Dokumenty firmowe – jak i do kiedy je przechowywać, żeby uniknąć problemów?

„Zrobiłam wreszcie porządek w papierach i wyrzuciłam wszystkie stare faktury. Zostały tylko te z ostatnich 5 lat” – z dumą poinformowała mnie klientka, wchodząc do biura.

Zamarłam.

Najwyraźniej dostrzegła mój niepokój, bo dodała szybko: „No… wszędzie piszą, że papiery firmowe trzeba trzymać 5 lat. I niech mnie pani nie straszy, że jest inaczej, bo już ich nie ma”.

Nie straszę. Ale… tak… jest inaczej.

Odpowiedź na te pytania znajdziesz w dalszej części tekstu.

Czy dokumenty firmowe naprawdę przechowujemy tylko przez 5 lat? Niestety nie

Faktury, rachunki, umowy… Po co je zbierasz?

Po pierwsze dla siebie. Przydadzą się, żeby coś sprawdzić, dowieść swojej racji czy skorzystać z przysługujących Ci praw, na przykład z gwarancji.

Po drugie będą Ci potrzebne na wypadek kontroli urzędowej. Dokumenty firmowe mogą być sprawdzane przez różne instytucje: urząd skarbowy, celny, ZUS, PIP czy prokuraturę.

No dobrze, ale obiecałam nie straszyć. W rzeczywistości każda instytucja ma ustalony przepisami okres, za który może żądać od nas dokumentów. Mówimy, że jest to okres kontroli. I tu dochodzimy do sedna:

Zgodnie z ordynacją podatkową musimy przechowywać dokumenty przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku.

Co to oznacza w praktyce? Wyjaśnijmy na konkretnym przykładzie:

Przykład

Termin zapłaty podatku dochodowego za 2021 rok minął 30 kwietnia 2022 roku. W związku z tym 5-letni okres archiwizowania dokumentów z 2021 zakończy się dopiero w 2027 roku. Papiery ze stycznia 2021 będziemy więc mogli zutylizować najwcześniej 1 stycznia 2028 roku.

I tak z 5 lat robi się 7. Policzmy jeszcze, jakie dokumenty możemy zniszczyć w 2022 roku. Odpowiedź brzmi oczywiście: te z 2015 roku. Ale spokojnie! To wcale nie znaczy, że masz teraz otworzyć szafę i wrzucić do niszczarki wszystkie papiery sprzed 1 stycznia 2016 roku. Niektóre z nich będą Ci potrzebne znacznie dłużej.

Jakie dokumenty należy przechowywać dłużej niż 7 lat?

• Ewidencję środków trwałych i dokumenty z nią związane (potwierdzające zakup i zwiększenie wartości środków trwałych) – przechowujemy je minimum 7 lat od zakończenia amortyzacji. To w praktyce może być nawet kilkadziesiąt lat.

Moja rada jest taka, żeby tych dokumentów nie wyrzucać przez cały okres prowadzenia działalności i przynajmniej 7 lat po jej zakończeniu.

• Akty notarialne – przechowujemy je bezterminowo.
• Umowy, aneksy, rozwiązania umów (za wyjątkiem pracowniczych) – radzę archiwizować przez co najmniej 7 lat od rozwiązania umowy i zakończenia wszystkich spraw objętych umową.

Jeśli w ramach współpracy doszło do sporów, trzeba przechowywać wszystkie dokumenty aż do ostatecznego wyjaśnienia i rozwiązania nieporozumień.

• Dokumenty związane z zatrudnieniem – to odrębny, bardzo obszerny temat. Większość z nich trzeba przechowywać przez 10 lat, licząc od końca okresu zatrudnienia. W przypadku umów zawartych przed 2019 rokiem okres przechowywania wynosi nawet 50 lat.

Dokumenty pracownicze to nie tylko teczki osobowe, ale także karty wynagrodzeń i ewidencje czasu pracy.

Myślisz już o tym, żeby dokupić szafę? Na szczęście to nie jest jedyne rozwiązanie.

Jak w bezpieczny i zorganizowany sposób przechowywać dokumenty papierowe?

Na początek ważna informacja. Archiwizowanie dokumentów w zorganizowany sposób, ułatwiający ich znalezienie, to nie tylko praktyczne rozwiązanie. Przede wszystkim jest to wymóg, który narzucają nam przepisy. Moje rady:

• Najlepiej od razu zgromadź te dokumenty, które trzeba archiwizować najdłużej. Chyba że chcesz niczym biurokratyczny Kopciuszek za kilka lat przeglądać każdy papier i oddzielać te przeznaczone do zniszczenia od tych, które trzeba zachować.
• Na bieżąco opisuj zbiory dokumentów przed odłożeniem do przechowania w segregatorach czy pudłach archiwizacyjnych. W opisie zamieść rodzaj dokumentu oraz datę.

A kiedy już wszystkie dokumenty opiszesz i ułożysz, to… siup, do piwnicy albo do garażu na skrzynki po kwiatkach. I na to jeszcze opony i stary rower.

Żartowałam. Tak nie robimy. Jeszcze częstszym błędem niż pochopne wyrzucanie dokumentów jest brak troski o ich właściwe przechowywanie.

Widziałam dokumenty poskręcane od wilgoci, zapleśniałe, oblepione brudem i pajęczynami, nadgryzione przez myszy, nieczytelne z powodu zalania wodą albo wyblakłe od zbyt wysokiej temperatury.

Kiedyś klientka wezwana do kontroli przez skarbówkę przyniosła dokumenty roztaczające intensywną woń padliny. Nigdy wcześniej ani później nie widziałam, żeby kontrola trwała tak krótko, więc może była to jakaś metoda. Niestety obecnie jest nieskuteczna, a w dalszej części artykułu wyjaśnię, z jakiego powodu.

Zatrzymam się teraz na chwilę przy fakturach drukowanych na papierze światłoczułym. Coraz więcej firm wystawia faktury, których trwałość można liczyć w dniach, a nie w latach. Dostaję faktury, które po tygodniu przechowywania w samochodzie są już praktycznie nieczytelne. Gdy tłumaczę klientom, że karteluszek jest bezwartościowy, słyszę bezradne: „takie dają”.

Tymczasem podczas kontroli urzędnik wymaga kompletnych oraz czytelnych dokumentów, a Twoim obowiązkiem jest ich przedstawienie. Jak o to zadbać? Najlepiej od razu po otrzymaniu takiej faktury, póki jeszcze coś na niej widać, zrobić jej kopię, czytelne zdjęcie albo skan. I taką kopię przechowywać. Jeśli uznajesz tylko papierową postać dokumentów, możesz zrobić ksero faktury, spiąć odbitkę i oryginał.

Oprócz faktur i innych dokumentów źródłowych przez cały okres kontroli trzeba też przechowywać wszystkie nakazane prawem ewidencje i kopie deklaracji wraz z potwierdzeniem wysyłki. To oznacza, że nawet mała firma może w ciągu roku wyprodukować kilkanaście segregatorów z papierami.

Gdzie przechowywać dokumenty papierowe, żeby były bezpieczne?

W suchym i czystym pomieszczeniu, zabezpieczone przed wodą, wysoką temperaturą, kradzieżą, dewastacją i innymi plagami.

Jeśli nie masz odpowiedniego pomieszczenia, a regał z segregatorami nie pasuje Ci do wystroju salonu, możesz skorzystać ze zdobyczy XXI wieku, czyli technologii cyfrowej.

Jak przechowywać dokumenty w formie elektronicznej?

Znowu pominę dokumentację kadrową, która musi spełnić szereg dodatkowych warunków, żeby można ją było zdigitalizować.

Dobra wiadomość jest taka, że wszystkie faktury można przechowywać w formie elektronicznej. Zamiast szafy potrzebujesz więc trochę miejsca na dysku…

Nie namawiam do przetwarzania całej dokumentacji z poprzednich lat na wersję cyfrową, chyba że bardzo Ci się nudzi. Wyjątkiem są wspomniane wyżej faktury na papierze światłoczułym. Sprawdź, czy jeszcze coś na nich widać i jak najszybciej zrób kopię.

Wróćmy do przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Jak to zrobić?

• Coraz więcej faktur dostajesz w formie pliku do pobrania lub jako załącznik do maila. Wystarczy tylko zapisać je na dysku i przenieść do swojego e-archiwum.
• Fakturom papierowym trzeba samodzielnie zrobić kopie i zapisać w wersji cyfrowej. Kup w tym celu prosty skaner. Alternatywą jest robienie zdjęć aparatem w telefonie.

Weź pod uwagę, że najprawdopodobniej w 2024 roku zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur, który wyeliminuje z obiegu większość dokumentów papierowych. Zastanów się więc, czy opłaca Ci się kupować drogi skaner, który będzie służył tylko do skanowania faktur.

• Pamiętaj, że kopia musi być czytelna i kompletna. To dotyczy przede wszystkim zdjęć, które trzeba robić od góry (a nie z boku), tak aby cała strona znalazła się w kadrze i w takim oświetleniu, żeby wszystko było wyraźnie widać.
• Dokumenty mają być łatwe do odszukania i przechowywane w formie, która zabezpiecza je przed zmianami, kradzieżą lub utratą.
• Stwórz osobne foldery dla każdego miesiąca i roku, w nich zakładaj kolejne podzbiory. Liczbę oraz opisy folderów dostosuj do potrzeb swojej firmy, żeby w razie potrzeby każdy dokument można było bez większego trudu odnaleźć. To jest Twoje e-archiwum.
• Papierowe wersje zarchiwizowanych w ten sposób faktur możesz zniszczyć. W każdym razie nie musisz się martwić ich przechowywaniem.
• A jak zabezpieczyć foldery z fakturami? Spakuj je i zapisz w kilku miejscach. Ja swoje dokumenty przechowuję na dysku zewnętrznym i w archiwum w chmurze. Oprócz samych faktur mam tam zapisane w PDF-ach również wszystkie kopie deklaracji oraz ewidencje, których wymagają ode mnie przepisy. Jeśli muszę coś odszukać, siadam do komputera zamiast przeglądać stosy papierów. Dla mnie to większa wygoda, ale… co kto lubi.

Co zrobić z archiwum elektronicznym w razie kontroli? Czy trzeba wszystko drukować dla urzędu?

Najprawdopodobniej nie. Z doświadczeń moich oraz innych księgowych wynika, że urzędnicy pracują głównie na wersjach elektronicznych i wolą otrzymać dokumenty w takiej formie niż w wersji papierowej. Właśnie z tego powodu cuchnące dokumenty nie wpłyną już raczej na tempo kontroli.

A teraz wrócę do mojej klientki, która niefrasobliwie wyrzuciła faktury sprzed 5 lat i odpowiem na pytanie, które pewnie już Ci się nasunęło…

Co zrobić, jeśli jakieś faktury się zniszczyły albo zgubiły, a okres kontroli jeszcze nie minął?

To zależy od Twojej natury. Lubisz ryzyko? Możesz nie robić nic i liczyć na to, że nikt nie upomni się o brakujące papiery. To całkiem prawdopodobne, bo kontrole od czasu wprowadzenia JPK (Jednolite Pliki Kontrolne) są przeprowadzane rzadziej. Niestety gwarancji nie ma.

Jeśli stres z powodu utraconych dokumentów nie pozwala Ci spać spokojnie, możesz na podstawie posiadanych ewidencji spróbować odtworzyć brakujące papiery. Zwykle największy problem jest z zagubionymi lub zniszczonymi fakturami zakupu. Jeśli znasz nazwę firmy, numer i datę wystawienia faktury, to poproś o duplikat, a kontrahent ma obowiązek go wystawić.

Problem pojawia się, gdy firma dostawcy już nie istnieje i na to już nic nie poradzimy.

Co grozi w trakcie kontroli, jeśli masz luki w dokumentach?

Najprawdopodobniej brakujące lub nieczytelne dokumenty zostaną wyłączone z odliczenia VAT-u i z kosztów. Może się to wiązać z koniecznością skorygowania deklaracji oraz dopłaty podatku z odsetkami. W skrajnych przypadkach kontrolujący może uznać księgi za nierzetelne, odrzucić je jako dowód i ustalić dochód szacunkowo. Takie szacunki są zawsze baaardzo optymistyczne i zrobią z ciebie drugiego Billa Gatesa. Niestety, tylko w zakresie dochodu do opodatkowania.

Lekceważący stosunek do dokumentów jest jak gra w rosyjską ruletkę. Jeśli masz szczęście, nic ci się nie stanie. Jeśli nie masz szczęścia, zapłacisz wysoką cenę.

Okres kontroli minął – jak zutylizować zbędne papiery?

Kiedyś pozbycie się dokumentów było względnie proste. Wszystkie niepotrzebne papiery lądowały w piecach lub na śmietniku. Mamy jednak XXI wiek i chociaż prognozowane na 2022 rok problemy z opałem mogą skłaniać do różnych desperackich rozwiązań, to jednak nie polecam rozpalania ogniska na środku salonu. Stanowczo odradzam też wyrzucanie dokumentów do śmieci. Nigdy nie wiadomo, kto się nimi zainteresuje i jakie informacje z nich wydobędzie.

Oto moje rady dotyczące utylizacji dokumentów:

• Jeśli papierów jest niewiele, najlepszym narzędziem będzie niszczarka. Przy okazji rozwiąże też problem zbędnych dokumentów prywatnych, zawierających dane osobowe.
• Jeśli papierów jest dużo, można skorzystać z usług firm zajmujących się utylizacją dokumentów. Nie jest to tania metoda. Może zachęci Cię jednak do ograniczenia papierowego archiwum do minimum.

Mam nadzieję, że przekonałam Cię, że firmowe dokumenty to nie bezwartościowy stos makulatury. Są dowodem potwierdzającym twoją rzetelność i prawidłowość rozliczeń podatkowych. To Ty decydujesz, czy gromadzisz segregatory z papierami, czy foldery z plikami. Niezależnie od tego, co wybierzesz, musisz zadbać o to, żeby dokumenty były czytelne, bezpieczne i dostępne przynajmniej przez cały okres kontroli.

Rozpocznij quiz
„Darmowy przegląd Twojej firmy”

I wywołaj w swojej firmie lawinę pozytywnych zmian

A zacznij od...

• usunięcia śmiertelnego grzechu małych firm. Znasz go?
• sprawdzenia, co TERAZ da Twojej firmie najwięcej gotówki. To nie zawsze klienci.
• wykorzystania ukrytego potencjału, który JUŻ w Twojej firmie JEST!

Rozpocznij quiz

Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.

Jadwiga Kubacka

Właścicielka biura rachunkowego działającego w zrównoważony sposób, opartego na długoletnim doświadczeniu i nowoczesnych rozwiązaniach, przyjaznego i wspierającego małe firmy. Uczestniczka Programu Rozwoju Coraz Lepszej Firmy.