Negocjujesz długo ważny kontrakt. Napracowałeś się, by zdobyć tego klienta, a rozmowy ciągnęły się miesiącami. W końcu przyszedł moment na ostateczne, najważniejsze „tak”. Wiesz, że wypracowałeś dokładnie to, na czym Ci zależało. Człowiek po drugiej stronie stołu też wydaje się zadowolony z ustaleń. I wtedy Twój organizm dostaje strzał… endorfin.
Pod ich wpływem zaczynasz być… rozrzutny lub też zachowywać się dziwnie, inaczej niż w czasie rozmów. To z kolei jest sygnałem dla kontrahenta, że coś nie gra. Zaczyna być… nieufny i wraca do wysokich żądań, w skrajnych przypadkach nie podpisuje kontraktu.
Czy byłeś kiedyś w takiej sytuacji?
Niezależnie od odpowiedzi sprawdź, co radzi Paweł Kowalewski, autor książki Profesjonalne negocjacje. Psychologia rozmów (nie tylko) biznesowych.
Przeczytaj, a zrozumiesz lepiej:
- czym są negocjacje i jak zbudować dobry zespół negocjacyjny,
- jak przeprowadzić proces negocjacyjny i na co uważać,
- jakie są techniki manipulacyjne i jak się przed nimi bronić.
Jeśli myślisz, że rozpoczynasz negocjacje, siadając do stołu, to jesteś w błędzie. W rzeczywistości negocjacje zaczynają się wcześniej. Czasem dużo wcześniej. Twoja siła negocjacyjna wynika często z czynników zewnętrznych, niezależnych od Ciebie jako negocjatora.
Przykład? Paweł Kowalewski w swojej książce przywołuje sieć McDonald’s, której istotny argument negocjacyjny brzmi jego zdaniem:
„Przyjdź, a zawsze będziesz miał taki sam produkt, stoliki będą ustawione tak samo, a wygląd restauracji będzie podobny do tego, co znasz. Nasze toalety zawsze będą czyste, a produkty zawsze będą smakowały tak samo”.
To ten atut sprawia, że podróżny często wybiera posiłek w znanej sieci, a nie w jakimś innym przydrożnym barze, w którym nie wie, czego się może spodziewać.
Weź pod uwagę, że i w prowadzonych przez Ciebie negocjacjach mogą zaistnieć czynniki, na które nie masz wpływu. Mimo wszystko możesz jednak z sukcesem budować swoją siłę negocjacyjną.
Jak?
Autor wymienia kilka sposobów. Przyjrzyjmy się jednemu z nich.
Otóż kiedy już siadasz do stołu negocjacyjnego, miej świadomość, że negocjacje to wymiana. Cała sztuka polega na tym, by tak mądrze wartościować ustępstwa i żądania, aby obie strony mogły zaspokoić swoje oczekiwania. To nadrzędny cel procesu negocjacyjnego i odpowiedź na pytanie, po co w ogóle negocjujemy. Nie najlepiej sprawdzą się więc wyłącznie takie techniki jak przekonywanie, oddawanie czy narzucanie.
Zamiast tego Paweł Kowalewski proponuje używanie zachęt i sankcji w jednym czasie, choć od sankcji lepsze jest użycie „potencjału sankcji”.
Czym jest potencjał sankcji? Autor wytłumaczy nam to najlepiej:
Używanie potencjału sankcji polega na tym, że mówi się o zagrożeniu, ale od razu znajduje się i wskazuje potencjalne rozwiązania, najlepiej włączając w ten proces intelektualny drugą stronę. Można użyć sankcji w taki sposób: „Jeżeli nie otrzymam od ciebie obniżki o 1,5 procent, zrywam kontrakt”. Ale można też powiedzieć: „Ostatnia rzecz, którą chciałbym zrobić, to zerwanie kontraktu, ale… (w tym momencie powinny się pojawić racjonalne powody, dla których niezbędna jest ta obniżka). Jeżeli nie uda nam się wspólnie wypracować sposobu na obniżenie ceny, będę zmuszony to zrobić”.
Ciekawe, prawda? Ale uwaga…
Nie daj się ponieść emocjom
Unikanie błędów w negocjacjach to także kontrolowanie emocji. A one pojawiają się zawsze! Stres, złość, gniew, podniecenie, euforia to nieodłączne elementy negocjacji. Są one związane nie tylko z procesem, ale niejednokrotnie z samym przedmiotem negocjacji. Niestety emocje powodują, że między stronami wyrasta mur.
Jak sobie z tym radzić?
Przywołajmy tu trzy metody:
- samoświadomość,
- przerwy w negocjacjach,
- praca w zespole.
Przyjrzyjmy się nieco bliżej jednej z nich.
Rób przerwy w negocjacjach
Paweł Kowalewski przekonuje, że przerwy są naprawdę nieocenionym, ale i niedocenianym elementem negocjacji. Chodzi nie tylko o przerwy pomiędzy spotkaniami, ale i w samym procesie. Co daje nam taka przerwa? Odpowiedź jest do bólu prosta. To szansa na przemyślenia.
Bardzo pomaga myślenie na zasadzie „zoom in – zoom out”, czyli przybliżanie i oddalanie perspektywy. Można zadać sobie kilka pytań:
- Jakie mam cele na to spotkanie?
- Czy dotąd je realizuję?
- Na jakim etapie tego procesu jestem?
- Jakie są moje cele długoterminowe?
- Czy to, co wydarzyło się na tym spotkaniu, będzie miało reperkusje w przyszłości?
- Czy dzisiejszymi decyzjami nie stworzę niebezpiecznego precedensu lub innych zagrożeń za tydzień, miesiąc czy rok?
- Czy mój proces w mikroskali tego spotkania wspiera osiąganie celów długoterminowych (często nazywanych negocjacyjnymi celami nadrzędnymi)?
Wiesz już więc, że zagrożeniem dla negocjacji mogą być emocje, ale nie tylko na nie należy uważać…
Nienegocjowalne opinie – jak sobie z nimi radzić?
Z zasady opinie są nienegocjowalne. Co to oznacza? Ano to, że w momencie negocjacji nie jesteśmy w stanie ocenić, czy twierdzenie kontrahenta, że ceny surowców wzrosną lub że ceny mieszkań w najbliższym roku spadną, jest prawdziwe. Możesz też mieć inne zdanie na te tematy. Co wtedy zrobić?
Przede wszystkim nie przekonywać rozmówcy do zmiany opinii, ale równocześnie położyć na stole swoją, która staje się równie ważna.
Można ponadto zastosować niezależny od stron kontraktu mechanizm korygujący cenę. Takie rozwiązanie jest stosowane na przykład w ubezpieczeniach komunikacyjnych i majątkowych, gdzie składka maleje, jeśli nie ma szkód, a w wypadku wystąpienia dużych szkód – rośnie.
To nie takie trudne, prawda? Gorzej, gdy Twój kontrahent zaczyna Tobą manipulować, ale i na to są sposoby…
Broń się przed manipulacją
Oprócz emocji i opinii koniecznie zwróć też podczas negocjacji uwagę na manipulację.
Jesteśmy na nią narażeni w wielu momentach negocjacji, choć nie zawsze zdajemy sobie sprawę, że jesteśmy jej poddawani.
Czy wpadłeś kiedyś w takie pułapki jak te wymienione niżej?
– Dodawanie i odejmowanie
Stosujący dodawanie kontrahent wychodzi z niskiego pułapu cenowego i w ten sposób wchodzi w interakcję, ale potem dokłada kolejne elementy. Taka praktyka jest stosowana m.in. przez tanie linie lotnicze. Cena za sam bilet jest niewysoka, ale dodatkowo uiszczamy opłatę lotniskową, płacimy za bagaż, lepsze miejsce, kawę lub herbatę.
Odejmowanie to technika odwrotna.
Obroną może być spojrzenie z dystansu na to, co faktycznie jest przedmiotem negocjacji.
– Pozorne ustępstwo
Jedna ze stron stawia nieistotne dla niej żądanie i robi wokół niego sporo ruchu, wywierając na rozmówcy wrażenie, że ten walor jest dla niej bardzo ważny. Dopiero potem rezygnuje z tego żądania w zamian za coś, na czym jej faktycznie zależy.
Przed tą techniką możemy się bronić, na zimno oceniając, czy dany walor jest dla nas ważny.
– „Muszę zapytać szefa”
Pod koniec negocjacji jedna ze stron informuje, że musi jeszcze uzyskać akceptację przełożonego. Owszem, może to być prawda, ale może to być też metoda, by wrócić i stwierdzić, że szef nie wyraża zgody, a tym samym podważyć ustalenia.
Sposobem na to jest upewnienie się co do kompetencji negocjatora przez rozpoczęciem rozmów.
– Intencjonalne przymilanie
Nie znaczy to, że jeśli ktoś jest miły, to zawsze chce manipulować. Manipulacja może polegać np. na upodabnianiu się na siłę do nas, używaniu tych samych zwrotów itp. Innym sposobem jest pozwalanie drugiej stronie na mówienie więcej. Rozmowa wydaje się bowiem wartościowsza, jeśli to my mówimy więcej.
Sposobem na to jest m.in. praca w zespole.
A teraz wróćmy do ważnego problemu zakończenia negocjacji, który poruszyłem na samym początku tej recenzji…
Jak zamykać negocjacje?
Podobnie jak podczas otwarcia, pułapki czekają na negocjatora również w czasie zamykania procesu.
Jak przestrzega Kowalewski, pod koniec procesu negocjacyjnego nasz organizm dostaje „strzał z endorfin”. Co to może spowodować? Pod wpływem tych endorfin możesz być rozrzutny lub też zachowywać się dziwnie, inaczej niż w czasie rozmów. To z kolei jest dla kontrahenta sygnałem, by był ostrożny. Rozmówca zaczyna czasem stawiać wtedy wysokie żądania, a nawet w skrajnych przypadkach nie podpisuje kontraktu.
Jak w takim razie dobrze zakończyć negocjacje? Nawet jeśli warunki Ci odpowiadają, nie mów od razu „tak”, ale nie mów też „nie” dla zasady.
To, co powinniśmy zrobić, to pokazać drugiej stronie, że zastanawiamy się nad złożoną przez nią ofertą. Powinniśmy więc zacząć od dokładnego podsumowania składanej nam propozycji, aby mieć stuprocentową pewność, że dobrze ją zrozumieliśmy. Następnie, kiedy już upewnimy się, że druga strona tak samo rozumie ofertę, powinniśmy zrobić przerwę i przemyśleć, jak zamierzamy na tę propozycję odpowiedzieć. Jeżeli nam ona odpowiada i chcemy zawrzeć umowę, dobrze jest dodatkowo poprosić o jakieś mało znaczące ustępstwo (które druga strona łatwo nam da) i dopiero po chwili wyrazić zgodę – radzi Kowalewski.
Ciekawe, prawda? Czy wiedziałeś o tym wcześniej?
To oczywiście nie wszystkie zagadnienia omawiane przez Pawła Kowalewskiego. Lektura książki Profesjonalne negocjacje. Psychologia rozmów (nie tylko) biznesowych przekazuje wiele cennych informacji, które przydadzą się nie tylko w biznesie, ale i w codziennych relacjach z innymi.
Sztuka komunikacji to wartość nie do przecenienia, a praca Pawła Kowalewskiego pozwala nam zrobić ważny krok na drodze do jej opanowania.
Chcesz wejść na wyższy poziom? Pobierz listę 52 książek biznesowych
na 52 tygodnie roku
Co zyskasz:
- spokój – przestaniesz się zastanawiać, co czytać,
- prestiż – dołączysz do przedsiębiorców, którzy chcą rozwijać swój biznes,
- pewność – znajdziesz w tych książkach porady, które można wykorzystać w polskich realiach małej firmy, a nie w oderwanych od rzeczywistości światowych korporacjach.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Hubert Lewkowicz
Absolwent Filologii Polskiej i Podyplomowego Studium Dziennikarskiego Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie. Pracował m.in. w Życiu Podkarpackim i Polska Press Grupie, a obecnie jest redaktorem portalu ekspresjaroslawski.pl. Jego ulubionym gatunkiem dziennikarskim jest wywiad, a rozmowy z ludźmi są jego pasją. Jak podkreśla – każdy człowiek to fascynująca historia do odkrycia. Interesuje się reportażem i dobrą literaturą. Prowadził wiele spotkań autorskich z pisarzami. Prywatnie miłośnik zwierząt, zwłaszcza kotów, a także wędrówek po drogach i bezdrożach Beskidów oraz Pogórza Przemyskiego.
