Metoda kaizen – małymi kroczkami do perfekcyjnego biznesu

Wielu ludziom wydaje się, że rozwój biznesu wymaga olbrzymich pieniędzy i rewolucyjnych zmian. Można jednak rozwinąć firmę bez konieczności ponoszenia wielkich nakładów finansowych i wprowadzania spektakularnych innowacji. Jak tego dokonać? Zarządzając według metody kaizen.

Co to jest kaizen?

Termin kaizen został spopularyzowany w 1986 r., kiedy ukazała się książka Masaakiego Imai Kaizen: Klucz do konkurencyjnego sukcesu Japonii.

W języku japońskim kaizen oznacza ciągłe doskonalenie kierowników i pracowników, które odbywa się przy niskich kosztach. Współcześnie pod pojęciem kaizen rozumie się właśnie metodę zarządzania opartą na niskich kosztach i ciągłym doskonaleniu (tak definiuje kaizen m.in. oksfordzki słownik języka angielskiego).

Wspomniany Imai proponuje szerszą definicję tego terminu. Jego zdaniem kaizen oznacza koncepcję, w myśl której całe ludzkie życie (i zawodowe, i prywatne) podlega ciągłemu doskonaleniu. Imai podkreśla zatem uniwersalność kaizen, odnoszącego się zarówno do sposobu zarządzania firmą, jak i do stylu życia.

Taka definicja pozwala zrozumieć, dlaczego kaizen tak dobrze przyjął się w Japonii i przyczynił się do wielkiego sukcesu firm z tego kraju. Można bowiem z dużym prawdopodobieństwem stwierdzić, że stało się tak dlatego, że Japończycy praktykują styl życia bardzo podobny do wartości kaizen.

W tym miejscu warto jednak powtórzyć za japońskim autorem, że choć kaizen kojarzy się głównie z firmami z Kraju Kwitnącej Wiśni, to jest on stosowany przez przedsiębiorców na całym świecie – wśród organizacji stosujących kaizen są m.in. Walt Disney World, Siemens czy Leyland Trucks.

Zarządzanie według kaizen

Jak zauważa Imai, zarządzanie według koncepcji kaizen opiera się na dwóch podstawowych zasadach, którymi są utrzymanie i doskonalenie standardów. Utrzymanie standardów sprowadza się do utrzymania aktualnego poziomu procedur, technologii i zarządzania. Natomiast doskonalenie standardów odbywa się drogą małych, stopniowych usprawnień.

Warto w tym miejscu przypomnieć, że ta ostatnia cecha kaizen stanowi podstawową różnicę między zachodnim a japońskim stylem zarządzania.

Według zachodniej szkoły zarządzania zmiany w firmie powinny odbywać się wskutek innowacji, czyli przełomowych zmian przynoszących szybkie skutki. Natomiast w myśl koncepcji kaizen zmiany w biznesie powinny następować w drodze małych, stopniowych, ale za to ciągłych udoskonaleń.

Kaizen proponuje zatem doskonalenie biznesu przez nieustające, drobne udoskonalenia, które mają przynieść trwałe i długofalowe rezultaty. To z kolei wymaga ciągłego doskonalenia umiejętności pracowników i właścicieli firm zarządzanych według metody kaizen.

Takie podejście do zarządzania ma jedną zasadniczą zaletę: pozwala udoskonalić biznes niewielkimi kosztami, co jest niemal niemożliwe w przypadku innowacji, które często wymagają olbrzymich nakładów finansowych.

Myślenie procesowe

Kolejnym elementem metody kaizen jest myślenie procesowe. Oznacza to, że firma zarządzana według kaizen jest nastawiona na proces, a nie na wynik.

To diametralnie inne podejście niż w przedsiębiorstwach prowadzonych według zachodniej szkoły zarządzania. Firmy na Zachodzie często zorientowane są na wynik, co ma swoje przełożenie na sposób zarządzania – w wielu zachodnich firmach wciąż stosuje się przestarzałe metody, takie jak metoda kija i marchewki.

Myślenie procesowe jest całkowitym tego przeciwieństwem. Jak pisze Imai, w kaizen uważa się bowiem, że jeśli poprawi się proces, to poprawi się też wynik, z kolei zły wynik jest konsekwencją złego procesu.

Cykl PDCA/SDCA

Jednym z charakterystycznych narzędzi stosowanych w firmach kierowanych metodą kaizen jest cykl PDCA lub SDCA. Ten cykl stosuje się przy wdrażaniu nowych procesów lub strategii w firmie oraz standaryzowaniu tych procesów. Cykl PDCA składa się z 4 etapów:

1. Planuj. Ten etap polega na odnalezieniu procesu, który wymaga poprawy, oraz opracowaniu działań, które mają doprowadzić do poprawy.
2. Rób. Na tym etapie po prostu wdraża się zaplanowane działania.
3. Sprawdź. Kolejnym etapem cyklu PDCA jest sprawdzanie, czy dane rozwiązania są właściwie wdrażane i czy przynoszą zakładane skutki.
4. Działaj. Czwartym etapem cyklu PDCA jest regularne wykonywanie wdrożonych w ten sposób procesów. Dzięki temu można uniknąć poprzednich problemów lub znaleźć nowe obszary do poprawy.

Wielokrotnie powtarzana w firmie dobra praktyka staje się standardem. Wtedy możemy mówić o cyklu SDCA, którego pierwszy etap brzmi: „Standaryzuj”. Różnica między cyklami SDCA i PDCA jest więc następująca: cykl SDCA pozwala standaryzować procesy zachodzące w firmie, a cykl PDCA pozwala je usprawniać i wprowadzać nowe.

Jakość jest najważniejsza

Kaizen zakłada, że w każdym aspekcie funkcjonowania firmy najważniejsza jest jakość. Chodzi tu zarówno o jakość końcowego produktu lub usługi oferowanej klientowi, jak i o jakość wszystkich procesów prowadzących do powstania tego produktu/usługi, czyli np. o jakość zarządzania, materiałów użytych do produkcji czy jakość pracy wszystkich pracowników od najniższego do najwyższego szczebla.

W myśl koncepcji kaizen żadne inne czynniki (np. cena, warunki dostawy) nie będą miały znaczenia, jeśli produkt lub usługa oferowana przez firmę nie będzie odpowiednio wysokiej jakości. Wtedy też firma nie będzie w stanie efektywnie rywalizować z konkurencją.

Posługiwanie się danymi

Jednym z zasadniczych celów kaizen jest usprawnianie procesów. To z kolei byłoby niemożliwe bez odwoływania się do tzw. twardych danych, czyli w praktyce najczęściej do danych liczbowych.

Zgodnie z koncepcją kaizen dokładna ocena procesów na podstawie odczuć lub intuicji jest niemożliwa, ponieważ nawet jeśli taka ocena byłaby trafna, to bez dokładnych danych nie można orzec, gdzie konkretnie tkwi błąd, i nie da się stwierdzić, czy wdrożone zmiany przynoszą pozytywne skutki. Dlatego kaizen akcentuje konieczność posługiwania się dokładnymi danymi.

Na końcu każdego procesu jest klient

W koncepcji kaizen bardzo ważne jest również założenie, że na końcu każdego procesu stoi klient. Imai pisze wręcz, że „każdy proces jest klientem”. Mówiąc inaczej, każdy kolejny proces w firmie powstaje po to, żeby służyć jakiemuś klientowi: albo klientowi zewnętrznemu (czyli nabywcy określonego produktu lub usługi), albo klientowi wewnętrznemu (czyli innym osobom w firmie).

Dlatego kaizen kładzie tak duży akcent na to, żeby zachodzące procesy projektować tak, by dostosować je do potrzeb konkretnych osób, którym mają służyć. Traktowanie każdego odbiorcy procesu jako klienta sprawia, że oferowane przez firmę produkty lub usługi nie zawierają wadliwych części lub nie powstają na podstawie błędnych informacji. Dzięki temu końcowy klient otrzymuje produkt lub usługę najwyższej jakości.

Metoda kaizen pozwala zatem usprawnić biznes stosunkowo niewielkim kosztem.

Przykład

Najlepszym przykładem na skuteczność tej metody zarządzania jest Toyota, która, opierając się na kaizen, stworzyła unikalny system produkcyjny, dzięki czemu od lat dostarcza na rynek produkty najwyższej jakości.

Jednak kaizen z powodzeniem można zastosować w każdym biznesie, niezależnie od wielkości firmy czy miejsca, w którym funkcjonuje. Jak mówi przysłowie – kropla drąży skałę!

POBIERZ BEZPŁATNY (0 zł) PORADNIK

„Przebudzenie Przedsiębiorcy”

7 ważnych lekcji dla każdego właściciela (małej) firmy

• Jak zmienić ciągłe "gaszenie pożarów" w firmie w stabilny wzrost,
• 3 proste (i skuteczne) narzędzia, które sprawią, że Twoi pracownicy zawsze będą wiedzieli co i jak mają zrobić,
• 5 kluczowych elementów strategii biznesowej, bez których nie osiągniesz wysokich zysków.

POBIERZ PORADNIK
Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.

^{Polecana literatura:
Imai M, Gemba Kaizen. Zdroworozsądkowe, niskokosztowe podejście do zarządzania, Warszawa 2006.}

Maciej Bielak

Z wykształcenia jest historykiem i politologiem, a z zamiłowania dziennikarzem. Jego największym hobby jest muzyka jazzowa. Poza tym jest miłośnikiem reportażu i literatury rosyjskiej.