2. Brak dobrego planowania

Mam tu na myśli zarówno planowanie swojej codziennej pracy, jak i celów Twojej firmy. Aby się ukierunkować, musisz planować – bez tego będziesz błądził po omacku. Musisz wiedzieć, co Twoja firma ma osiągnąć w danym roku, kwartale, miesiącu. Gdy nie planujesz, a działasz na oślep, to marnujesz czas i energię.

Planując codzienne czynności, wyznaczasz sobie konkretne cele, nadajesz kierunek swojemu życiu i wiesz, w co w danej chwili masz „ręce włożyć”. Poza tym jeżeli będziesz miał jasno wytyczone cele na przyszłość, o wiele łatwiej będzie Ci podejmować decyzje krótkoterminowe.

Tak robią ludzie sukcesu – myślą z wyprzedzeniem o 5 czy nawet 10 lat. Analizują swoje wybory w chwili obecnej, aby upewnić się, że odpowiadają one celom, które chcą osiągnąć w dalekiej przyszłości.

Badania Lothara J. Seiwerta – eksperta w dziedzinie zarządzania czasem, autora książki Spiesz się powoli – wykazały, że na planowanie wystarczy poświęcić tylko 1% czasu potrzebnego na wykonanie danej pracy, by zaoszczędzić jedną godzinę dziennie. Taki deal brzmi całkiem interesująco, nie uważasz?

Dlatego konkretna wskazówka ode mnie jest taka – planuj każdy swój dzień. Po prostu usiądź przy biurku, wyciągnij kalendarz i zaplanuj swoje obowiązki, spotkania.

Poświęć jeden dzień na to, aby zaplanować zadania i powinności, które czekają Twoją firmę w najbliższym miesiącu. Usiądź i zastanów się, jak chcesz żeby Twoja firma wyglądała za rok od teraz, a następnie to zapisz. Chcesz mieć 2 razy więcej klientów? Chcesz dodać do oferty kilka nowych produktów? Zatrudnić nowych pracowników? Zapisz wszystkie cele, które będziesz realizował przez najbliższy rok. Powieś sobie kartkę z nimi nad biurkiem i za każdym razem, gdy będziesz miał pokusę, aby bez planowania zaczynać swój dzień – spójrz na nią i uświadom sobie, jak takie niezorganizowanie oddala Cię od Twoich założeń.

Brzmi to może bardzo restrykcyjnie, ale kto powiedział, że będzie łatwo? Aby zebrać plony, musisz najpierw zasiać ziarno. Zacznij planować i nadaj kierunek swoim działaniom.

Idźmy dalej. Trzecia przyczyna związana jest ściśle z brakiem planowania, a jest nią…

3. Brak świadomości tego, ile czasu spędzasz nad poszczególnymi zadaniami

Czas to Twoje najcenniejsze dobro, za pomocą którego rozwijasz swoją firmę. Zarówno jednak czas Twój, jak i Twoich pracowników jest ograniczonym zasobem – raz wykorzystany, jest już stracony na zawsze. Bez kontroli ten czas po prostu będzie Ci uciekał, a Ty będziesz miał poczucie, że ciągle z niczym się nie wyrabiasz.

Zobacz, gdybym zapytała Cię, ile czasu poświęciłeś w ubiegłym tygodniu na poszczególne zadania, to byłbyś w stanie podać mi w miarę dokładne liczby? Podejrzewam, że… nie. Co innego, gdybym zapytała, ile wydałeś w zeszłym tygodniu firmowych pieniędzy i na co. Myślę, że tutaj nie miałbyś większego problemu z odpowiedzią. Prawdopodobnie rozważałeś bardziej kosztowne wydatki, kalkulowałeś, czy będzie to dla firmy opłacalne, mam rację?

No właśnie. To dlaczego tak samo nie postępujesz ze swoim czasem? Dlaczego nie kalkulujesz, czy wykonanie jakiegoś zadania będzie dla Twojej firmy opłacalne? Prawda jest taka, że Twój czas jest równie ważny, jak Twoje pieniądze i Twoje działania i decyzje powinny ten fakt odzwierciedlać.

Jeżeli masz poczucie, że czas przecieka Ci przez palce, mam dla Ciebie konkretną poradę, która pozwoli Ci zyskać kontrolę nad najcenniejszym zasobem, zarówno Twoim, jak i Twoich pracowników. Po prostu mierz czas wykonywania poszczególnych zadań.

Jak się do tego zabrać? Jakich narzędzi używać? Jeżeli jeszcze nie korzystasz z programów do zarządzania projektami, przeczytaj mój artykuł na ten temat.

Jeśli chciałbyś wiedzieć, jakich narzędzi używamy u nas – w tym tekście znajdziesz podstawowe informacje.

Proponuję jednak zacząć od czegoś prostszego – metody, którą rekomenduje Robert Steven Caplan, harwardzki profesor i doradca liderów z całego świata. Ta metoda jest bajecznie prosta, wymaga jednak samozaparcia i systematyczności, lecz efekty naprawdę będą warte włożonego wysiłku.

Oto ona: przez dwa tygodnie notuj, jak spędzasz każdą godzinę swojej pracy. Pierwszy dzień notowania potraktuj jako dzień próbny i stwórz wtedy wykaz kategorii zadań, które wykonujesz. Mogą to być na przykład takie kategorie:

• planowanie strategiczne,
• kontakt z klientem (telefoniczny, mailowy),
• działania związane ze sprzedażą i marketingiem,
• kontakty z inwestorami,
• kontakty z mediami,
• nadzór nad pracownikami,
• zarządzanie,
• rekrutacja,
• innowacje,
• planowanie budżetu,
• analiza wydatków,
• sprawy administracyjne.

To tylko przykładowe kategorie, i nie musisz się nimi sugerować. Ważne jest, abyś stworzył takie, które będą odzwierciedlały najczęściej wykonywane przez Ciebie zadania. Po dwóch tygodniach planowania zsumuj liczbę godzin w każdej z kategorii i jeżeli będzie to dla Ciebie pomocne – przedstaw je w postaci odsetka Twojego ogólnego czasu.

Wyniki mogą okazać się dla Ciebie szokujące, bo zobaczysz, ile czasu przecieka Ci przez palce. Zobacz, to proste ćwiczenie uświadomi Ci, czy nie poświęcasz zbyt dużo czasu na zadania, które pod żadnym względem nie mają wpływu na jakość Twojej pracy i nie przyczyniają się do rozwoju Twojej firmy.

Po wykonaniu tego ćwiczenia zastanów się, na które kategorie zadań powinieneś poświęcać mniej czasu, a nad którymi należałoby pracować więcej. Takie samo ćwiczenie możesz zaproponować też swoim pracownikom – może się okazać, że zamiast zatrudniać kolejnego, może wystarczy zrobić porządki w zadaniach tych pracowników, których już masz?

No dobrze, idźmy dalej. Czwarta przyczyna, która powoduje, że masz poczucie, że z niczym się w pracy nie wyrabiasz, to…

4. Brak asertywności i nieumiejętność mówienia „NIE”

Wiadomo, że życie przedsiębiorcy jest nieprzewidywalne, żeby nie powiedzieć chaotyczne. Wielu wydarzeń nie jesteś w stanie zaplanować, ale zawsze musisz szybko na nie zareagować…

Wyobraź to sobie, a może raczej przypomnij, bo mogę się założyć, że znasz tę sytuację z autopsji: Wstaje nowy dzień, pełen wyzwań i obowiązków. Budzisz się z dużą ilością energii i zapału do tego, by pracować najbardziej wydajnie, jak się da, by rozwiązywać pojawiające się problemy szybko i skutecznie. Wchodzisz do biura, witasz się z pracownikami, siadasz za biurkiem w swoim gabinecie, otwierasz kalendarz i zaczynasz planować swój dzień. I wtedy się zaczyna…

• „Szefie, bo dzwonił nasz dostawca, że nie zdążą dzisiaj przywieźć towaru. Może Pan do niego zadzwonić i powiedzieć, co Pan o tym myśli?” – pyta jeden pracownik…
• „Szefie, zaciął mi się papier w drukarce i nie wiem, jak to naprawić, pomoże Pan?” – krzyczy z drugiego gabinetu sekretarka…
• „Panie Prezesie, mam jednego dobrze rokującego klienta, ale chce 30% zniżki na naszą najnowszą kolekcje. Pogada Pan z nim?” – wtrąca handlowiec.

Można zwariować, prawda? Niestety tak wygląda życie wielu przedsiębiorców, którzy przyzwyczaili swoich współpracowników do tego, że nigdy nie odmawiają ich prośbom. Wiadomo, że przyjemnie jest czuć się potrzebnym i niezastąpionym, ale… przychylanie się do każdej prośby, za którą płacisz swoim czasem, niesie bolesne konsekwencje.

Po pierwsze marnuje Twój cenny czas, który mógłbyś poświęcić na bardziej palące problemy i wyzwania, które możesz wykonać tylko Ty. Po drugie nie możesz przyzwyczajać swoich pracowników do tego, że wszystko robisz za nich – to się kompletnie mija z celem. Zatrudniłeś ich przecież po to, aby zdjęli z Ciebie nadmiar obowiązków, a – paradoksalnie – okazuje się, że przez nich masz tych obowiązków jeszcze więcej. Błędne koło, nie sądzisz?

Okej, jak sobie zatem z tym poradzić? Mam dla Ciebie kilka wskazówek…

Rozwiązania, dzięki którym wyeliminujesz złodziei swojego czasu

Drogi Przedsiębiorco, to, jak dysponujesz swoim czasem jako szef, stanowi istotną informację dla wszystkich Twoich pracowników. Jeżeli ciągle jesteś zabiegany, niezorganizowany, zapominasz o wielu sprawach, na wszystko brakuje Ci czasu – pracownicy na pewno to zauważą. Twoje czyny i zachowanie mówią więcej, niż Ci się wydaje, i mogą dać całej firmie albo niesamowite wzmocnienie i siłę napędową, albo wręcz przeciwnie – mogą spowolnić i popsuć jej działanie.

Jeżeli jesteś osobą dobrze zorganizowaną, słowną, taką, która sprawia wrażenie, że wszystko ma pod kontrolą, to pracownicy po pierwsze czują się spokojni, a po drugie – mimowolnie sami starają się bardziej, bo chcą zachować Twoje wysokie standardy. Zastanów się, co się natomiast dzieje, kiedy jesteś „chodzącym chaosem”? Ano właśnie… bylejakość. A tego chyba nie chcemy, prawda?

Wiesz dobrze, że nie ma magicznego rozwiązania, które wydłuży Twoją dobę i sprawi, że jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki zaczniesz działać niezwykle sprawnie i dynamicznie, a wszystkie Twoje problemy znikną.

Jeżeli nie uporządkujesz siebie i swojej firmy, to dalej będzie, jak jest. Dalej będziesz latał z językiem na brodzie, dalej nie będziesz miał czasu dla najbliższych, a poziom Twojej frustracji będzie bił kolejne rekordy. Pytanie, jak długo to wytrzymasz…

Jeśli masz już tego dość, pobierz materiał znajdujący się pod artykułem, który przygotowałam dla Ciebie razem z Pawłem Królakiem. Przekonasz się, jak łatwo odzyskać czas na to, co najważniejsze.

Pobierz DARMOWY (0 zł) PORADNIK:

„6 złodziei czasu w życiu przedsiębiorcy
i jak sobie z nimi poradzić”

Dowiesz się z niego:

• Jak spokojnie wyrabiać się ze wszystkimi zadaniami i wychodzić z pracy 2 godziny wcześniej – bez żadnej szkody dla firmy. (strony 11-12)
• Co dokładnie powiedzieć swoim pracownikom, by nigdy więcej nie zawracali Ci głowy wtedy, kiedy naprawdę potrzebujesz się skupić. (strony 25-26)
• Dlaczego sprawdzenie maili to najgorsze, co możesz zrobić po przyjściu do firmy. I dlaczego rozpoczynanie pracy o 8 rano to prosta droga do niewyrabiania się z robotą.

POBIERAM
Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.

Anna Pudło

Nadzoruje realizację strategii Coraz Lepszej Firmy i doradza Klientom w zakresie zwiększania efektywności i wydajności ich pracy. Uwielbia patrzeć, jak działania Coraz Lepszej Firmy realnie pomagają przedsiębiorcom i zmieniają ich firmy w dobrze naoliwione maszyny.