Kontrahent Ci nie płaci, a Twój pracownik zamiast wykonywać swoje obowiązki, od trzech dni próbuje się do niego dodzwonić? Kto za to zapłaci?
Twoje wysiłki zostały wynagrodzone. Twój produkt dostrzegła czołowa firma z branży i chce, byś go jej regularnie dostarczał. Gdy szedłeś na spotkanie z jej kierownictwem, żołądek podchodził Ci do gardła. Udało Ci się jednak zapanować nad nerwami, co zaowocowało intratnym i długotrwałym kontraktem. Ty i Twoi pracownicy ochoczo przystępujecie do jego wykonania. Wystawiasz pierwszą fakturę, drugą fakturę i dziesiątą. Czekasz na przelew...
Nie przewidziałeś jednego...
Ta czołowa firma z branży jest naprawdę duża, co oznacza między innymi, że wystawiona przez Ciebie faktura jest w niej traktowana z tyleż nienależną, co również dokuczliwą czcią i nabożnością. Co to oznacza? Zanim na jej podstawie zostanie zlecony stosowny przelew na Twoje konto, musi ona udać się na wędrówkę pośród biurek, pokoi, pionów i wydziałów Twojego kontrahenta. Jakie będą tego konsekwencje dla Twojej płatności? Że wprawdzie się jej doczekasz, lecz... nie wiesz kiedy.
Płatność stara się przyspieszyć Twój pracownik, któremu zleciłeś telefon do kontrahenta. Po godzinie przekierowań, wysłuchiwania, że dzwoni do niewłaściwego działu, dowiedział się wreszcie w księgowości, że Twoja faktura jeszcze do nich nie dotarła, ale jak dotrze, to zlecą przelew. Innymi słowy: przelew powinien być, ale czy będzie na pewno, tego w zasadzie nie jesteś pewien.
Nie muszę Ci mówić, że Twój pracownik, wykonując szereg telefonów, nie ma w tym czasie możliwości wypełniać przydzielonych mu obowiązków bądź też wypełnia je znacznie mniej efektywnie, niż mógłby.
A więc kto za to zapłaci?
Otóż zapłaci za to Twój kontrahent.
Pozwól, że przybliżę Ci środek prawny o nazwie: „rekompensata za koszty odzyskiwania należności”. Jak wiesz, w sytuacji, w której nie otrzymujesz swojej płatności w terminie, od Twojego spóźnialskiego kontrahenta przysługują Ci odsetki. W przypadku transakcji B2B co do zasady wynoszą one 16,75% w skali roku. To nie tak wiele, w szczególności gdy opóźnienia w płatności wynoszą kilka dni.
Przykład: Przy transakcji na 1000 zł i trzydniowym opóźnieniu odsetki wyniosą całe 1,21 zł.
Co jednak istotne w transakcjach B2B, w momencie, w którym opóźnienie płatności wynosi choćby jeden dzień, oprócz opisanych odsetek należy Ci się również tzw. rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Tutaj odkładamy na bok groszowe sprawy odsetek, ponieważ rekompensata owa wynosi aż 40 euro (w przeliczeniu na złotówki) od każdej konkretnej transakcji handlowej.
Czym jest wspomniana transakcja handlowa? W uproszczeniu – to każda sytuacja, w której odpłatnie świadczysz na rzecz kontrahenta usługę bądź dostarczasz mu towar. Co również istotne, jeżeli towar dostarczasz partiami – transakcji jest tyle, ile partii towaru dostarczyłeś. Podobnie w przypadku usług świadczonych co jakiś czas – transakcją jest każda pojedyncza sytuacja, w której świadczyłeś usługę.
Przykład: Dostarczasz swojemu kontrahentowi towar trzy razy w tygodniu, po czym za każdym razem wystawiasz mu rachunek, fakturę pro forma bądź fakturę VAT. Kontrahent spóźnia się przy zapłacie każdej z nich. Przysługuje Ci wówczas 40 euro od każdej nieopłaconej w terminie transakcji, tj. łącznie 120 euro – w przeliczeniu na złotówki.
Pamiętaj jednak, że wskazanie na fakturze terminu do zapłaty może okazać się niewystarczające. Twój spóźnialski kontrahent zawsze może powiedzieć, że nie spóźnił się w zapłacie, bo nie uznaje narzuconego przez Ciebie terminu zapłaty.
Co więcej jeśli rozmawiamy o fakturach na wyższe kwoty również i kwota rekompensaty będzie wyższa:
- 70 euro – gdy należność główna na fakturze wynosi więcej niż 5000 złotych oraz
- 100 euro – gdy należność główna na fakturze wynosi więcej niż 50 000 złotych.
Co zrobić, by uniknąć podobnej sytuacji?
Zanim rozpoczniesz współpracę, określ ze swoim kontrahentem, w jakim terminie będzie on regulował Twoje należności. Jeżeli umówicie się wprost (i zostanie to odwzorowane w treści podpisanej przez Was umowy, bądź wynika to choćby z wymiany mailowej pomiędzy Wami), że płatność będzie następować w terminie 7 dni od doręczenia faktury – wówczas płatność ma w takim terminie nastąpić. Gdy ma miejsce 14 dni po doręczeniu faktury – nikt nie powinien mieć wątpliwości, że do opóźnienia jednak doszło.
Super, 40 euro i więcej, ale po jakim kursie?
Mówimy tutaj o przeliczeniu na złote według średniego kursu euro wskazanego na tej stronie internetowej w ostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego ten, w którym upłynął termin płatności.
Przykład: Termin płatności przypada na 6 czerwca 2023 r. Przyjmujemy więc kurs euro z ostatniego dnia roboczego lipca 2023 r., tj. z dnia 31 czerwca 2023 r. Ten wynosi 4,4503 zł, więc rekompensata to 178,01 zł.
Co jeżeli opisywana windykacja kosztowała Cię więcej niż równowartość w euro?
Twój kontrahent musi zwrócić tyle, ile Cię to kosztowało. W tym miejscu jednak kończą się pewniki, a w momencie, w którym musisz udowodnić, jakie te koszty były (by stwierdzić, ile Ci się ich należy, trzeba wykazać, jak bardzo się na omawianą windykację wykosztowałeś), stają przed nami strome schody.
Co, jeżeli Twój kontrahent opłacił fakturę z opóźnieniem, ale nie zechce Ci tego zrekompensować dobrowolnie?
Po pierwsze pamiętaj, że dochodzenie zarówno odsetek, jak i rekompensaty stanowi Twoje uprawnienie, więc zawsze możesz z nich zrezygnować. Zastanów się jednak, na ile jesteś w stanie tolerować opóźnienia w płatności i czy żądanie zapłaty powyższych nie sprawi, że Twój kontrahent będzie rzetelniej podchodził do tematu regulowania Twoich należności. Kiedy zapłaci rekompensatę choć raz, być może w strachu przed kolejną – następną fakturę opłaci w terminie.
Gdy już zdecydujesz się dochodzić tych należności – wskaż mu, że masz prawo do powyższych należności z uwagi na art. 7 ust. 1 i art. 10 ust. 1 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.
Nadal nie chce zapłacić?
Tak jak w każdej sytuacji, w której strony umowy się nie zgadzają i nie mogą odnaleźć porozumienia... no cóż, co do zasady pozostaje droga sądowa.
Oczywiście ten artykuł nie wyczerpuje tematu. O szczegółach przeczytasz m.in. we wspomnianej ustawie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Z tego artykułu zapamiętaj, proszę, że opóźnienie w płatności nie jest wyłącznie Twoim problemem, lecz również i Twojego kontrahenta, który może zrekompensować Ci część niedogodności.
Wszystko fajnie, ale co wtedy, gdy to dotyczy… mnie?
Każdy kij ma dwa końce. Jeżeli Tobie zdarza się nie płacić faktur w terminie, musisz mieć świadomość, że środek opisywany w tym artykule może zostać wykorzystany przeciwko Tobie. W takiej sytuacji warto zagłębić się w ustawę opisującą cały mechanizm.
Najprostsza metoda by tego uniknąć? Ułóż swoją firmę w ten sposób, by móc płacić swoje faktury w umówionym terminie.
Stan prawny przedstawiony w tym tytule jest aktualny na 13 lipca 2023 r. Jeżeli czytasz tekst później, a chciałbyś zastosować pozyskaną wiedzę w praktyce, upewnij się, czy na pewno nic się nie zmieniło.
Pobierz bezpłatnie (0 zł) poradnik
Obowiązki Przedsiębiorcy w Polsce
Dowiesz się m.in.:
- czy na pewno legalnie prowadzisz swój biznes,
- do jakich ustępstw na rzecz klienta zobowiązuje Cię prawo,
- o jakich obowiązkach prawnych lepiej nie zapominać.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
Rafał Horończyk
Adwokat – specjalista w zakresie obsługi prawnej przedsiębiorców. Ekspert w zakresie prawa odzyskiwania należności, sporządzania umów i tworzenia spółek. Przedsiębiorca prowadzący własną kancelarię adwokacką oraz zaangażowany uczestnik społeczności przedsiębiorców. Tłumacz języka prawniczego na język nieprawniczy i języka nieprawniczego na prawniczy. Uczestnik Programu Rozwoju CorazLepszaFirma.pl, który nieustannie pracuje nad rozwojem swojego biznesu.
