Dlaczego przedsiębiorcy nie piszą procedur, choć wiedzą, że powinni?

Wśród właścicieli biznesów wzrasta świadomość, że procedury są niezbędne. I chcą, by były napisane. Ale piekło jest wybrukowane dobrymi chęciami. I często na „chceniu” się kończy, a procedur jak nie było, tak nie ma. Zdradzę Ci, że powodem nie jest lenistwo czy brak czasu. Ten problem ma drugie dno.

Dlaczego więc właściciele biznesów nie piszą procedur, choć wiedzą, że to konieczność?

Gotowy? To zaczynamy!

Czy macie na to procedury w firmie?

Pozwól, że opowiem Ci pewną historię. W październiku 2021 jedna z uczelni biznesowych zaprosiła mnie, abym poprowadził wykład inauguracyjny na otwarciu roku dla wszystkich studentów. Na sali było ponad 200 przedsiębiorców. W trakcie wykładu mówiłem między innymi o dobrej organizacji firmy, a gdy doszliśmy do tematu procedur, zadałem studentom-przedsiębiorcom pytanie: „Kto z Was wie o tym, że powinien mieć spisane procedury w firmie?”. Wszyscy podnieśli ręce – ok. 200 osób. Wtedy zadałem drugie pytanie: „A kto z Was ma spisane procedury w firmie?”. Podniesionych rąk naliczyłem… trzy.

To nie byli zwykli studenci żółtodzioby, dla których prowadzenie własnego biznesu jest dopiero w sferze marzeń. W większości przypadków to byli starzy wyjadacze – przedsiębiorcy nierzadko z wieloletnim stażem, którzy – tak by się mogło wydawać – zęby zjedli na prowadzeniu biznesu.

Dlaczego więc przedsiębiorcy nie piszą procedur? Co więcej – dlaczego doświadczeni przedsiębiorcy nie piszą procedur, choć dobrze wiedzą, że powinni to robić?

Od ponad 10 lat szkolimy przedsiębiorców i – przy tej okazji – rozmawiamy z nimi o problemach związanych z posiadaniem firmy. Przeanalizowałem też tysiące rozmów z uczestnikami naszego Programu Rozwoju, by zrozumieć, co jest dla nich największą przeszkodą w tworzeniu procedur, i móc znaleźć na to lekarstwo.

Bo – jak wiemy – nie chodzi o to, że przedsiębiorcy nie wiedzą, że procedury są niezbędne – ułatwiają życie i eliminują błędy; nie chodzi o to, że nie rozumieją, że gotowe procedury przyśpieszają pracę; nie chodzi nawet o to, iż nie uświadamiają sobie, że mając procedury, odzyskaliby część swojego czasu. Chodzi o to, że oni to wiedzą, a mimo to nadal tego nie robią. Uporczywie nie spisują procedur… latami.

Dlatego postanowiłem zrozumieć, o co tak naprawdę chodzi. Bo wierzę, że dopiero głębokie zrozumienie przyczyn jakiegoś problemu, pozwala znaleźć rozwiązanie. Jeśli zatem należysz do tych przedsiębiorców, którzy nie mają spisanych procedur w firmie, to czytaj dalej, bo być może uda nam się odkryć, gdzie leży także Twój problem, i znaleźć lekarstwo.

Nie mam czasu na pisanie procedur!

Przedsiębiorcy, z którymi rozmawiam o tym, dlaczego nie mają spisanych procedur, bardzo często tłumaczą się brakiem czasu. Mówią: „Jest tyle bieżących spraw do zrobienia, że naprawdę nie znalazłem dobrego momentu, żeby się tym zająć”. Albo: „Pisanie procedur jest bardzo czasochłonne. Na jedną potrzeba pół dnia albo i dłużej”.

Fakt, zazwyczaj przedsiębiorcy nie mają na nic czasu. Ale problem w tym przypadku polega na tym, że nie mają czasu konkretnie na procedury. To tak jak z dzieckiem, które jest głodne na loda, ale nie jest głodne na obiad. Chodzi o to, że na skali ważności tacy przedsiębiorcy na pierwszym miejscu kładą inne rzeczy przed procedurami. Czyli: na inne rzeczy jest czas, bo są – ich zdaniem – ważniejsze. A na procedury nie ma już czasu – bo są mniej ważne.

Tylko że tak tworzy się błędne koło. Taki przedsiębiorca to ktoś, kto nieustannie gasi pożary i tonie w bieżączce. I w dodatku – bardzo często – robi wszystkie rzeczy sam.

Moje pytanie do Ciebie brzmi: czy chcesz być całe życie strażakiem i gasić w firmie pożary, czy może wolisz być przedsiębiorcą i mieć czas na zarządzanie swoim biznesem? Wiem, że są tacy właściciele dużych firm, którzy sami sprawdzają, czy jest papier w toalecie, a jak go nie ma, to przyniosą. Albo zamawiają serwis, bo pracownik powiedział, że drukarka się zepsuła. Ale pytanie brzmi: jak długo jeszcze chcesz być w swojej firmie gońcem i załatwiać za pracowników rzeczy, za które im – de facto – płacisz?

Widzisz, jedną z najpiękniejszych rzeczy wypływających z tego, że masz spisane procedury, jest to, że możesz wówczas oddać pracownikom mnóstwo zadań (z czasem – niemal wszystkie), możesz pozbyć się całej pracy operacyjnej i odzyskać czas dla siebie. Po to, żeby móc wreszcie myśleć o tym, jak rozwijać firmę. Albo żeby po prostu odpocząć. Albo mieć więcej czasu dla rodziny. Możesz wreszcie zacząć zarządzać firmą zamiast wypruwać sobie w niej flaki bez odpoczynku. Czy to nie jest kusząca perspektywa?

Mówić: „Nie mam czasu na napisanie procedur”, to jakby mówić: „Pójdę piechotą z Lublina do Warszawy, bo strasznie się spieszę i nie mam czasu wsiąść do samochodu”. I nic dziwnego, że w przypadku takich przedsiębiorców droga do sukcesu zabiera tak wiele czasu.

Nie wiem, jak napisać procedurę

Gdy rozmawiam z przedsiębiorcami, często słyszę takie tłumaczenie: „Nie wiem, jak napisać procedurę. Nawet nie wiem, od czego zacząć”.

Nie obraź się, ale dla mnie to wymówka. Jest takie powiedzenie: „Jeśli nie chcesz, znajdziesz powód. Jeśli chcesz, znajdziesz sposób!”. To powiedzenie jest jeszcze bardziej aktualne dziś – w dobie Internetu i powszechnego dostępu do informacji.

Nie wiesz, jak coś zrobić? Wpisujesz w Google i w zaledwie parę sekund wyszukiwarka dostarcza Ci tysiące wyników. Już słyszę, jak mówisz: „Ale często w Internecie jest śmietnik i trudno mi odróżnić dobre materiały od słabych”. To prawda, nie wszystko złoto, co się świeci… w Internecie, ale nawet pobieżne przejrzenie kilku wyników z pierwszej strony wyszukiwarki daje pewne pojęcie o danym temacie. Metodą prób i błędów z pewnością doszedłbyś do czegoś i stworzyłbyś procedurę, którą następnie mógłbyś ulepszać.

Powiesz: „No dobrze, mam tu jakiś wzór procedury, ale czy on się będzie nadawał do mojej firmy? Przecież każda branża ma swoją specyfikę!”. Moja odpowiedź brzmi: tak… i nie! To prawda, każda branża ma pewne specyficzne cechy, z drugiej jednak strony pewne ogólne zasady funkcjonowania firmy są identyczne dla każdego biznesu. Skąd to wiem? Bo szkolę przedsiębiorców z najróżniejszych, praktycznie niemal wszystkich branż, i tak naprawdę wszyscy oni mają podobne problemy. Może nie uwierzysz, ale da się stworzyć wzór, przy pomocy którego stworzysz procedurę w firmie z dowolnej branży.

I dobra wiadomość jest taka, że już to zrobiliśmy – za Ciebie. Przygotowaliśmy też przekrojowy artykuł na temat tego, czym są procedury, jak je tworzyć, pokazując przy tym, że to – uwaga! – bardzo łatwe. Znajdziesz go pod tym linkiem.

Ale skoro czytasz ten artykuł, to być może to wszystko wiesz, więc wróćmy lepiej do tematu: jeśli wiesz, to czemu wciąż ich nie robisz?

Błędne przekonania na temat procedur

Widzisz, z tym tworzeniem – a raczej nietworzeniem – procedur, moim zdaniem, problem tkwi znacznie głębiej. Niechęć do ich tworzenia i związana z tym prokrastynacja wynika często z głęboko utrwalonych przekonań przedsiębiorców. A z przekonaniami jest tak, że często choć je żywimy, to sobie ich do końca nie uświadamiamy. Bo są tak naturalne jak powietrze, którym oddychamy. Są jak zapach w pokoju, w którym przebywamy od kilku minut. Przyzwyczailiśmy się, więc nie czujemy tego zapachu. Tylko że nasze przekonania, zwłaszcza te wewnętrzne, często nieuświadamiane, skutkują często określonymi zachowaniami bądź… zaniechaniami. Tak właśnie bywa w przypadku procedur.

Spróbujmy więc zobaczyć, co tutaj w trawie piszczy!

Procedury? Niepotrzebna biurokracja!

Wielu przedsiębiorcom wydaje się, że tworzenie procedur to nic innego jak niepotrzebna biurokracja, mnożenie papierków. Innymi słowy, to wprowadzanie zbędnych, a wręcz szkodliwych regulacji, bo – tak naprawdę – oderwanych od rzeczywistości i do tej rzeczywistości nieprzystających.

Już słyszę, jak mówisz: „Operacja została przeprowadzona zgodnie z procedurą, tylko pacjent zmarł”. Jeśli masz takie głębokie przekonanie na temat procedur, to nie dziwię się, że żadna siła nie zmusi Cię do ich napisania czy stosowania. Wątpliwe też, czy zdołasz przekonać swoich ludzi do ich przestrzegania.

Moje pytanie brzmi jednak: czy to przypadkiem nie znaczy, że Twoje doświadczenie z procedurami było tak złe, że ukształtowało u Ciebie taki pogląd? I czy to przypadkiem nie znaczy, że procedury, których – być może – Ty musiałeś przestrzegać, były po prostu fatalnie napisane? Właśnie aż tak fatalnie, że „operacja się udała, ale pacjent zmarł”.

Takich procedur ja też nie chciałbym przestrzegać, ale… to nie znaczy, że procedury muszą być właśnie takie. Naprawdę możesz stworzyć procedurę, która będzie faktycznie pomocna, będzie usprawniać pracę i będzie przystawać do rzeczywistości Twojej firmy. Wtedy i tylko wtedy to nie będzie niepotrzebna biurokracja, a coś, co zwolni Cię z wykonywania wielu czasochłonnych obowiązków, w dodatku powtarzalnych. Brzmi dobrze?

Procedury – nuda!

Inną wymówką, by nie pisać procedur, jest przekonanie, że… wieje nudą! Część przedsiębiorców nie tylko uważa, że pisanie procedur jest nudne, lecz także jest przekonana, że – wskutek wprowadzenia procedur – praca stanie się potwornie nudna i schematyczna, że nie będzie w niej miejsca na pierwiastek kreatywności.

Są też i tacy przedsiębiorcy, którzy uważają, że jest praca zbyt „twórcza”, by ograniczać ją procedurami. Że to tak, jakby artystę malarza, który w natchnieniu tworzy dzieło życia, wtłaczać w ramy procedury i mówić mu: „A teraz robisz podkład na płótnie”, „A teraz czekasz 12 godzin aż wyschnie”, „A teraz rozrabiasz farby” itd. Instynktownie czujemy, że w tym momencie całe natchnienie się ulatnia!

Tyle tylko, że czasem instynkt może nas zmylić. Artysta malarz tak naprawdę zna swoją procedurę tworzenia obrazu, wie także, że musi jej przestrzegać, jeśli chce, by farba pozostała na płótnie. Aby „uchwycić” pomysł i zatrzymać „natchnienie” może zrobić na szybko szkic czy notatkę, by to, co twórcze i innowacyjne, nie umknęło. Wszystko, co dzieje się dalej, to już jednak nie tylko emanacja talentu, lecz także warsztat. A na twórczy warsztat malarza, copywritera, dziennikarza składają się… procedury, choć może w żargonie artystycznym nie nazywamy ich procedurami. Więc nie wykręcaj się tym, że Twoja praca jest zbyt „twórcza” na to, by pętać ją procedurami, bo:

• w obrębie każdej pracy są obszary, które mogą i powinny być poddane procedurom, jak i takie, w których pozostaje więcej miejsca na spontaniczność;
• są różne poziomy dla różnego typu pracy – od bardzo szczegółowych, gdzie punkt po punkcie pokazujemy całą ścieżkę, aż po ogólne zasady, bardziej odpowiednie dla zawodów kreatywnych.

Uwierz mi! Natchnienie się miewa! Być może natchnienia nie da się poddać procedurom. Ale to, co z nim zrobisz i jak rozplanujesz pracę, już… tak! Nawet jeśli masz wolny zawód i sam sobie jesteś sterem, żeglarzem, okrętem, warto spisać procedury, jak coś robić, bo:

• możesz w natłoku zajęć przestać o czymś pamiętać i przyda się ściągawka,
• możesz podjąć decyzję, że część zadań chcesz przekazać i wtedy procedury będą jak znalazł.

Nieprzestrzeganie procedur przez pracowników

„Nie będę pisał procedur, bo pracownicy i tak ich nie przestrzegają” – znasz to? Całkiem często słyszę tę wymówkę i dobrze wiem, jak przedsiębiorcy motywują swoją niechęć. Najczęściej obawiają się tego, że ich pracownicy będą się czuli nadmiernie ograniczani w pracy, kontrolowani i pozbawieni wolności, a – w związku z tym – staną okoniem.

Przedsiębiorcy martwią się też często, że ich ludzie w ogóle nie będą chcieli zaakceptować zmiany, jaką jest wprowadzanie procedur do pracy.

Te obawy mogą być w 100% uzasadnione, co bynajmniej nie oznacza, że… powinny kogokolwiek zniechęcać do wprowadzenia procedur. Dlaczego? Bo zyski z posiadania procedur są znacznie większe niż chwilowy dyskomfort związany z radzeniem sobie z niechęcią pracowników. Problem polega na tym, że wielu przedsiębiorców unika jak ognia konfrontacji z pracownikami i nie radzi sobie ze skutecznym komunikowaniem się z podwładnymi (jeśli też masz taki problem, koniecznie obejrzyj nasze szkolenie: Musimy porozmawiać! Komunikacja z pracownikami krok po kroku).

Co więcej, nie rozumieją oni, że każdą, absolutnie każdą (!), zmianę w firmie trzeba umieć… sprzedać! Tak, dobrze czytasz! Sprzedać swoim pracownikom tak, jakbyś sprzedawał coś klientom. Innymi słowy, zanim wprowadzisz zmianę (w tym przypadku: procedurę czy procedury), musisz powiedzieć pracownikom, jakie oni będą mieli z tego korzyści. Od tego, jak dobrze im to „sprzedasz”, zależy, jak chętnie będą to robić.

Jak dobrze zorganizowana jest Twoja firma?

Teraz coś Ci zdradzę. Coś naprawdę mocnego. Coś, czym może być podszyta także Twoja niechęć do procedur. Coś, do czego – być może – sam przed sobą nie chcesz się przyznać…

Każdy wie, że procedury są potrzebne, że porządkują rzeczywistość w firmie, że pozwalają unikać błędów i że mają jeszcze wiele innych zalet (przeczytasz o nich tutaj). Jeśli Twoja praca to głównie działania operacyjne, nieustanne gaszenie pożarów, to wyobraź sobie, co by było, gdybyś nagle nie musiał tego wszystkiego robić. Wreszcie wolny? A może… niepotrzebny?

Widzisz, część przedsiębiorców żywi bardzo toksyczne przekonania o procedurach, które wynikają z obaw przed tym, co się stanie z nimi samymi i z ich biznesami, gdy ich firmy będą dużo lepiej zorganizowane. To są bardzo silne i bardzo pierwotne emocje związane z poczuciem bezpieczeństwa i zagrożenia. Jeśli ciągle coś robisz, naprawiasz, ratujesz, gasisz (pożary), możesz mieć wewnętrzne poczucie, że – mając procedury i porządkując firmę – staniesz się… niepotrzebny. W wielu przypadkach to bardzo głęboka obawa o utratę kontroli i władzy nad firmą, traktowaną w myśl idei „Państwo [firma] to ja!”.

Czasem wynika ona z niskiego poczucia własnej wartości, czasem z braku pewności siebie, czasem z niedostatecznych umiejętności liderskich, czasem z braku umiejętności samodzielnego dowartościowania i docenienia siebie. Być może jest to temat do przepracowania z coachem czy trenerem biznesowym. Jeśli tak, zrób to! Zachęcam Cię gorąco – wiesz dlaczego? Bo kiedy to przepracujesz i gdy procedury zastąpią Cię w bieżączce, będziesz mógł w końcu naprawdę zarządzać firmą. Dopiero wtedy będziesz faktycznie głową firmy i dopiero wtedy staniesz się jej naprawdę niezbędny. Szef nie może zamiatać, to proste!

To jak – piszemy procedury?

Jestem ciekaw, co teraz czujesz. Może wstyd, jak ktoś przyłapany z ręką w bombonierce? Złość, że (może?) trochę Cię przejrzałem? Wiarę, że możesz to, cholera, zrobić? Poczucie, że „no dobra, wezmę się w końcu za to?”.

Pozwól, że coś Ci powiem. Bez względu na to, co czujesz… Bez względu na to, co Cię tak naprawdę powstrzymuje przed stworzeniem procedur… Bez względu na to, czy na przykład brak czasu to w Twoim przypadku prawda czy wymówka… Zrób to! Po prostu załatw ten temat!

Nie liczy się to, co czytasz i myślisz, że zrobisz, liczy się to, co robisz. Więc po prostu to zrób, a jeśli chcesz podpowiedzi, jak napisać procedury, jeśli potrzebujesz 100% konkretnych wskazówek, przejrzystego – i zawsze aktualnego! – wzoru, z którego możesz skorzystać, to mam dobrą wiadomość! Zrobiliśmy go już dla Ciebie. Pod tym linkiem znajdziesz prawdopodobnie najbardziej kompletny w sieci przewodnik wyjaśniający, czym są procedury, i gotowca, jak je tworzyć.

Możesz też od razu pobrać całkowicie bezpłatny (0 zł) przewodnik – KREATOR FIRMOWYCH PROCEDUR. Pobierz go, otwórz maila, a następnie PO PROSTU wypełnij schemat własnymi treściami. To nigdy nie było tak proste! To jak, dajemy radę – teraz?

Bezpłatny (0 zł)
KREATOR FIRMOWYCH PROCEDUR

Zapanuj nad chaosem w firmie

Mając ten przykład procedury:

• stworzysz dowolną procedurę firmową w 45 minut,
• poznasz 8 konkretnych wskazówek, dzięki którym wszystkie Twoje procedury uzyskają przejrzystą i powtarzalną formę,
• Twoi pracownicy przestaną popełniać wciąż te same błędy,
• a Ty zyskasz spokój.

Chcę wzór procedury!
Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.

Paweł Królak

Przedsiębiorca i strateg biznesowy, założyciel, prezes zarządu i największy akcjonariusz Grupy Coraz Lepsza Firma S.A.

W ciągu zaledwie kilku lat zbudował od zera firmę wartą ponad 30 milionów złotych na rynku, na którym wszyscy mówili, że to absolutnie niewykonalne. Dziś firma obsługuje ponad 8000 klientów, zatrudnia 30 osób i rośnie w tempie Doliny Krzemowej (dwucyfrowe wzrosty miesiąc do miesiąca).

Gościnnie wykłada na studiach biznesowych i MBA, pisze książki i niezliczone artykuły.

Ewa Rot-Buga

Prowadzi własny biznes, ale – jak mówi – jej serce jest w Coraz Lepszej Firmie. Tworzy teksty, które inspirują do zmiany i rozwijania siebie. Ukończyła filologię polską i kulturoznawstwo na Uniwersytecie Warszawskim. Jako doktor nauk humanistycznych czytuje rękopisy, starodruki i naprawdę dobre książki. Prywatnie pasjonatka podróży i jeździectwa – łączy te dwie pasje, realizując marzenia o wyprawach konnych po najdzikszych zakątkach świata.