Nie wyrabiasz się z robotą i myślisz o tym, żeby zacząć delegować pracownikom zadania, albo o tym, by delegować znacznie więcej i skuteczniej niż do tej pory?
To doskonała decyzja.
Być może jednocześnie przyszło Ci jednak do głowy, że to nie ma sensu, bo nikt nie zrobi czegoś lepiej od Ciebie, bo nie masz czasu na tłumaczenie, bo i tak musisz na końcu wszystko poprawić.
To może być prawdą, ale tylko wtedy, gdy oddelegujesz pracę nieprawidłowo. Czyli tak, jak szef w pierwszej scenie kolejnego odcinka Biznesowego ABC. Koniecznie to sprawdź!
Jakie błędy można popełnić, delegując zadania?
Docelowo warto delegować... WSZYSTKO. I w ten sposób zacznij myśleć o delegowaniu. Tu nie chodzi o to, jakie drobne rzeczy możesz komuś oddać. Tu chodzi o to, by tak myśleć o biznesie, abyś kiedyś był w stanie oddelegować absolutnie wszystko.
Oczywiście nie oznacza to, że należy oddać WSZYSTKO już JUTRO. To na pewno nie wyszłoby na dobre ani Tobie, ani pracownikom, ani firmie.
W 3 odcinku Biznesowego ABC szef postanowił oddelegować niedoświadczonemu pracownikowi proste, jak mu się wydawało, zadanie – zapakowanie, zaadresowanie i przekazywanie kurierowi paczek.
Niestety skończyło się to… katastrofą.
Co poszło nie tak?
Po pierwsze, szef nie przemyślał tego, komu deleguje zadanie. Zlecił je pracownicy, która akurat była dostępna. Jemu sprawa wydawała się prosta, banalna wręcz. Robił to w swojej firmie tysiące razy. Nie przewidział, że Magda może mieć problemy i wiele wątpliwości. A powinien był o tym pomyśleć.
Po drugie, nie zastanowił się, czy dziewczyna ma wszystkie potrzebne narzędzia. Łatwo było zauważyć, że czuła się niepewnie i nie miała ani potrzebnych informacji, ani narzędzi, chociażby hasła do systemu.
Po trzecie nie upewnił się, czy pracownica wszystko zrozumiała i nie spytał, jak zamierza wykonać zadanie.
Po czwarte nie ustalił żadnych punktów kontrolnych. Nie sprawdził, czy sobie poradziła.
W tym przypadku odpowiedzialność za to, że Magda źle wykonała zadanie, ponosi… szef.
Ale nie jesteśmy tu po to, żeby szukać winnych, tylko po to, żeby nauczyć się, jak delegować pracownikom zadania, żeby robili je szybko i z dobrym efektem, więc sprawdźmy…
Jakich zasad warto się trzymać, delegując zadania?
Po pierwsze, przemyśl, komu oddelegujesz zadania. Zadaj sobie pytania:
- Kto jest najbardziej kompetentny, żeby sobie poradzić?
- Któremu z Twoich pracowników to zadanie sprawi najwięcej przyjemności, a w związku z tym podejdzie do niego z największym zaangażowaniem?
- Czy zadanie trzeba wykonać szybko i w związku z tym potrzebujesz kogoś doświadczonego, czy też nie jest aż tak pilne i spokojnie możesz poświęcić czas, by pomóc innemu pracownikowi zdobyć nowe kompetencje?
Po drugie, jasno określ wymagania.
Bardzo często okazuje się, że to, co masz na myśli, kiedy przekazujesz pracownikowi wytyczne, on rozumie zupełnie inaczej. Dlatego tak ważne jest, żebyś się upewnił, czy na pewno postrzegacie cel, sens i sposób wykonania zadania tak samo.
Po trzecie, upewnij się, że pracownik wszystko zrozumiał i poproś o przedstawienie planu działania (a nie tylko efektów pracy).
Zapytaj pracownika o konkretny plan. Jeśli zadanie jest skomplikowane, możesz dać mu czas na przemyślenie kolejnych działań. Ważne jest jednak, żebyś odniósł się do tego, co przygotuje. Dzięki temu będziesz mógł znów sprawdzić, czy dobrze się rozumiecie.
Po czwarte, upewnij się, że pracownik ma wszystko, co jest mu potrzebne do wykonania zadania.
Możesz uważać, że jeśli pracownik będzie miał jakieś pytania, to po prostu zapyta. Ale wcale nie musi tak być. Po pierwsze, na początku może nie dostrzegać, co jest mu potrzebne, żeby sobie poradzić, a po drugie, może się bać lub stresować. Dlatego to Ty powinieneś się upewnić, czy wskazana osoba posiada wszystko, co konieczne, by odnieść sukces.
Zadaj sobie pytanie, czy pracownik:
- ma na tyle szerokie kompetencje, że sobie poradzi;
- znajdzie czas na wykonanie zadania i nie zaniedba w związku z nim innych pilnych obowiązków;
- dostał wszystkie potrzebne narzędzia, aby wykonać zadanie.
Jeśli odpowiedziałeś „tak” na każdy z powyższych punktów, to…
Po piąte, ustal punkty kontrolne i monitoruj postępy – po prostu egzekwuj.
Ufam, ale sprawdzam – ta zasada doskonale opisuje to, co trzeba robić, delegując obowiązki. Oczywiście nie chodzi o to, aby zaskakiwać pracownika niespodziewanymi kontrolami albo czaić się tuż za nim i patrzeć mu na ręce. Nie po to przecież delegujesz, żeby dokładać sobie roboty. Poza tym to mogłoby zupełnie zniszczyć jego motywację do pracy i zaufanie między Wami.
Zamiast tego wspólnie ustalcie konkretny moment, w którym porozmawiacie o postępach i ewentualnych przeszkodach czy kłopotach.
Po szóste nie daj wejść sobie na głowę – pobudź samodzielne myślenie u pracowników.
Jeśli pracownik nie jest jeszcze na tym etapie rozwoju swoich kompetencji, że może poradzić sobie z problemami samodzielnie, koniecznie zaznacz, żeby przychodził z nimi do Ciebie.
Na początku Ty proponuj rozwiązania. Z biegiem czasu coraz częściej pytaj pracownika o jego propozycje.
Takie postępowanie pozwoli mu rozwinąć w sobie umiejętność radzenia sobie z kłopotami, a Tobie da wewnętrzny spokój. Będziesz miał pewność, że dowiesz się o trudnościach, a jednocześnie zobaczysz, jak rodzi się w pełni samodzielny pracownik, któremu w odpowiednim momencie będziesz mógł powierzyć jeszcze bardziej odpowiedzialne zadania.
I najważniejsza sprawa…
Po wykonaniu zadania przekaż pracownikowi informację zwrotną, wskazując, co było w porządku, a co jeszcze wymaga poprawy.
Jeśli masz obawy przed takimi rozmowami, jeśli nie wiesz, jak powiedzieć swoim ludziom, że sobie nie poradzili, lub nie jesteś pewien, jak postąpić, gdy po prostu nie chcą zabrać się za pracę, którą im zlecasz, koniecznie zerknij do naszego szkolenia „Musimy porozmawiać”.
Znajdziesz w nim konkretne i dokładne scenariusze trudnych rozmów. Dzięki nim nie tylko zaczniesz delegować znacznie sprawniej, ale też pracownicy zaczną Cię jeszcze bardziej szanować, a Ty z radością będziesz obserwował, jak rosną ich kompetencje oraz wiara w siebie.
Martyna Kosienkowska
Redaktor bloga Coraz Lepszej Firmy. Wcześniej redaktor prowadzący w wydawnictwach biznesowo-marketingowym i medycznym. Prowadziła kilka blogów internetowych, m.in. o e-handlu i zdrowiu. Współpracowała z wydawnictwami uniwersyteckimi, dbając o wysoki poziom językowy książek.
Michał Bugno
Przez 15 lat pracował jako dziennikarz sportowy – najpierw w Wirtualnej Polsce, a później w telewizji Polsat Sport. Jako reporter obsługiwał liczne wydarzenia najwyższej rangi, m.in. w piłce nożnej, sportach walki i sportach zimowych. Był korespondentem podczas igrzysk olimpijskich w Pjongczangu w 2018 roku. Przez 5 lat prowadził cykl wywiadów wideo „Sektor Gości” ze sportowcami. Obecnie realizuje projekty wideo w Coraz Lepszej Firmie. W wolnym czasie lubi żyć aktywnie – biegać, jeździć na rowerze lub na nartach i zdobywać górskie szczyty.
