Często myślimy, że wprowadzanie zmian to ciężka, długa i mozolna praca. Fakt, tak bywa najczęściej. Kiedyś znalazłem jednak hasło, które wszystko zmieniło: „mikroingerencje – makroefekty”. To był przełom.
Okazało się, że czasem można zrobić zmianę… na skróty. Od tego czasu w praktyce konsultingowej i w czasie warsztatów szkoleniowych stosuję ten mechanizm na dwa sposoby, jako „ingerencję tematyczną” lub „ingerencję 5–10–15”.
Już wyjaśniam, o co chodzi. To naprawdę banalne, a przynosi spektakularne rezultaty…
Jak wprowadzać mikrozmiany?
Ja robię to na dwa sposoby. Pierwszym jest…
Ingerencja tematyczna, czyli skoncentrowanie się na jakimś drobnym wycinku całości i konsekwentne stosowanie w tym obszarze nowych rozwiązań.
Przykładowo – przeprowadzenie rewolucji żywieniowej u siebie lub wśród najbliższej rodziny jest skrajnie trudne. Wprowadź więc „jeden temat”, ale konsekwentnie. Powiedzmy: jedno jabłko dziennie dla każdego; do pracy, szkoły albo wspólnie o godzinie 19.00. I nic więcej. Ale konsekwentnie.
Po pewnym czasie nastąpi lekka eliminacja z jadłospisu tego, o czym i tak sami wiemy, że jest niezdrowe. Powoli będziemy bardziej dostrzegać sens zastąpienia słodyczy owocami czy warzywami. Ale – żadnej presji! Pilnujmy tylko jabłek. Reszta dzieje się jakby obok, samoczynnie. To jest ten makroefekt.
A w firmie?
„Tematem” może być wszystko – porządek w firmowej kuchni (szatni, toaletach), ale perfekcyjny; dotrzymywanie terminów (np. raportów); regularne spotkania (zawsze o tej samej porze!); żelazna zasada dziękowania sobie za maile. Cokolwiek drobnego – ale bardzo konsekwentnie!
To działanie dość szybko rozszerzy się na inne obszary funkcjonowania organizacji. Nie można mieć bowiem idealnego porządku w firmowej kuchni, a bałaganu w toaletach. Trudno być punktualnym tylko w wypadku spotkań i jednocześnie spóźniać się w innych sprawach.
Drugim sposobem wprowadzania mikrozmian jest…
Ingerencja typu „5–10–15”, czyli przeznaczenie maksymalnie 15 minut na nowe działania.
Nauka języka tylko 10 minut dziennie, na przykład tylko w drodze do pracy. Albo 15 minut spaceru każdego dnia.
A gdzie makroefekt? Ano – nie da się uczyć języka tylko przez 10 minut. Po jakimś czasie przełączysz na BBC albo obejrzysz jakiś filmik na YouTubie w tym języku. Jeśli wszystko zaplanujesz od razu – polegniesz pod nawałem nowych wyzwań. Ale jeśli zaczniesz od 10 minut w tramwaju, to da się zrobić. Podobnie będzie z 15-minutowym intensywnym spacerem. Trudno potem takie prozdrowotne zachowanie (choć to tylko kwadrans) pogodzić z leżeniem przed telewizorem i podżeraniem chipsów.
A w firmie?
Może to być sprzątanie (nieważne – biurka czy hali, ale max 15 minut), spotkanie w konkretnej sprawie, codzienna odprawa (szybka, na stojąco, max 10–15 minut) . Ważne, by było krótko i intensywnie. I bez telefonów, bez dyskusji o innych sprawach – z pełną koncentracją na określonym temacie.
Czy to zadziała w mojej firmie?
Najprościej pokażę to poprzez case study.
Case study – korytkowa mikrozmiana i makroefekty
Dla jednej z firm prowadziłem niewielki projekt szkoleniowy z zakresu efektywności. Zmiany, feedback, komunikacja, nawyki, zarządzanie sobą w czasie – zestaw różnorodnych narzędzi do usprawnienia pracy 15-osobowego zespołu.
Na zakończenie pierwszego warsztatu zaproponowałem zmianę jakiegoś nawyku, który im przeszkadza w pracy. Wybrano chaos na biurku Alicji, koordynatorki zespołu, u której krzyżowały się rozmaite procesy. Powiedziałem jednak, że całego chaosu nie ogarniemy, ale możemy skoncentrować się na tej rzeczy, w której on najbardziej przeszkadza. Wybrano faktury, które miały „tendencję do ginięcia”.
Alicja broniła się, że to przecież chaos artystyczny, że ona wie, gdzie, co jest, ale – vox populi, vox Dei! Zrzucili się na korytko, obiecali, że opiszą je hasłem: „Faktury”, i od jutra tam będą wkładać to, co należy.
Spotkaliśmy się na drugą część projektu po trzech miesiącach. Pamiętam, jak podjechałem pod hotel; na schodach stało kilka osób. Przywitali się miło, z wyjątkiem Alicji. Ona powiedziała – tu wierny cytat – „Przyznaj się, sukinsynu, wiedziałeś od początku!”. Przyznałem się. Wiedziałem. Ale zapytałem Alicję przy tych kilku osobach – co stałoby się, gdybym w czerwcu poprosił o logiczne kupienie trzech korytek i podzielenie dokumentów na trzy naturalne grupy. Po chwili odpowiedziała, że pewnie stałyby dziś na szafie.
Tak to działa. Zbyt duża zmiana nas odrzuca. Rezygnujemy. Alicja miała przez sześć(!) tygodni na biurku jedno(!) korytko z napisem „Faktury” oraz ten sam, choć mniejszy o tę jedną grupę dokumentów, chaos. Potem dokupiła drugie korytko, a po kolejnych trzech tygodniach – trzecie. Sama! Trudno utrzymać porządek w jednym obszarze, na dodatek przy wsparciu pozostałych pracowników, i chaos w innych dokumentach. Mikrozmiana – i mamy makroefekt!
Jeśli boisz się zastosować mikrozmiany w firmie, przetestuj je w domu!
Wyobraź sobie pokój nastolatka. Porządek zazwyczaj niczego nie urywa. Uwagi, prośby, kary, nagrody czy sobotnie akcje nie przynoszą efektu. Możemy zastosować każdą z tych dwóch ingerencji.
- Ingerencja tematyczna – wybieramy jeden element bałaganu: bluzy, książki, zeszyty czy spodnie, i tylko w tym obszarze utrzymujemy porządek. Tylko tu! Resztę zostawiamy po staremu. Codziennie, np. o 19.30, ma być w tej kwestii idealny porządek, i dajemy naturze zrobić swoje. Nie da się długo żyć tak, by książki były idealnie ułożone, a zeszyty obok leżały w chaosie.
- Ingerencja „5–10–15” – proponuję 5 minut, to wystarczy. Każdego dnia robimy razem porządki, ustawiając minutnik na 5 minut. Sprzątamy cokolwiek, bez pośpiechu. Jak minutnik zadzwoni – przerywamy do jutra. I tak każdego dnia. Kompletnie nie przejmujemy się, jeśli dzieciak się obija, nie zauważamy tego. Jutro kolejne 5 minut. I kolejne. Po kilku dniach zaangażowanie dziecka wzrośnie, a w pokoju będzie panował coraz większy porządek.
Nadal wątpisz, czy to może zadziałać?
To na koniec najbardziej znany case study dotyczący wielkiego koncernu. Z dowodami, datami i nazwiskami!
Aluminiowy przypadek Paula O’Neilla i koncernu ALCOA.
Koncern z powodu wielu błędów był w fatalnej sytuacji. Kiedy w 1987 roku zdecydowano się na zmianę CEO, inwestorzy poczuli nadzieję. Jednak już pierwsze wystąpienie nowego prezesa, Paula O’Neilla, wprawiło wszystkich w konsternację.
Zamiast mówić o redukcji kosztów, poprawie jakości i restrukturyzacji, zaczął i skończył na jednym celu – na bezpieczeństwie pracowników. Kiedy pytano o konkrety, powtarzał jak mantrę: „moim celem jest zero urazów”. „Hej! Rozmawiajmy, do cholery, o kosztach, jakości i logistyce – to jest kluczowe, to jest ważne!” – mówili wszyscy inni.
Nowy prezes, ich zdaniem, prowadził firmę do jeszcze szybszego upadku. A jednak, kiedy po 13 latach Paul O’Neill odchodził, zyski ALCOA wzrosły pięciokrotnie. Okazało się, że to konsekwentne trzymanie się stuprocentowego braku urazów, przeniosło się na inne biznesowe obszary. Nie w ten sposób, że bezpieczeństwo wpłynęło na koszty. Ale restrykcyjne przestrzeganie procedur w jednym obszarze, rozprzestrzeniło się na inne. Tak po prostu.
Mikroingerencja przyniosła makroefekty.
Tobie też tego właśnie życzę!
Pobierz DARMOWY (0 zł) poradnik
Celuj skutecznie!
Jak ustalać i realizować cele, aby nie odkładać ich na wieczne „później”?
W końcu:
- ustalisz realny i namacalny plan, dzięki któremu osiągniesz cel w 5 prostych krokach;
- namierzysz przeszkody, które oddalają Cię od zrealizowania celu, i dowiesz się, jak bezboleśnie je usunąć;
- przestaniesz odkładać marzenia i plany na później, a zdobędziesz odwagę do realizowania ich tu i teraz.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Marek Skała
Trener warsztatowy, coach, mówca inspiracyjny. Właściciel firmy szkoleniowej MEGALIT – Instytut Szkoleń. Od 25 lat prowadzi projekty szkoleniowe i rozwojowe dla największych polskich i światowych koncernów. Napisał cztery bestsellery: Psychologia Zmiany, Manipulacja Odczarowana, Skuteczność górą! oraz 77 historii, które mogą dać Ci kopa w życiu i biznesie. Współzałożyciel SPMiM, Polskiej Izby Firm szkoleniowych i członek ICF. W 2019 otrzymał nagrodę Złotego Pióra w Wiedniu.
