Outsourcing – czy warto zatrudnić firmę zewnętrzną?

Zatrudnić swoich pracowników czy skorzystać z outsourcingu? To pytanie codziennie stawia sobie wielu przedsiębiorców, którym zależy, aby ich firmowe zadania były wykonane dobrze, na czas i nie pustoszyły portfela. Jak podjąć najlepszą dla swojego biznesu decyzję i ustalić, co bardziej się opłaca?

Na to pytanie, podczas cyklicznego webinaru Q&A z naszymi Coraz Lepszymi Przedsiębiorcami, odpowiadał Paweł Królak – strateg biznesowy z ponad 15-letnim doświadczeniem, założyciel i największy akcjonariusz Grupy Coraz Lepsza Firma S.A.

Ale przecież nie tylko uczestnicy naszego Programu Rozwoju zastanawiają się, czy outsourcing się opłaca. Jakby to powiedzieli spece od IT – „problem występuje globalnie”. Dlatego też w tym artykule, na podstawie wskazówek przekazanych przez Pawła Królaka, rozłożę zagadnienie outsourcingu na czynniki pierwsze.

Jednym z elementów porządkowania procesów firmowych są pracownicy. Nie da się przed tym uciec. Im bardziej Twoja firma będzie rosła, tym więcej będziesz ich potrzebował. Ale pracownicy to też spore koszty, a czasem zatrudnienie na pełen etat – najzwyczajniej w świecie – nie jest potrzebne. Co można wtedy zrobić?

Outsourcing – co to znaczy

Outsourcing jest sprawdzoną od lat koncepcją zarządzania, która polega na przeniesieniu niektórych zadań i funkcji firmy usługodawcom zewnętrznym. Podwykonawcy, którym zlecane są określone czynności lub procesy, posiadają odpowiednie kwalifikacje i umiejętności do szybkiego i stosunkowo opłacalnego oddelegowania zadań.

Nawet Napoleon Bonaparte zlecał firmom prywatnym dostawy amunicji na pola bitew oraz zbieranie rannych. Zatem ideologia outsourcingu z powodzeniem funkcjonuje od lat, mimo że przez długi czas nie była nazwana.

Sam Henry Ford był zwolennikiem tego typu rozwiązania. Mówił o outsourcingu tak:

„Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili. Powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my.”

Cóż można powiedzieć? To cała istota tego rozwiązania. Ale podobnie jak wszystko, również outsourcing ma swoje plusy i minusy. Jakie?

Outsourcing – wady i zalety

Działania outsourcingowe można rozpatrywać z punktu widzenia kilku perspektyw: finansowej, strategicznej, technologicznej i organizacyjnej. Trzeba przyznać, że brzmi to jak cała masa roboty…

Na szczęście Ty nie musisz się tym martwić. W końcu funkcjonujesz w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw, a nie w świecie wielkich korporacji. Uff…

No dobrze, prześledźmy teraz plusy i minusy outsourcingu dla małych i średnich firm, na które m.in. powołał się Paweł Królak, udzielając odpowiedzi naszemu przedsiębiorcy.

Zalety outsourcingu:

• zwykle niższe koszty niż zatrudnienie pracownika,
• brak konieczności szkolenia,
• ograniczenie nakładów inwestycyjnych w dane stanowisko pracy,
• oszczędność czasu,
• fachowa obsługa,
• elastyczność,
• obniżenie ryzyka prowadzenia księgowości i rozliczeń skarbowych.

Wiadomo jednak, że nie zawsze i nie u każdego takie rozwiązanie się sprawdzi. Czasem oddelegowanie zadań firmie zewnętrznej może mieć negatywne konsekwencje. Z czym trzeba się liczyć?

Wady outsourcingu:

• ryzyko zatrudnienia nieprofesjonalnej firmy,
• zmniejszenie bezpieczeństwa w obszarze poufności danych,
• możliwość niższej jakości usług,
• uzależnienie biznesu od dostawców,
• możliwość wydłużonego czasu reakcji – z uwagi na liczbę obsługiwanych przez firmę outsourcingową klientów.

Jak widać, to całkiem sporo aspektów do rozważenia, gdy starasz się uzyskać odpowiedź na pytanie: czy warto skorzystać outsourcingu.

Ale nie martw się, wiemy, jak ważny dla przedsiębiorców jest czas, w końcu mają go jak na lekarstwo. Dlatego nasz główny strateg biznesowy maksymalnie uprościł proces podjęcia decyzji, o czym za chwilę.

Outsourcing czy własny pracownik – analiza przypadku klienta

Przejdźmy teraz do sprawdzenia, z czym konkretnie zmagał się nasz klient, a następnie do analizy jego sytuacji.

Pan Marcin: „Mam pytanie o wybór między outsourcingiem a zatrudnieniem pracownika. Od chwili, gdy porządkuję procesy w swojej firmie, mam dużo więcej czasu na poważne sprawy (dzięki CLF!) i na sprawdzenie wykonawców zewnętrznych – pozycjonowanie, reklamy, księgowość, informatyka.

Problemem jest czas – pracownicy są dostępni w tygodniu po 8 godzin i raczej szybciej wykonają zadania niż firma zewnętrzna. Z kolei firma jednak wychodzi taniej i nie trzeba jej specjalnie doszkalać (choć kontrolować trzeba, i to mocno, co widzę teraz!).

Pytanie: czy istnieje jakiś sprytny model oceny, checklista, co bardziej się opłaca – zlecenie na zewnątrz czy zatrudnienie kolejnej osoby? Jeśli nie, to jakimi kryteriami się kierować?”

Paweł Królak: „Nie ma niestety jednego spójnego modelu, który pomógłby ocenić, co jest lepsze. Warto jednak wziąć pod uwagę trzy elementy.

Pierwszy element – co jest bardziej opłacalne. Czy jeżeli oddasz zadania na zewnątrz, to zapłacisz mniej, czy też zapłacisz mniej, jeśli zostawisz je wewnątrz firmy? Są takie elementy, które lepiej wykonać rękami swoich pracowników i które bardziej się wtedy opłacają, a są takie, które opłaca się oddać na zewnątrz.

Wyliczając koszty, nie patrz tylko na to, ile za godzinę bierze pracownik, a ile zewnętrzny specjalista czy firma. Trzeba spojrzeć szerzej, tzn. wziąć też pod uwagę, ile kosztuje Cię wyszkolenie tego pracownika. Poza tym zewnętrzna firma nie będzie brała od Ciebie pieniędzy podczas urlopu swoich ludzi, a Twój pracownik tak. Należy wszystkie te koszty uwzględnić i wtedy sprawdzić, co się bardziej opłaca.

Drugi element – czas. Są takie sytuacje, kiedy zależy Ci na tym, żeby pewne działania podjąć bardzo szybko i nie możesz sobie pozwolić na to, żeby czekać na decyzję przez nawet dwa, trzy dni. Po prostu chcesz mieć to załatwione od razu.

W takiej sytuacji zdecydowanie lepiej jest korzystać z wewnętrznych zasobów firmy. To, czego nie musisz realizować natychmiast, możesz oddelegować na zewnątrz.

Weźmy na przykład taką księgowość. Większość przedsiębiorców oddaje ją biurom rachunkowym, a zatem decyduje się na outsourcing księgowy. To bardzo mądre. Z jednej strony nie muszą szkolić własnych księgowych i ich pilnować. Z drugiej – biuro rachunkowe ponosi większą odpowiedzialność, niż ponosiłby taki pracownik, można np. użyć OC, które ma takie biuro.

Trzeci element – główny proces. W przypadku księgowości, gdy oddajesz papiery do biura rachunkowego, powiedzmy, 10. dnia miesiąca, to jest dla Ciebie bez różnicy, czy zostaną zaksięgowane 12., 15. czy 18. Ważne, żebyś na czas wiedział, jaki podatek zapłacić i żeby został poprawnie wyliczony.

Ale w Twojej firmie na pewno są też takie procesy, w przypadku których chcesz wiedzieć od razu, jakie są rezultaty i wtedy rzeczywiście warto realizować je z pomocą własnych ludzi.

Podsumowując, pierwszym kryterium była opłacalność, drugim był czas, a trzecie dotyczy tego, co jest istotą Twojego biznesu, co jest Twoim core’owym, mówiąc z angielskiego, procesem. Generalnie nie warto outsourcować tych głównych procesów, na których stoi Twoja firma, bo możesz stracić nad nimi kontrolę”.

I jak, Drogi Przedsiębiorco? Czy masz już nieco mniej wątpliwości dotyczących outsourcingu? Jedno jest pewne: powinieneś mieć tę swobodę, by korzystać z niego wtedy, kiedy się to opłaca, a nie wtedy, kiedy musisz, bo pracownicy nie mają ochoty zająć się pewnymi obowiązkami.

Może w Twojej firmie to nie jest problem, ale nasze doświadczenie pokazuje, że właściciele firm zbyt często męcza się z pracownikami, którzy wciąż znajdują wymówki, żeby czegoś nie zrobić.

A dlaczego pracownicy nie przykładają się do pracy?

„Biznes byłby prosty, gdyby nie pracownicy”, „Było dobrze, ZANIM zacząłem zatrudniać”, „Oni mają pracę gdzieś, byle do 16…”. Brzmi znajomo?

To zaledwie kilka problemów, z jakimi zderzają się przedsiębiorcy, którzy do nas przychodzą…

Badania pokazują, że ponad 75 procent osób nie angażuje się w swoje obowiązki. Domyślasz się pewnie, jak to wpływa na szybkość i jakość wykonywanych w firmie zadań…

No właśnie… Aż szkoda słów…

W dodatku na pierwszy rzut oka trudno stwierdzić, dlaczego ludzie nie pracują tak, jak powinni, dlaczego wszystko trzeba pokazywać im palcem, dlaczego stwarzają problemy, zamiast je rozwiązywać.

Właśnie dlatego przygotowaliśmy coś specjalnego. Coś, dzięki czemu każdy przedsiębiorca z łatwością sprawdzi, co sprawia, że jego zespół nie angażuje się w wykonywanie zadań.

Ty również możesz to szybko zweryfikować, jeśli czujesz, że Twoi ludzie nie dają z siebie wszystkiego.

Poniżej znajdziesz krótki quiz. Jego wypełnienie zajmie Ci najwyżej 3 minuty, ale stoją za nim lata doświadczeń i naszej pracy z tysiącami właścicieli firm.

Na podstawie Twoich odpowiedzi na 12 ekspresowych pytań testowych wygenerujemy raport, który od razu dostaniesz na maila – tak, abyś zawsze mógł do niego wrócić.

Znajdziesz w nim prawdziwe powody słabej motywacji do pracy i wskazówki, co zrobić, aby Twoim ludziom znów chciało się pracować.

Śmiało, daj sobie szansę na stworzenie zgranego i świetnie pracującego zespołu!

Sprawdź, co zabija motywację
Twoich pracowników

Rozwiąż quiz i problemy ze swoimi ludźmi

Dowiesz się:

• dlaczego Twoi pracownicy wymigują się od obowiązków,
• dlaczego nie chcą brać na siebie odpowiedzialności za pracę,
• dlaczego zajmują się tylko tym, co pokażesz im palcem,
• i co konkretnie zmobilizuje ich do świetnej pracy (uwaga – to nie pieniądze).

Rozpocznij quiz

Agata Szkutnik

Pasjonatka ekonomii behawioralnej i ludzkiego umysłu, doktorantka Wydziału Ekonomicznego UMCS. Po 8 latach pracy w branży bankowo-ubezpieczeniowej w dużych korporacjach postanowiła pójść za głosem serca i zamienić pasję w pracę.
Uważa, że stale jest coś do odkrycia, dlatego często podąża tropem ludzkich motywacji. Uwielbia eksperymentować i szukać nowych, skuteczniejszych rozwiązań.
Gdy tylko ma czas, wchodzi na wulkany, przemierza górskie szlaki, tarasy ryżowe lub spaceruje na łonie natury.