Najlepsze biuro rachunkowe, czyli jakie?

W dzieciństwie, które w moim przypadku przypadło na lata 70. XX wieku, lubiłam przyglądać się, jak znajomy stolarz wyczarowuje krzesła i stoliki z surowych desek. Pamiętam, że gdy do warsztatu przychodził klient, pan Paweł przerywał pracę i wyciągał z szuflady gruby zeszyt w brązowej okładce, w którym przez wiele lat zapisywał zamówienia i prowadził całą swoją księgowość. Tak mijały lata…

Za każdym razem, gdy kolejni ustawodawcy wprowadzali nowe przepisy dla firm, twierdzili, że to uproszczenie, które ma ułatwić życie przedsiębiorcom. Efektem tych działań jest dzisiaj fakt, że nawet właściciele małych zakładów rzemieślniczych nie potrafią sami poprowadzić własnej książki przychodów i rozchodów, nie mówiąc o odprowadzaniu podatku VAT.

W związku z powyższym biura rachunkowego szukają obecnie nie tylko osoby stawiające pierwsze kroki w biznesie, ale nawet ci przedsiębiorcy, którzy jeszcze do niedawna samodzielnie prowadzili księgowość.

Być może Ty też przeglądasz oferty i zadajesz sobie pytanie: jakie biuro rachunkowe wybrać, jeśli wszystkie wydają się takie same?

Większość przedsiębiorców, wybierając firmę, która poprowadzi ich księgowość, pyta znajomych o polecenia albo stosuje metodę „na chybił trafił”. Oszczędni poszukują najtańszej oferty w okolicy, bo „skoro nie widać różnicy, to po co przepłacać”.

Czy to prawda, że wszystkie biura są takie same? I jeśli nie, to co je różni?

Przede wszystkim są firmy tradycyjne i pracujące online.

Tradycyjne, stacjonarne biuro działa pod określonym adresem, gdzie możesz spotkać się ze swoją księgową twarzą w twarz. Dokumenty dostarczasz jej w formie papierowej, zatem otrzymane elektronicznie faktury, musisz wydrukować przed oddaniem.

W umówionym terminie dostajesz segregatory ze swoimi dokumentami i dużą liczbą wymaganych przepisami wydruków. A także, niestety, tych, których nikt nie wymaga, ale biura przygotowują je, bo... zawsze to robiły.

Segregatory z bezcenną (oraz bezużyteczną, bo kto to rozdzieli) zawartością trzeba magazynować przez wiele lat, co omawiam w artykule Dokumenty firmowe, jak i do kiedy je przechowywać, żeby uniknąć problemów.

Biuro tradycyjne jest dla Ciebie najlepsze, jeśli:

• niezbyt pewnie czujesz się w świecie cyfrowym,
• nie przeszkadza Ci regularne odwiedzanie księgowej,
• swoje zaufanie do ludzi budujesz na podstawie relacji osobistych,
• masz tak dużo dokumentów papierowych, że skanowanie ich byłoby zbyt czasochłonne.

A jak wygląda współpraca z biurem rachunkowym online?

W tym przypadku wymiana informacji i dokumentów odbywa się przez telefon, mail, komunikatory i specjalne oprogramowania, które pozwalają przesyłać faktury w wersji elektronicznej. Do współpracy potrzebny jest więc internet, skaner (albo smartfon z dobrym aparatem) i umiejętność posługiwania się nimi.

Dokumenty papierowe musisz zamienić przed wysłaniem na pliki cyfrowe (PDF, JPEG), co przy dużej liczbie może być dość kłopotliwe. Czasem biuro udostępnia oprogramowanie, które ułatwia przesyłanie plików. Często wykorzystuje się także udostępnione miejsce w chmurze. Zaletą tego rozwiązania jest możliwość dostarczania i odbierania dokumentów bez wychodzenia z domu.

Biuro online jest dla ciebie idealne, jeśli:

• żyjesz w biegu, dużo podróżujesz i trudno Ci umawiać się na spotkania osobiste,
• poruszanie się w cyfrowym świecie nie stanowi dla Ciebie żadnego problemu,
• z różnych powodów trudno Ci się przemieszczać,
• jesteś introwertykiem ;-).

Ponieważ każde rozwiązanie ma plusy i minusy, coraz więcej biur działa w modelu mieszanym, łącząc tradycyjne i nowoczesne rozwiązania.

Zastanów się zatem, jaki rodzaj komunikacji najbardziej Ci odpowiada i szukaj takiego biura, które zapewni Ci ten komfort. Jeśli zdecydujesz się na księgowość online, możesz nawiązać współpracę z firmą z drugiego końca kraju. Jeśli ważne są dla Ciebie kontakty osobiste, rejon poszukiwań musisz zawęzić do swojej okolicy. I tak jest w czym wybierać.

Są duże i małe biura rachunkowe…

Firmy prowadzące księgowość różnią się wielkością i nie chodzi oczywiście o powierzchnię lokalu, ale o liczbę zatrudnianych pracowników oraz obsługiwanych klientów. Co w takim razie będzie lepsze: duże czy małe biuro rachunkowe?

A gdybym zapytała: „Jaki młotek jest lepszy, duży czy mały?”. Odpowiedź byłaby tylko jedna: „To zależy, do czego jest Ci potrzebny”.

Nie inaczej jest z biurem, choć porównanie do młotka nie jest zbyt nobilitujące ;-). Przyjrzyjmy się możliwościom, jakie oferuje mała i większa firma prowadząca księgowość.

Stare hasło reklamowe mówi „duży może więcej” i… jest to prawda.

Duże biura zwykle zatrudniają specjalistę od kadr. Niektóre pomogą także w sprawach związanych z BHP, ubezpieczeniami i dotacjami. Często współpracują z prawnikami, przygotowane są do obsługi klientów obcojęzycznych i mają pracowników wyspecjalizowanych w nietypowych zagadnieniach.

Zaletą współpracy z dużym biurem jest też stałość kontaktów i pracy. Nieobecność jednej czy dwóch osób nie spowoduje, że firma przez kilka dni będzie nieczynna. Dłuższa choroba dedykowanej księgowej oznacza po prostu, że jej obowiązki przejmie koleżanka, a klient nie odczuje z tego powodu większych niedogodności.

Klienci dużych biur skarżą się jednak na częste zmiany osoby odpowiedzialnej za rozliczanie ich firmy albo wręcz brak dedykowanej księgowej. To efekt dużej rotacji pracowników. Jeśli w biurze nie wdrożono metod zapisywania i przekazywania sobie informacji, nieobecność jednej osoby może prowadzić do chaosu.

Decydując się na współpracę z dużym biurem, dowiedz się, jak często zmieniają się pracownicy. Zadbaj o wyznaczenie jednej osoby odpowiedzialnej za obsługę Twojej firmy, z którą będziesz się komunikował we wszystkich sprawach związanych z księgowością. Zapytaj też, z kim możesz się kontaktować pod nieobecność swojej księgowej.

A jakie są zalety współpracy z małym biurem rachunkowym?

Przede wszystkim Twoją firmę będzie obsługiwała zawsze jedna i ta sama osoba. W nielicznym zespole łatwiej o zachowanie poufności. Małe biuro, oferujące podstawowy zakres usług, ma także niższe koszty prowadzenia działalności, a więc atrakcyjniejszą cenowo ofertę.

Niestety w razie nagłej, ciężkiej choroby jedynej księgowej, która jest jednocześnie właścicielką biura, jej klienci zostają bez wsparcia. Tracą nie tylko księgową, ale również dostęp do swoich danych, potrzebnych do dalszej obsługi.

Dlatego wybierając małe biuro, zapytaj o rozwiązania, które w sytuacjach losowych pozwolą Ci uzyskać dostęp do Twojej księgowości, a przynajmniej odzyskać dokumenty wraz z wykonanymi przez biuro wyliczeniami i ewidencjami, żeby móc je przekazać innej osobie.

A może warto wybrać biuro wyspecjalizowane w Twojej działce?

Wąska specjalizacja dotarła także do biur rachunkowych. Są już biura dedykowane firmom z określonej branży, obsługujące tylko spółki z kapitałem zagranicznym albo nastawione na obsługę konkretnej formy prowadzenia działalności (np. spółek z o.o.). Prawdopodobnie liczba takich biur będzie wzrastać. W powodzi ciągle zmieniających się przepisów specjalizacja pozwala skupić się na węższym ich wycinku.

Jeśli prowadzisz nietypową działalność, tym bardziej warto poszukać biura, które ma doświadczenie w rozliczaniu takich firm jak twoja. Ogrom i zawiłość przepisów powodują, że księgowość każdego rodzaju biznesu ma swoją specyfikę.

Oczywiście sama deklaracja o posiadanym doświadczeniu to za mało. Przygotuj się i zadaj kilka pytań o szczegóły, dzięki którym zweryfikujesz, czy osoba, z którą rozmawiasz naprawdę orientuje się w temacie. Nie musisz w tym celu studiować prawa podatkowego. Zapytaj na przykład, co jest największym problemem przy rozliczaniu takiej firmy jak Twoja, jakie limity jej dotyczą, na co powinieneś zwrócić uwagę, przygotowując dokumenty itp.

Kiedy podjąć współpracę z kancelarią doradztwa podatkowego zamiast z biurem rachunkowym?

Na rynku są biura rachunkowe, księgowe, podatkowe i biura (kancelarie) doradztwa podatkowego. Prawdopodobnie zastanawiasz się, czy te nazwy można stosować zamiennie, czy coś je różni…

Wiele lat temu pracowałam jako księgowa w biurze, do którego wchodziło się prosto z ulicy. Nad drzwiami duży napis głosił: „Biuro rachunkowe”. No i ludzie z okolicy przychodzili do nas z wszelkimi rachunkami. Chcieli zapłacić za gaz, wyjaśnić zbyt wysoki rachunek za telefon itd. Gdy tłumaczyłam, że się tym nie zajmujemy, dziwili się: „No przecież jest napisane: biuro RACHUNKOWE”.

To mi uświadomiło, że nazwa niewiele mówi osobom niewtajemniczonym, a może wręcz wprowadzać w błąd. Dlatego wyjaśniam, że terminy: biuro rachunkowe, księgowe, podatkowe, mogą być stosowane zamiennie. Natomiast…

Kancelaria (biuro) doradztwa podatkowego to coś więcej.

Doradca podatkowy ma dużo większe możliwości niż księgowa. Ma także (a przynajmniej powinien mieć) dużo większą wiedzę. „Zwykła” księgowa może prowadzić księgowość i pomagać w tym zakresie, ale tylko doradca podatkowy może udzielać porad i opinii w sprawach podatkowych.

To ważne rozróżnienie, bo często słyszę skargi klientów biur rachunkowych:

„Moja księgowa nie poradziła mi, że mam zmienić formę działalności i teraz płacę wyższe podatki” albo…

„Moja księgowa źle mi poradziła przy sprzedaży budynku i zapłaciłem niepotrzebnie VAT”.

Twoja księgowa, jeśli nie jest wpisana na listę doradców podatkowych, nie tylko nie powinna, ale nawet nie ma prawa udzielać porad podatkowych.

Inna sprawa, że nikt dotąd nie wyznaczył wyraźnej granicy między dozwoloną pomocą a doradztwem. Jeśli jednak w Twojej głowie pojawia się pytanie typu: „Jakie rozwiązanie będzie najkorzystniejsze podatkowo”, to znak, że powinieneś się zwrócić do doradcy podatkowego.

Jeśli masz dużo takich pytań, najlepiej od razu zlecić księgowość doradcy podatkowemu. Ceny usług księgowych w biurach prowadzonych przez doradców są na ogół wyższe, ale i tak zwykle jest to tańsze i prostsze rozwiązanie, niż szukanie w każdej problematycznej sprawie doradcy poza biurem.

Skoro są różne biura rachunkowe, to oczywiście inny będzie także…

Zakres usług świadczonych przez biura rachunkowe

Przedsiębiorcy często nie wiedzą na początku, czego mogą oczekiwać od biura rachunkowego. Sądzą na przykład, że będzie ono pełniło rolę działu administracyjno-księgowego ich firmy. Wystawi faktury, zrobi przelewy, odpowie na korespondencję…

Obowiązki, które należą do „pakietu podstawowego” większości biur, to:

• prowadzenie obowiązkowych ewidencji podatkowych i wyliczanie podatków dochodowych i VAT,
• wysyłanie do urzędu skarbowego deklaracji i informacji w zakresie PIT i VAT,
• wyliczanie zobowiązań oraz wysyłanie deklaracji i zgłoszeń do ZUS,
• przygotowywanie list płac i umów cywilnoprawnych.

Nie wszystkie biura prowadzą księgi handlowe (nazywane też pełną księgowością). Ma to znaczenie, jeśli szukasz księgowości na przykład dla spółki z o.o.

Dodatkowe usługi, które może zaproponować biuro rachunkowe, to:

• prowadzenie pracowniczych teczek osobowych,
• sporządzanie deklaracji PFRON i INTRASTAT,
• przygotowywanie sprawozdań do GUS,
• wystawianie faktur w Twoim imieniu,
• przygotowywanie przelewów do Twoich płatności,
• analizy finansowe,
• zgłaszanie zmian we wpisie do CEIDG,
• korespondencja z urzędami, komornikami itp.
• prowadzenie rozrachunków (pilnowanie zapłat) w księgowości uproszczonej (KPiR, ryczałt).

Zasady współpracy z biurem rachunkowym powinna określać pisemna umowa.

Przeczytaj uważnie wszystkie zapisy i dopytaj o szczegóły. Upewnij się, co należy do podstawowych obowiązków zleceniobiorcy, co może on zrobić za dodatkową opłatą, a czego nie robi wcale.

Dowiedz się kiedy, komu i w jakiej formie możesz zadawać pytania, jeśli w trakcie współpracy pojawią się wątpliwości.

„Cały dzień nie mogę się dodzwonić do swojej księgowej, a na maile nikt nie odpowiada” – to dość częsty zarzut, który pada pod adresem biur rachunkowych.

Z drugiej strony księgowe skarżą się na branżowych forach, że klienci dzwonią lub piszą o każdej porze dnia i nocy, oczekując natychmiastowej reakcji i rozwiązania problemu.

Zasady kontaktów trzeba więc ustalić na początku, aby uniknąć nieporozumień.

Kolejne pytanie, które często się pojawia to:

Czy umowa z biurem rachunkowym zdejmie z przedsiębiorcy całą odpowiedzialność?

Niestety to nierealne, nawet gdyby podobny zapis został zawarty w umowie (a ręczę, że nigdzie go nie znajdziesz).

Jeśli błędy w księgowości spowodują nałożenie kar lub chociażby naliczenie odsetek, to zapłaci osoba odpowiedzialna za te pomyłki. Tą osobą może być właściciel biura, pod warunkiem, że faktycznie zawinił, choćby nieumyślnie i naraził klienta na straty.

Jeśli jednak klient nie dostarczył wszystkich dokumentów, biuro nie ponosi odpowiedzialności za to, że nie zostały one zaksięgowane. To oczywiste.

Większość biur rachunkowych jest ubezpieczona od odpowiedzialności cywilnej na wypadek popełnienia błędów skutkujących karą finansową. Warto zapytać o takie ubezpieczenie przed podpisaniem umowy.

Podsumowując: czym się kierować przy wyborze biura rachunkowego?

Poleceniami znajomych? Bywają pomocne, ale fakt, że ktoś inny jest zadowolony ze współpracy z konkretną firmą, nie oznacza, że Ty także będziesz usatysfakcjonowany.

To może sugerować się opiniami w internecie? Cóż… W czasach „szeptanego marketingu” trudno rozpoznać, które oceny są prawdziwe, a które napisane w ramach działań promocyjnych.

Jeśli chcesz współpracować z najlepszym biurem rachunkowym, szukaj, pytaj, czytaj opinie, ale przede wszystkim zastanów się:

• czy często potrzebujesz pomocy doradcy podatkowego,
• czy masz możliwość skorzystania z usług biura wyspecjalizowanego w rozliczaniu takich firm jak Twoja,
• czy lepszy i wygodniejszy jest dla Ciebie kontakt osobisty, czy wolisz kontakty online,
• czy chcesz współpracować z dużą, czy z małą firmą,
• czego konkretnie oczekujesz od swojego biura rachunkowego.

Najlepsze biuro rachunkowe, to biuro dopasowane do Twojej firmy, jej potrzeb i możliwości. Przemyśl decyzję, bo zmiana obsługującego Cię podmiotu jest na ogół skomplikowanym procesem.

Z drugiej strony, nie traktuj umowy z biurem jak ślubu i nie zakładaj, że będziecie razem do grobowej deski. Czasem po kilku latach konieczny jest nowy rodzaj współpracy, bo w Twojej firmie zaszły zmiany i biuro, z którym dotąd współpraca układała się bardzo dobrze, już do nich nie pasuje.

Wiedząc to wszystko, możesz wybrać świadomie. Od Twojej decyzji zależy, czy biuro będzie dla Ciebie wsparciem, odciąży Cię i da poczucie bezpieczeństwa, czy stanie się dodatkowym obowiązkiem i kolejną pozycją na liście wydatków.

Rozpocznij quiz
„Darmowy przegląd Twojej firmy”

I wywołaj w swojej firmie lawinę pozytywnych zmian

A zacznij od...

• usunięcia śmiertelnego grzechu małych firm. Znasz go?
• sprawdzenia, co TERAZ da Twojej firmie najwięcej gotówki. To nie zawsze klienci.
• wykorzystania ukrytego potencjału, który JUŻ w Twojej firmie JEST!

Rozpocznij quiz

Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.

Jadwiga Kubacka

Właścicielka biura rachunkowego działającego w zrównoważony sposób, opartego na długoletnim doświadczeniu i nowoczesnych rozwiązaniach, przyjaznego i wspierającego małe firmy. Uczestniczka Programu Rozwoju Coraz Lepszej Firmy.