Jak zarządzać ludźmi – 10 złotych zasad

Jak zarządzać ludźmi skoro podobno... są leniwi, nieodpowiedzialni i mają wszystko gdzieś?

Twoi pracownicy ciągle wykręcają się od zadań, robią tylko to, co pokażesz im palcem, a w dodatku nie tak, jak powinni?

Istnieje sposób, żeby przestać się z nimi męczyć – to 10 złotych reguł zarządzania ludźmi, które stosujemy każdego dnia w Coraz Lepszej Firmie i które polecamy wszystkim naszym klientom. Bo nie jesteś jedynym przedsiębiorcą, który skarży się na swoich pracowników. Bycie liderem to jedno z najtrudniejszych zadań, z jakimi musi się zmierzyć właściciel firmy i nawet najlepsi mają z nim czasem problemy.

Na szczęście rozwiązanie jest w zasięgu ręki. Ale zanim dowiesz się, jak postępować z pracownikami, posłuchaj, proszę, pewnej ciekawej historii.

Tylko uczciwie ostrzegam... to nie będzie przyjemne.

Czy na pewno winni są Twoi pracownicy?

Rekruci, którzy chcą dołączyć do jednostek Navy SEAL – sił specjalnych amerykańskiej marynarki – biorą udział w morderczym treningu, tzw. piekielnym tygodniu. Są podzieleni na drużyny i w nieludzkich warunkach, wyczerpani, niewyspani i głodni, przez 7 dni muszą walczyć o zwycięstwo. Nie każdy jest w stanie przetrwać to piekło. Wielu prawdziwych twardzieli rezygnuje w ciągu pierwszych 48 godzin. W takich właśnie okolicznościach odkryto coś bardzo ciekawego na temat zarządzania ludźmi.

Podczas kolejnej edycji tego szkolenia jedna z drużyn ciągle wygrywała, zyskując w nagrodę możliwość krótkiego wypoczynku, a druga prawie zawsze przegrywała, skazując się tym samym na dodatkowe ćwiczenia do wykonania.

Wtedy instruktorzy postanowili coś sprawdzić – zamienili dowódców obu drużyn. Chłopak prowadzący zwycięską dotąd grupę niechętnie przeszedł do najgorszej, a przywódca przegranych z radością objął dowodzenie najlepszym zespołem, ciesząc się, że w końcu zyskuje ludzi, którzy coś potrafią i mogą zwyciężać.

Czy domyślasz się, jaki był rezultat tego eksperymentu?

Otóż najsłabsza drużyna (i najbardziej wyczerpana) pod nowym dowódcą zaczęła zwyciężać i zgarniać nagrody. Skończyły się kłótnie i chaos. Z kolei ta, która do tej pory odnosiła zwycięstwa, zaczęła przegrywać.

Jaki wniosek wyciągnęło dowództwo amerykańskich sił specjalnych? Uwaga, to zaboli:

„Nie ma złych zespołów, są tylko źli przywódcy”.

Jeśli jeszcze się z tym nie zgadzasz, polecam Ci znakomitą książkę, z której pochodzi powyższa opowieść – Ekstremalne przywództwo Jocko Willinka i Leifa Babina, oficerów SEAL służących razem w Iraku. Ci dwaj dowódcy przenieśli elitarne taktyki zarządzania ludźmi na polu walki do biznesu. Warto to wykorzystać.

Niektóre ze stworzonych przez nich zasad włączyliśmy do 10 złotych reguł zarządzania ludźmi. Przede wszystkim tę...

1. Weź odpowiedzialność

Jeśli nie udało Ci się czegoś zrobić, wywiązać się ze swoich obowiązków, dostarczyć klientowi tego, co obiecałeś, to nie obwiniaj świata, telefonów od rodziny, niekompetentnych pracowników, sytuacji – to Ty jesteś za to odpowiedzialny.

Ale na tym jeszcze nie koniec. Najlepsi liderzy biorą na siebie odpowiedzialność nie tylko za swoją pracę, ale też za działanie całej firmy i za wszystko, co robią ich pracownicy.

Jeśli coś poszło nie tak, to być może nie zadbałeś wystarczająco o to, żeby pracownik rozumiał, jakie znaczenie ma wykonanie przez niego zadania w odpowiedni sposób, być może nie dość dobrze to wyjaśniłeś. A jeśli dałeś mu konkretne, bardzo jasne i proste instrukcje, a mimo to zawiódł, to Ty powinieneś zadbać, żeby to się więcej nie powtórzyło. Możesz poświęcić mu więcej czasu, ale jeśli nadal zawala swoje obowiązki, musisz być lojalny wobec, mówiąc po żołniersku, swojej misji, a mówiąc po naszemu – swojej firmy i pozostałych pracowników, nawet jeśli to będzie oznaczało konieczność zwolnienia takiego człowieka.

Wzięcie winy na siebie, wzięcie odpowiedzialności za porażkę jest bardzo, bardzo trudne. Wymaga pokory i wielkiej odwagi, ale prowadzi do niesamowitych rezultatów (w tym temacie polecam Ci książkę Liderzy jedzą na końcu S. Sinka).

Zwłaszcza w połączeniu z kolejną złotą regułą zarządzania...

2. Wyznaczaj proste i jasne cele

Im bardziej skomplikowane jest zadanie, tym prościej należy je wyjaśnić – tak, żeby każdy pracownik, który ma w nim swoją rolę, umiał ją bez problemu określić. Aby tak się stało, musi mieć odwagę do zadawania pytań i przyznawania, że jeszcze nie rozumie. Zastanów się: czy Twoi pracownicy śmiało proszą Cię o dokładniejsze wyjaśnienia, jeśli coś jest dla nich trudne?

A teraz pomyśl: ile razy sprawy potoczyły się dokładnie tak, jakbyś chciał, bez żadnych niespodzianek, nowych okoliczności, zmian? Ano właśnie. Zarówno w życiu, jak i w firmie rzadko się tak zdarza. Dlatego plan powinien być jak najbardziej zrozumiały i nieskomplikowany. Dzięki temu, kiedy wyskoczy coś nieoczekiwanego, będzie można go łatwo dostosować do nowej sytuacji, a ludzie szybko załapią swoje nowe zadania.

Jeśli cel jest długoterminowy, rozbij go na etapy realizowane w krótszych odcinkach czasu. Osiągnięcie każdego z nich będzie się wiązało z małym zwycięstwem i zmobilizuje do dalszej pracy. To ważne, bo niewiele osób jest w stanie utrzymać koncentrację na celu, jeśli jest bardzo odległy.

No tak, ale żeby w prosty sposób wyjaśnić ludziom ich zadania...

3. Rozmawiaj

Mogłoby się wydawać, że konieczność komunikowania się z pracownikami to oczywistość, ale nawet sobie nie wyobrażasz, jak często w Coraz Lepszej Firmie słyszymy od przedsiębiorców, że rozmawiają ze swoimi ludźmi raz w miesiącu albo przez wiele miesięcy w ogóle nie rozmawiają, ograniczając się do zdawkowych uprzejmości.

Twoi pracownicy potrzebują, żebyś przypominał im o celach firmy, zasadach, na których przestrzeganie się umówiliście, najważniejszych wartościach. Nie wystarczy, Drogi Przedsiębiorco, że powiedziałeś to raz, tak samo jak nie wystarczy, że raz powiedziałeś „kocham” ukochanej osobie.

W Coraz Lepszej Firmie liderzy działów spotykają się ze swoimi podopiecznymi codziennie rano, a dodatkowo umawiają się także na indywidualne rozmowy raz w tygodniu.

Nie musisz robić tak samo, ale warto żebyś wypracował w swojej firmie taki harmonogram działań, który pozwoli Ci widywać się ze swoimi ludźmi.

Więcej na temat rozmów z pracownikiem przeczytasz w artykułach dotyczących tego, dlaczego trudno przekonać pracowników do zmian, jak poradzić sobie z pracownikiem, który nie wykonuje swoich obowiązków czy o 3 tragicznych błędach w zarządzaniu pracownikami w czasie kryzysu.

Zdradzę Ci, że znajdziesz w nich między innymi następującą radę...

4. Słuchaj

Być może z poprzedniego punktu najlepiej zapamiętałeś to, że trzeba mówić do swoich ludzi, ale nie do końca o to chodzi, przynajmniej nie tylko o to. Warto nie tylko komunikować się w sposób jasny, prosty i przystępny, ale też słuchać. I znów niektórzy zaczną się śmiać. Przecież każdy z nas słucha, przecież to banalne i nawet nie ma sensu o tym pisać.

A jednak jest sens. J.C. Maxwell, autor książki Przywództwo: złote zasady, twierdzi, że:

• słyszymy połowę z tego, co się do nas mówi,
• interpretujemy połowę z tego, co słyszymy,
• rozumiemy połowę z tego, co interpretujemy,
• a pamiętamy połowę z tego, co zrozumiemy.

Dlatego tak ważne jest, żebyś skupił się na słuchaniu swoich pracowników. Jeśli chcesz zgłębić ten temat, polecam Ci artykuły z naszego bloga dotyczące tego: jak słuchać, żeby łatwo przeprowadzić trudną rozmowę z pracownikiem, w jak różny sposób może słuchać każdy z nas i jak to utrudnia komunikację oraz dlaczego naprawdę warto słuchać swoich ludzi.

Jeśli zadbasz o to, żeby czuli się na tyle bezpiecznie, by pozwolić sobie na szczerość, zyskasz dostęp do bezcennych informacji:

• o firmie – to Twoi ludzie są na pierwszej linii frontu, nikt nie wie lepiej od nich, co należałoby poprawić chociażby w obsłudze klienta, czy co ciągle opóźnia realizację zamówień;
• o sobie – to bardzo ważne, żebyś pytał ludzi także o ich zdanie o Tobie (więcej na ten temat znajdziesz w wywiadzie z ekspertem, który na co dzień pomaga liderom stawać się coraz lepszymi),
• o nich samych – a to bardzo istotne, bo pozwoli Ci skorzystać z kolejnej złotej zasady zarządzania pracownikami, która brzmi...

5. Dopasuj ludzi do obowiązków lub obowiązki do ludzi – w każdym razie DOPASUJ

Jeśli zatrudniasz nowe osoby (tutaj możesz sprawdzić, jak znaleźć pracowników, którym będzie się chciało pracować), wybierz takie, które dzięki swoim umiejętnościom i predyspozycjom sprawdzą się na obsadzanym stanowisku. Oczywiście, żeby to było możliwe, musisz wiedzieć, jakie obowiązki będzie miała zatrudniana osoba i jakie cechy pomogą jej wykonywać je z przyjemnością.

Jeśli potrzebujesz kogoś do kontaktu z klientem, nie wybieraj zamkniętego w sobie introwertyka, któremu pocą się dłonie na samą myśl o spotkaniu z obcym człowiekiem – nawet jeśli ten kandydat jest bardzo zdolny. Jeśli z kolei potrzebujesz osoby do żmudnego wpisywania danych i uzupełniania tabelek – nie zatrudniaj tej sympatycznej, żywej jak iskierka dziewczyny, bo na takim stanowisku się zamęczy.

Ale być może wcale nie chcesz teraz zatrudniać. W takim razie dopasuj obowiązki do ludzi. Przyjrzyj się swoim pracownikom.

W Coraz Lepszej Firmie staramy się, aby każdy z pracowników przez co najmniej 75% czasu wykonywał takie zadania, do jakich ma naturalne predyspozycje, a maksymalnie przez 25% czasu robił to, co musi być zrobione.

Rozmawiaj i słuchaj swoich ludzi. Na pewno zauważysz, co przychodzi im z łatwością, do czego naturalnie się wyrywają, a co ciągle odkładają na później. Postaraj się dopasować obowiązki do ich talentów, pozwól im robić to, co daje im satysfakcję, a szybko zobaczysz rezultaty.

Jeśli nie masz pewności, jak to zrobić, koniecznie sięgnij do artykułu, o tym, co należy wziąć pod uwagę, dopasowując pracownika do stanowiska.

A kiedy już o to zadbasz...

6. Daj poczucie sensu

Każdy przedsiębiorca wie, co sprzedaje. Prawie każdy mógłby z łatwością powiedzieć, jak sprzedaje. Ale tylko najlepsi wiedzą, dlaczego robią właśnie to, co robią. A Ty? Czy, jak mówi Simon Sinek, znasz swoje „dlaczego”?

To bardzo ważne, żebyś się nad tym zastanowił, bo tylko wtedy będziesz mógł opowiedzieć swoim pracownikom o misji firmy, o tym dlaczego to, co robicie, jest takie ważne.

Każdy z Twoich ludzi powinien wiedzieć, że jego rola w tej całej układance jest istotna, że również dzięki jego pracy możecie wspólnie realizować Twoją wizję, osiągać cele, dawać klientom coś dobrego.

Pracownikom zależy nie tylko na pieniądzach. Oczywiście one są bardzo ważne i warto dobrze płacić swoim ludziom (to już zupełnie odrębny i długi temat, o którym więcej przeczytasz tutaj), ale oprócz uczciwego wynagrodzenia potrzebują poczucia sensu, poczucia, że to, co robią jest ważne, wartościowe, że uczestniczą w czymś większym.

Dlatego, kiedy ponownie odkryjesz swoje „dlaczego”, mów o tym często i głośno. Chwal się i przypominaj, że wspólnie wnosicie wartość w życie innych ludzi.

I…

7. Doceniaj

Kiedy człowiek ciężko pracuje, stara się, daje z siebie wszystko, a nikt tego nie widzi, a przede wszystkim nie widzą tego ważne dla niego osoby – może mu się odechcieć.

Pewnie znasz to uczucie, bo kto docenia przedsiębiorców? Świat raczej od nich wymaga, raczej ich krytykuje, niż chwali i okazuje wdzięczność.

Skoro więc wiesz, jak przykre może to być, nie rób tego samego swoim pracownikom.

Staraj się widzieć i doceniać ich pracę. Sprawdź pomysły na to, jak okazać wdzięczność pracownikom, a potem zastanów się...

Jak często pokazujesz, że widzisz ich zaangażowanie. Jak często mówisz zwykłe „dziękuję” albo „świetna robota”.

A jeśli tego nie mówisz, skąd Twoi ludzie mają wiedzieć, że wiesz, jak się starają i to doceniasz?

A może zauważasz i podkreślasz zasługi, ale tylko niektórych osób, tylko ulubieńców? Jeśli tak jest, spójrz na kolejną złotą zasadę...

8. Wzmacniaj współpracę, a nie rywalizację

Skoro wszyscy gracie do jednej bramki, to dlaczego dzielisz swoich pracowników na lepszych i gorszych? Nie chodzi o to, że płace na różnych stanowiskach są inne – to zupełnie naturalne – ale o to, co mówisz swoim ludziom. Jeśli powtarzasz, że jedni są dla Ciebie ważni, a inni mogą w każdej chwili odejść, możesz wywołać 2 reakcje: albo Ci lekceważeni odejdą do kogoś, kto ich doceni, i wtedy czeka Cię kolejna rekrutacja i kolejne wdrażanie, albo zacznie się niezdrowa rywalizacja o uznanie.

Nie licz w takiej sytuacji na to, że zespół będzie ze sobą współpracował, że ludzie będą sobie pomagać, że w razie potrzeby jeden zastąpi drugiego lub go wesprze. Nic takiego się nie wydarzy. Pojawi się wrogość, przerzucanie winy i nieznośne napięcie, które źle wpłynie na wydajność Twojej firmy.

Dlatego upewnij się, że wystarczająco często mówisz pracownikom, że cenisz współpracę, że rola każdego z nich jest bardzo ważna, że wszyscy musicie się wspierać i uzupełniać wzajemnie swoje braki, tworzyć jedną drużynę, pracować razem, bo cel jest wspólny (takie zachowanie wpisuje się w obraz wprost idealnego kierownika, o którym więcej również przeczytasz na tym blogu).

A osiągniesz go najszybciej, jeśli będziesz przestrzegał kolejnej ważnej zasady, więc...

9. Rozwijaj

Dla każdego człowieka, a zwłaszcza dla ludzi urodzonych po 1980 roku, tzw. milenialsów, własny rozwój jest bardzo ważny.

Pamiętasz piramidę potrzeb Maslowa? Już dawno temu umieścił na samym jej szczycie potrzebę samorealizacji. „Obecny w człowieku potencjał domaga się urzeczywistnienia” – pisał ten wybitny profesor psychologii. Człowiek chce stawać się lepszą wersją samego siebie, przekraczać swoje granice, podejmować nowe wyzwania, rozwijać talenty. Jeśli tylko będzie miał ku temu warunki, wciąż będzie doskonalił siebie i rzeczywistość wokół.

Nie stawaj temu na drodze. Wykorzystaj siłę napędową, która tkwi w każdym z nas. Nie blokuj swoich pracowników, pomóż im się rozwijać, ulepszać, wzrastać.

Jeśli Twoi ludzie zaspokoją potrzebę rozwoju, a dodatkowo będą mieli poczucie wpływu na to, co ich otacza, staną się szczęśliwi.

Mógłbyś może powiedzieć: „Co mnie obchodzi ich szczęście?! Mają po prostu zasuwać”, ale to byłoby bardzo krótkowzroczne.

Jeśli chcesz maksymalnie wykorzystać ich zdolności, musisz zaspokoić ich potrzeby – te podstawowe i te wyższe. Tylko wtedy będą maksymalnie wydajni, a Ty w pełni wykorzystasz ich możliwości, czyli to, za co przecież płacisz.

Być może już dawno dostrzegłeś, że coś niszczy motywację Twoich pracowników, ale nie jesteś pewien, co to takiego. W takiej sytuacji koniecznie rozwiąż QUIZ, który pokaże Ci, co zmienić, by znów chciało im się pracować.

A skoro już mowa o zaspokajaniu potrzeb, pora na ostatnią, ale równie ważną zasadę dobrego zarządzania ludźmi...

10. Zadbaj o siebie

Nikt nie może zaspokajać potrzeb innych ludzi, jeśli jego własne potrzeby od lat pozostają niezaspokojone.

Przykro mi, ale nie będziesz umiał słuchać swoich pracowników, jeśli sam jesteś niewysłuchany. Nie będziesz umiał ich rozwijać, jeśli sam stoisz w miejscu. Nie dasz im poczucia sensu, jeśli dawno zapomniałeś, dlaczego założyłeś firmę. Nie dopasujesz obowiązków do ich predyspozycji, jeśli sam od lat męczysz się z zadaniami, których nie znosisz i nie umiesz ich oddelegować.

Przykro mi. Tak po prostu jest.

Możesz teraz zwiesić głowę, wyjść z tej strony i zostawić wszystko po staremu. Przecież „jakoś” się kręci, „jakoś” trwasz.

Ale możesz też w końcu pomyśleć o sobie, zadbać o siebie, zaspokoić własne potrzeby, poczuć się szczęśliwym człowiekiem.

To możliwe i wcale nie takie trudne.

Niech już wreszcie skończą się kłopoty z pracownikami, niech skończy się Twoje przepracowanie, zabawa w kotka i myszkę z klientami, którzy patrzą tylko na cenę.

Jesteś o krok od rozwiązania tych problemów.

Poniżej widzisz formularz. Historia wielu naszych klientów zaczęła się właśnie od niego, od zapisania się na ten bezpłatny (0 zł) kurs.

Jest w nim coś wyjątkowego, co sprawia, że przedsiębiorcy zaczynają patrzeć na swoje firmy inaczej, a potem… potem dzieje się magia...

POBIERZ BEZPŁATNY (0 zł) PORADNIK

„Przebudzenie Przedsiębiorcy”

7 ważnych lekcji dla każdego właściciela (małej) firmy

• Jak zmienić ciągłe "gaszenie pożarów" w firmie w stabilny wzrost,
• 3 proste (i skuteczne) narzędzia, które sprawią, że Twoi pracownicy zawsze będą wiedzieli co i jak mają zrobić,
• 5 kluczowych elementów strategii biznesowej, bez których nie osiągniesz wysokich zysków.

POBIERZ PORADNIK
Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.

Paweł Królak

Przedsiębiorca i strateg biznesowy, założyciel, prezes zarządu i największy akcjonariusz Grupy Coraz Lepsza Firma S.A.

W ciągu zaledwie kilku lat zbudował od zera firmę wartą ponad 30 milionów złotych na rynku, na którym wszyscy mówili, że to absolutnie niewykonalne. Dziś firma obsługuje ponad 8000 klientów, zatrudnia 30 osób i rośnie w tempie Doliny Krzemowej (dwucyfrowe wzrosty miesiąc do miesiąca).

Gościnnie wykłada na studiach biznesowych i MBA, pisze książki i niezliczone artykuły.

Martyna Kosienkowska

Redaktor bloga Coraz Lepszej Firmy. Wcześniej redaktor prowadzący w wydawnictwach biznesowo-marketingowym i medycznym. Prowadziła kilka blogów internetowych, m.in. o e-handlu i zdrowiu. Współpracowała z wydawnictwami uniwersyteckimi, dbając o wysoki poziom językowy książek.