Jak zrealizować firmowy projekt na czas? Podstawy metody łańcucha krytycznego

Łańcuch krytyczny pomoże Ci zrealizować każdy projekt. Słyszałeś o nim? Jeśli jednym z problemów w Twojej firmie jest niedotrzymywanie terminów wykonywania zadań, to zdecydowanie najwyższy czas, abyś poznał tę metodę działania.

Zanim przejdziemy do tego, co najważniejsze, ustalmy podstawy, żebyśmy mogli bardzo dobrze się zrozumieć…

Czym jest „projekt”?

Termin „projekt” jest powszechnie używany w języku polskim, ale mało kto zastanawia się nad jego znaczeniem. Tymczasem projekt to złożone działanie o charakterze jednorazowym, podejmowane dla osiągnięcia z góry założonych celów. Podstawowymi cechami projektu są zatem:

• terminowość (określenie ram czasowych),
• jednorazowość (niepowtarzalność),
• złożoność,
• celowość.

Co natomiast oznacza, że projekt został wcielony w życie?

Według Marka Kowalczyka, polskiego eksperta do spraw zarządzania projektami, wcielenie projektu w życie oznacza, że zakres projektu został zrealizowany:

• w pełni,
• w zadanym czasie
• i po zadanych kosztach.

Jest to „złoty trójkąt zarządzania projektami”.

Jak zwykle wygląda realizacja projektów?

W teorii czas jest jednym z kluczowych parametrów w zarządzaniu projektami. A jak to wygląda w praktyce?

Według różnych statystyk większość projektów przekracza terminy i/lub budżet. Skala przekroczenia pierwotnie zakładanych kosztów wynosi 189%, a czasu – 222%.

Dobrym przykładem na potwierdzenie tego zjawiska jest, przytaczana przez Kowalczyka podczas wystąpienia na Tedx, budowa Terminalu 2 na warszawskim Okęciu. Jego otwarcie pierwotnie planowano na listopad 2005 r. Ostatecznie nastąpiło ono w 2008 r., a ostatnie prace wykończeniowe zakończyły się w 2011 r.

Warto zatem odpowiedzieć sobie na kolejne pytanie...

Dlaczego projekty tak często są opóźnione?

Jak zauważa Kowalczyk, najczęściej można usłyszeć 3 odpowiedzi. Ciekawe, którą z nich słyszysz najczęściej w swojej firmie. Oto one:

1. „Takie jest prawo natury, taka już jest przypadłość projektów”. Oczywiste jest, że to twierdzenie niczego nie wyjaśnia. Zwalanie spraw, choć w minimalnym stopniu zależnych od człowieka, na czynniki zewnętrzne oddala nas od rozwiązania problemu.
2. „Ze względu na trudności obiektywne” – Kowalczyk przypomina, że we Wrocławiu nie zdążono z budową mostu Warszawskiego, bo... padał deszcz. Oczywiście trudności obiektywne się zdarzają (np. ktoś nie zdąży z transportem produktów ze względu na śnieżycę na drogach albo fabryka nie zdąży z realizacją zamówień z powodu pożaru hali produkcyjnej). Na pewno nie jest jednak tak, że realizacja większości projektów wydłuża się z tego powodu trzykrotnie.
3. „Ludzie robią to specjalnie”. No cóż można chyba tylko współczuć szefom, którzy boją się, że ich pracownicy robią wszystko, żeby tylko nie wyrobić się z realizacją swoich zadań...

Prawdziwe przyczyny niewyrabiania się z realizacją projektów leżą tak naprawdę gdzie indziej – są to przyczyny systemowe, które wynikają z błędnego zarządzania.

Klasyczne zarządzanie projektami wygląda tak: kierownictwo wyznacza ścisłe ramy czasowe na wykonanie jakiegoś zadania i rygorystycznie egzekwuje przestrzeganie indywidualnych terminów (za ich niedotrzymanie grożą kary). Pracownicy nie chcą zostać ukarani, więc usiłują stwarzać „rezerwy indywidualne” – negocjują wydłużenie tych terminów, na co szefostwo z reguły przystaje. W ten sposób wszyscy są zadowoleni, tylko realizacja projektu wydłuża się w nieskończoność...

Przykładem takiego braku terminowości jest syndrom studenta, którego doświadczyła chyba większość z nas. Jeśli student ma dużo czasu do egzaminu, to wcale nie uczy się systematycznie. Raczej siada do nauki tuż przed terminem.

I na tym polega syndrom studenta w biznesie – jeżeli człowiek ma dużo czasu na wykonanie jakiegoś zadania, to początki tego czasu zwykle są marnowane, a za realizację zadania bierze się w ostatniej chwili.

Dlatego właśnie tak bardzo przydatna okazuje się...

Metoda łańcucha krytycznego – podstawy

Istnieje metoda pozwalająca efektywnie wykorzystać czas przeznaczony na realizację projektu. Tą metodą jest opracowana przez izraelskiego fizyka Eliyahu Goldratta metoda łańcucha krytycznego.

Łańcuch krytyczny – definicja

Metoda łańcucha krytycznego (ang. CCPM – critical chain project management) kładzie akcent na wykorzystanie zasobów niezbędnych do wykonania zadań przewidzianych w projekcie.

Według Goldratta łańcuch krytyczny to ciąg najdłuższych działań niezbędnych do realizacji celu danego zadania przy zastosowaniu optymalnych zasobów (również czasowych).

Podstawowe założenia tej metody Goldratt ujął w 5 punktach:

• ustalenie zadań krytycznych,
• skrócenie czasu trwania poszczególnych czynności,
• stosowanie buforów, czyli rezerw czasowych,
• wyznaczenie terminu zakończenia realizacji projektu z uwzględnieniem skróconego harmonogramu prac i przyjętych buforów,
• monitorowanie buforów czasowych.

Czas realizacji projektu

Metoda łańcucha krytycznego zaleca utrzymywanie ambitnych terminów realizacji zadania, przy jednoczesnej rezygnacji z kar za ich niedotrzymanie, czyli zupełnie inne rozwiązanie niż klasyczne metody zarządzania. W związku z tym pracownicy nie mają już powodu, żeby tworzyć sobie „rezerwy indywidualne”.

Z kolei w zamian za likwidację tych „rezerw indywidualnych”, tworzy się strefę buforową, czyli jeden centralny „magazyn rezerw”. Dzięki tym zabiegom już na etapie planowania da się opracować wspólny dla wszystkich zapas czasu, gdyby jednak nie udało się wykonać zadania w tym ambitnym terminie.

Żeby ta strefa buforowa nie została zmarnowana (żeby nie wystąpił syndrom studenta), musi istnieć mechanizm ochronny. Ten mechanizm nazywa się „zarządzaniem buforami”. Polega on na podziale bufora czasowego na trzy równe części:

• jeśli realizacja zadania dopiero wkracza w strefę buforową, należy uważniej obserwować postępy prac;
• jeżeli projekt wkracza w drugą część fazy buforowej, wtedy trzeba zaplanować ewentualne działania usprawniające jego wykonanie;
• jeśli natomiast zadanie przekroczy trzecią, ostatnią część strefy buforowej, trzeba szybko podjąć działania, żeby uniknąć opóźnienia w realizacji projektu.

Wielką zaletą tego systemu jest to, że wymaga on systematycznej odpowiedzi tylko na jedno pytanie: „Ile czasu pozostało do zakończenia zadania?”. Plusem jest też oszczędność Twojego czasu. Nie musisz już go marnować na liczne spotkania, narady, raporty itp.

Jaka jest skuteczność metody łańcucha krytycznego?

Praktyka wielu firm z całego świata dowiodła skuteczności tej metody. Według badań 95% projektów realizowanych według metody łańcucha krytycznego zostaje wykonanych na czas, a przy regularnym stosowaniu tej metody redukcja czasu potrzebnego na realizację projektu może wynieść nawet 50%.

Metoda łańcucha krytycznego – przykład

Przykładem państwa stosującego tę metodę jest Japonia, gdzie wszystkie projekty finansowane ze środków publicznych realizowane są właśnie według metody łańcucha krytycznego. Nie trzeba chyba dodawać, że wszyscy odnoszą korzyści z takiej sytuacji.

A Ty? Też chciałbyś w końcu realizować projekty na czas?

W internecie znajdziesz nie tylko książkę Goldratta, ale także wiele opracowań jego teorii. Możesz również sięgnąć po nagrania. Na YouTubie jest mnóstwo omówień metody łańcucha krytycznego.

Jeśli nie wszystko jest więc dla Ciebie jasne, bez trudu rozwiejesz swoje wątpliwości. Warto, bo ta metoda może zmienić rzeczywistość w Twojej firmie.

Pobierz DARMOWY (0 zł) PORADNIK:

„6 złodziei czasu w życiu przedsiębiorcy
i jak sobie z nimi poradzić”

Dowiesz się z niego:

• Jak spokojnie wyrabiać się ze wszystkimi zadaniami i wychodzić z pracy 2 godziny wcześniej – bez żadnej szkody dla firmy. (strony 11-12)
• Co dokładnie powiedzieć swoim pracownikom, by nigdy więcej nie zawracali Ci głowy wtedy, kiedy naprawdę potrzebujesz się skupić. (strony 25-26)
• Dlaczego sprawdzenie maili to najgorsze, co możesz zrobić po przyjściu do firmy. I dlaczego rozpoczynanie pracy o 8 rano to prosta droga do niewyrabiania się z robotą.

POBIERAM
Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.

Maciej Bielak

Z wykształcenia jest historykiem i politologiem, a z zamiłowania dziennikarzem. Jego największym hobby jest muzyka jazzowa. Poza tym jest miłośnikiem reportażu i literatury rosyjskiej.