Co każdy nievatowiec powinien wiedzieć, czyli VAT pod lupą księgowej

Znasz to uczucie, gdy jedno pozornie drobne wydarzenie zmienia wszystko? Gdy myślisz: „Gdybym mógł/mogła cofnąć czas… Gdybym tylko wiedział/a…”.

Takie zdania pojawiają się często w głowach osób, które zdecydowały się zostać vatowcami lub… przeciwnie – które tego nie zrobiły. Obie opcje mają bowiem zalety i wady.

Ten artykuł jest dla tych przedsiębiorców, którzy wybrali zwolnienie z VAT i przynajmniej na razie nie planują tego zmieniać. Jednak to, że nie planują, wcale nie znaczy, że nie będą musieli, bo na nievatowców czeka wiele pułapek. Warto mieć świadomość, co w przepisach piszczy…

VAT z wozu, przedsiębiorcy lżej?

Gdy zakładałeś firmę, jedną z ważniejszych decyzji była ta dotycząca VAT: zgłaszać się czy wybrać zwolnienie.

Jeśli jesteś „czynnym vatowcem”, czyli – jak to mówią moi klienci – jeśli „jesteś na vacie”, ten artykuł nie jest dla Ciebie. Już bardziej vatowcem nie będziesz. Możesz ewentualnie rozważyć rezygnację z tego „przywileju”, o czym napiszę na końcu.

Jeśli czytasz dalej, zakładam, że należysz do nievatowców. W wielu przypadkach jest to słuszny wybór.

Może jednak planujesz dobrowolne zgłoszenie się do VAT? W takim razie zastanów się, czy pasują do Ciebie poniższe twierdzenia:

• Twoje towary lub usługi byłyby opodatkowane stawką niższą niż podstawowa (a stawka podstawowa, czyli 23%, dotyczy zdecydowanej większości towarów i usług),
• planujesz wysokie wydatki inwestycyjne, od których mógłbyś odliczyć VAT (wiem, że dla małej firmy nawet 1000 złotych to wysokie koszty, ale myślę raczej o wydatkach rzędu 100 tysięcy złotych i więcej),
• planujesz w niedalekiej przyszłości sprzedawać towary/usługi poza Polską,
• twoimi klientami będą na ogół inne firmy,
• zakładasz, że i tak szybko przekroczysz limit obrotów pozwalający na wybór zwolnienia (będzie jeszcze o tym mowa w dalszej części artykułu).

Im więcej razy odpowiedziałeś „tak”, tym bardziej opłaca Ci się zostać vatowcem. Zanim jednak zrobisz krok w tym kierunku, poproś o pomoc kogoś, kto dobrze zna temat. Nigdy nie podejmuj decyzji, z których trudno się wycofać, na podstawie jednego artykułu czy jednej wypowiedzi!

Jeśli na wszystkie twierdzenia odpowiedziałeś „nie”, nie spiesz się z rejestracją do VAT, o ile oczywiście masz prawo wyboru.

Dlaczego tak uważam?

Jeśli NIE jesteś vatowcem, to:

1. Nie płacisz podatku VAT do skarbówki. Kto lubi płacić podatki, niech podniesie rękę do góry. Nie widzę…

Sceptyk zaraz powie, że zwrotu VAT też nie dostaniesz, ale – umówmy się – nie po to wprowadzono podatki, żeby pieniędzmi z budżetu państwa dopieszczać przedsiębiorców. Płacących są tysiące, zwroty otrzymują pojedyncze osoby.

I już słyszę pytanie: Od czego to zależy? To temat na kolejny artykuł. I to z gatunku tych długich i zawiłych. W dużym uproszczeniu: na regularne zwroty mogą liczyć przede wszystkim przedsiębiorcy, którzy kupują towary i usługi ze stawką VAT wyższą, a sprzedają – ze stawką niższą. Do takich wybrańców losu należą na przykład firmy wykonujące remonty w budownictwie mieszkaniowym i firmy eksportujące towary za granicę.

2. Wystawiasz faktury bez VAT. Nie musisz więc zastanawiać się, czy do swojego towaru lub swojej usługi stosujesz prawidłową stawkę podatku. A jej wybór nie jest wcale taki oczywisty. Wiedzą o tym ci, którzy występują do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej o wiążącą informację stawkową.
3. Nie musisz wysyłać co miesiąc do Ministerstwa Finansów plików JPKVAT. To obowiązek obwarowany wysokimi karami. Zmusza przedsiębiorców do zakupienia odpowiedniego programu i doktoryzowania się w prawie podatkowym. Albo opłacenia kogoś, kto zrobi to za nich.
4. W niewielkim stopniu dotyczą Cię obowiązki związane z MPP, „białą listą” i kodami GTU.

Nie wiesz za bardzo, o co mi chodzi? No właśnie, a vatowiec musi wiedzieć. W pilnowaniu, czy wszystko jest prawidłowo opisane i oznaczone, pomagają księgowe, ale główna odpowiedzialność ciąży na przedsiębiorcy.

5. Jest mniejsze prawdopodobieństwo, że zostaniesz skontrolowany przez skarbówkę. Kto lubi kontrole, ręka do góry. Znów nie widzę lasu rąk…

Kontrole zdecydowanie częściej są kierowane do vatowców. Przez to, że muszą oni zadbać o wiele dodatkowych formalności, mogą popełnić więcej pomyłek, więc urzędy skarbowe mają co robić. Poza tym afery karuzelowe spowodowały, że aparat skarbowy każdego vatowca traktuje jak potencjalnego przestępcę.

Wiesz już, dlaczego wybór zwolnienia z VAT może być dla wielu przedsiębiorców dobrym rozwiązaniem? To teraz kilka słów o tym, jak je zachować.

Bo niestety…

Przepisy o VAT są jak pole minowe

Wiesz na pewno, że jeśli korzystasz ze zwolnienia ze względu na małe obroty (do 200 tys. złotych/rok), musisz uważać, żeby nie przekroczyć ich limitu. Gdy to jednak nastąpi, powinieneś niezwłocznie zarejestrować się do VAT. Prawdopodobnie wiesz też, że w roku założenia firmy ten limit liczy się proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności.

Jeśli nie zgłosiłeś się do VAT, mimo że powinieneś, to nie znaczy, że nadal korzystasz ze zwolnienia. Po przekroczeniu określonej kwoty obrotów już jesteś vatowcem. Masz wszystkie obowiązki vatowca, tylko ich nie wypełniasz.

Możesz więc być vatowcem, nawet o tym nie wiedząc.

Niestety są też inne pułapki, które sprawiają, że stajesz się vatowcem mimo woli. Możesz bowiem wykonać czynności, które nakładają na Ciebie obowiązek zarejestrowania się jako płatnik VAT.

Co to za czynności? Na przykład sprzedaż przez internet.

Tak, ta sama sprzedaż, która wraz z rozwojem branży e-commerce zyskuje coraz większą popularność i była wyjątkowo atrakcyjnym sposobem na podratowanie firmy w czasie covidu. Wtedy to nieświadomi przedsiębiorcy masowo wpadali w pułapki przepisów o VAT.

Problematyczny okazał się chociażby art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, który mówi, kiedy powstaje obowiązek zarejestrowania się do VAT. Pod literą f czytamy, że ze zwolnienia NIE możesz korzystać, jeśli dokonujesz dostawy:

• preparatów kosmetycznych i toaletowych (PKWiU 20.42.1),
• komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych (PKWiU 26),
• urządzeń elektrycznych (PKWiU 27),

o ile sprzedaż odbywa się w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość, bez fizycznej obecności stron.

Akurat ten przepis, jeśli się go przeczyta uważnie, wydaje się względnie prosty.

Ale… jak często zaglądasz do ustaw podatkowych, żeby sprawdzić, czy działasz zgodnie z prawem? Prawdopodobnie nigdy lub bardzo rzadko.

I trudno się dziwić. Ustawy o podatkach nie zachęcają do lektury. Dlatego właśnie łatwo wpaść w pułapkę, gdy czerpie się wiedzę na temat obowiązujących przepisów z dwóch źródeł:

1. od znajomych,
2. z artykułu w internecie.

Artykuł wydaje się bardziej wiarygodnym źródłem wiedzy, ale pamiętaj, że każdy tekst, łącznie z tym, który w tej chwili czytasz, pokazuje tylko wycinek rzeczywistości. Autor stara się pisać tak, by być zrozumiałym dla czytelnika, stosuje uproszczenia i pomija wiele niuansów.

Załóżmy, że szukasz informacji o tym, kiedy musisz być vatowcem. Trafiasz na jakiś artykuł. Co w nim znajdziesz? Z kilku zdań sformułowanych w sensacyjny sposób dowiesz się o obowiązku rejestracji do VAT przedsiębiorców, którzy sprzedają przez internet „komputery i telefony”. Ani słowa o radiach, robotach kuchennych, lokówkach…

I właśnie w taką pułapkę wpadają właściciele firm. Po lekturze takiego tekstu dochodzą do wniosku, że ich ta sprawa nie dotyczy. Najgorsza sytuacja jest wtedy, gdy o tym, że powinni byli zgłosić się do VAT, dowiadują się podczas kontroli.

A jeśli zorientowałeś się wcześniej niż skarbówka?

Co zrobić, jeśli nie jesteś vatowcem, a w świetle przepisów powinieneś nim być?

Wtedy jak najszybciej wykonaj 3 kroki, które pomogą opanować sytuację:

1. Upewnij się, czy dobrze rozumiesz przepis i czy na pewno musisz zgłosić się do VAT. W razie wątpliwości zwróć się do doradcy podatkowego.
2. Złóż druk VAT R.

Tu zawsze pojawia się pytanie: Jaką datę wpisać jako datę rozpoczęcia czynności opodatkowanych?

To zależy od urzędu skarbowego. Chociaż z objaśnień wynika, że należy wpisać datę pierwszej sprzedaży (czyli datę z przeszłości), są urzędy, które nie przyjmują VAT R z datą wsteczną. Zadzwoń do swojego urzędu i upewnij się, jaka powinna być to data. Albo zostaw puste miejsce i dopytaj na miejscu, w urzędzie.

Do druku warto dołączyć kopię tytułu prawnego do lokalu, który jest wskazany jako siedziba firmy. Tytuł prawny to akt własności, umowa najmu albo użyczenia lokalu. Przepisy nie mówią o takim obowiązku, ale skarbówka i tak się o ten dokument upomni.

Aby ograniczyć ryzyko kary, dołącz też „czynny żal”, czyli donos na siebie samego, że popełniłeś wykroczenie skarbowe, i wyrażenie skruchy. Wzór pisma znajdziesz na końcu artykułu.

Dygresja: VAT R i „czynny żal” to ważne dokumenty. Przekazując je za pośrednictwem tradycyjnej poczty, koniecznie skorzystaj z listu poleconego i zachowaj potwierdzenie. Jeśli składasz je osobiście, przygotuj dwa komplety – jeden zostawisz w urzędzie, a na drugim poproś o pieczątkę potwierdzającą datę złożenia.

3. Przygotuj ewidencję VAT, wyślij zaległe pliki JPKVAT i zapłać ewentualny podatek VAT.

Czy to wystarczy, by uniknąć kary?

Dużo zależy od okoliczności, ale to może się udać. Jeśli nie, za złożenie JPK po terminie dostaniesz mandat skarbowy.

Zacząłeś właśnie rozważać ucieczkę do Ameryki Południowej? Spokojnie, przemyśl to jeszcze. Wysokość mandatu zależy od ciężaru wykroczenia, majętności przedsiębiorcy i surowości urzędnika oczywiście. Zwykle w przypadku drobnych przedsiębiorców i niewielkich wykroczeń mandat wynosi kilkaset złotych.

Ale najniższa kara (jeśli już dojdzie do jej wymierzenia) to 1/10 najniższego wynagrodzenia, więc warto zapoznać się z przepisami i kolejnych takich sytuacji unikać.

Jeśli utracisz prawo do zwolnienia z VAT, to pamiętaj, że na szczęście…

Vatowcem nie musisz być na zawsze

Jeśli obroty Twojej firmy i rodzaj działalności pozwolą, możesz ponownie skorzystać ze zwolnienia. Ale nie od razu. Musi minąć przynajmniej rok od końca roku, w którym straciłeś prawo do zwolnienia. Nawet gdybyś zamknął obecną działalność i otworzył nową, ta zasada przejdzie na nową firmę.

W praktyce oznacza to, że ktoś, kto w 2022 r. utracił prawo do zwolnienia z VAT, bo w ramach działalności sprzedał przez Allegro suszarkę do włosów, może ponownie wybrać zwolnienie najwcześniej w 2024 r.

Warto więc uważać na VAT i wiedzieć…

Jak uniknąć pułapek podatkowych

Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, uważaj na zmiany przepisów. Obejmują obowiązkiem rejestracji do VAT coraz większą liczbę firm. I zachowaj czujność, gdy zmieniasz branżę albo rozszerzasz działalność.

• Czytaj dostępne artykuły, ale najlepiej te publikowane w wydawnictwach fachowych. I najpierw sprawdzaj datę publikacji. Przepisy zmieniają się tak często, że teksty, w których są one omawiane, szybko tracą ważność. Artykuły z zeszłego roku prawdopodobnie są już nieaktualne. Ale i nowsze mogą dotyczyć przepisów, które znów się zmieniły.
• Odszukaj i przeczytaj fragment ustawy, który w tym momencie jest dla Ciebie istotny. Przynajmniej spróbuj. W każdej ustawie są fragmenty bardziej zrozumiałe.
• Zadzwoń na infolinię Krajowej Administracji Skarbowej i zadaj pytanie konsultantom (lub napisz maila).
• I weryfikuj wszystko, czego się dowiesz z każdego wspomnianego wyżej źródła.
• Gdy sprawa jest niejednoznaczna, szukaj pomocy u doradcy podatkowego. On też nie wie wszystkiego i nie jest nieomylny. Ale w gąszczu przepisów porusza się z największą wprawą.
• A gdybyś przeoczył obowiązek zgłoszenia do VAT, nie odkładaj dopełnienia formalności i nie czekaj na zaproszenie z urzędu skarbowego. Jeśli się pospieszysz, możesz uniknąć kary albo ograniczyć jej wysokość.

Aktualne przepisy znajdziesz tutaj. A pod tym linkiem masz możliwość zadania pytania konsultantom Krajowej Informacji Skarbowej.

Jeśli sprzedawałeś w ramach działalności (przez Allegro, sklep internetowy itp.) sprzęt elektryczny, elektroniczny, optyczny, sprawdź, czy nie jest umieszczony w klasyfikacji PKWiU w dziale 26 lub 27. Klasyfikację otworzysz pod powyższym linkiem, a po lewej stronie klasyfikacji odszukasz interesujący Cię dział.

Jeśli natomiast pod wpływem tego artykułu właśnie uświadamiasz sobie, że być może jesteś vatowcem mimo woli, zerknij na poniższy wzór dokumentu…

Czynny żal – wzór
Pobierz PDF

*Informacje zawarte w artykule nie są doradztwem podatkowym. Sygnalizuję w nim problemy i zagrożenia czyhające na właścicieli małych firm (i nie tylko), opierając się na moich doświadczeniach zebranych podczas wieloletniej współpracy z przedsiębiorcami.

Rozpocznij quiz
„Darmowy przegląd Twojej firmy”

I wywołaj w swojej firmie lawinę pozytywnych zmian

A zacznij od...

• usunięcia śmiertelnego grzechu małych firm. Znasz go?
• sprawdzenia, co TERAZ da Twojej firmie najwięcej gotówki. To nie zawsze klienci.
• wykorzystania ukrytego potencjału, który JUŻ w Twojej firmie JEST!

Rozpocznij quiz

Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.

Jadwiga Kubacka

Właścicielka biura rachunkowego działającego w zrównoważony sposób, opartego na długoletnim doświadczeniu i nowoczesnych rozwiązaniach, przyjaznego i wspierającego małe firmy. Uczestniczka Programu Rozwoju Coraz Lepszej Firmy.