Obowiązek rozliczenia VAT w firmie zwolnionej z VAT – nie każdy o nim wie

W poprzednim artykule (Co każdy nievatowiec powinien wiedzieć, czyli VAT pod lupą księgowej) wyjaśniłam, jak w 5 minut można utracić zwolnienie z VAT i zostać vatowcem, nawet o tym nie wiedząc.

Niestety to nie koniec niespodzianek. Są bowiem sytuacje, w których trzeba składać deklaracje VAT i płacić podatek VAT, mimo że nie jest się vatowcem.

Niemożliwe? A jeśli powiem, że znam takie firmy i ciągle ich przybywa?

Jeżeli więc jesteś nievatowcem i uważasz, że w związku z tym żaden VAT Cię nie dotyczy, ten artykuł wyprowadzi Cię z błędu.

Czy można importować usługi, nie zdając sobie z tego sprawy?

Jeśli czytasz ten artykuł, zakładam, że należysz do przedsiębiorców zwolnionych z VAT (zwanych potocznie „nievatowcami”) lub planujesz dołączyć do tej grupy.

Czy wiesz, że zwolnienie z VAT obejmuje tylko obrót krajowy i nie dotyczy transakcji zagranicznych, do których należy między innymi import usług i wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów?

Nie myśl, że skoro prowadzisz małą firmę, która nie ma oddziałów w innych europejskich stolicach, to nie musisz czytać dalej.

Czy zdarzyło Ci się wykupić reklamę (promowanie posta) na Facebooku? Może nie zdajesz sobie z tego sprawy, ale właśnie… dokonałeś importu usług.

Najprościej mówiąc, jest nim zakup usługi od firmy, która ma siedzibę za granicą. Jak to rozpoznać? Jeśli na fakturze figurują dane wystawcy z zagranicznym adresem i bez polskiego NIP, najprawdopodobniej jest to import usług.

Czy zauważyłeś, że kupując przez internet często nawet nie wiesz, kto jest sprzedawcą? Wchodzisz na polskojęzyczną stronę, wybierasz produkt, uzupełniasz dane, płacisz – w obcej walucie lub w złotówkach i… dostajesz jakąś dziwną fakturę wystawioną przez firmę z Dublina, Londynu czy Nowego Jorku.

„Ale w sumie… co to za różnica?” – myślisz.

Tymczasem, jeśli na potrzeby działalności gospodarczej kupujesz usługę od zagranicznej firmy, musisz wyliczyć i odprowadzić VAT od tej transakcji. Nieważne, że jesteś nievatowcem.

Dlaczego? Ponieważ zwolnienie z VAT nie obejmuje importu usług.

Od razu zaznaczę, że procedury związane z obrotem międzynarodowym są bardzo skomplikowane i znacznie wykraczają poza to, co znajdziesz w tym artykule. Zajmiemy się jednak podstawowymi kwestiami.

Musisz zacząć od złożenia w swoim urzędzie skarbowym zgłoszenia rejestracyjnego do podatku od towaru i usług – VAT R. Jak to zrobić?

• Wypełnij tylko pierwszą i trzecią stronę formularza,
• na pierwszej stronie podaj swoje podstawowe dane, nie zapominając o numerze NIP,
• na trzeciej stronie zaznacz, czy planujesz kupować towary czy usługi i wpisz planowaną datę rozpoczęcia transakcji międzynarodowych,
• jeśli zgłoszenie składane jest po fakcie, wpisywaną datę należy ustalić w swoim urzędzie skarbowym. Niektóre urzędy wymagają podania prawdziwej daty pierwszej transakcji, ale są i takie, które nie przyjmą zgłoszenia z datą wsteczną.

(Na końcu artykułu znajdziesz wzory wypełnienia trzeciej strony druku VAT R).

Gdy mówię o zgłoszeniu VAT R swoim zwolnionym z VAT klientom, zawsze pada nerwowe pytanie:

„Czy to znaczy, że od teraz muszę być vatowcem?”.

Nie. Zwolnienie VAT w obrocie krajowym pozostaje bez zmian. Formularz składa się tylko na potrzeby transakcji zagranicznych. Możesz go wysłać jako załącznik do aktualizacji wpisu do CEIDG albo złożyć w formie papierowej.

Złożyłeś VAT R i co dalej?

Po kilku tygodniach otrzymasz z urzędu skarbowego list polecony z informacją o tym, że nadano Ci unijny NIP (NIP UE), czyli po prostu Twój numer identyfikacji podatkowej z literkami „PL” z przodu.

Wiesz już, że dostaniesz takie pismo, więc list ze skarbówki nie przyprawi Cię o zawał serca, a Twój numer trafi do międzynarodowej bazy podatników unijnych VIES. Procedura nadawania numeru trochę trwa, więc warto złożyć VAT R z wyprzedzeniem.

Teraz czas na przygotowanie deklaracji. Jeśli dokonałeś importu usług, musisz złożyć za ten miesiąc formularz VAT-9M. Wykazujesz w nim wartość zakupu w złotówkach (cała kwota, którą płacisz dostawcy) i wyliczoną od tej wartości kwotę podatku VAT.

Jaką stawkę VAT przyjąć? Taką, jak w przypadku sprzedaży krajowej. Sama deklaracja jest bardzo prosta, skomplikowane są tylko zasady przeliczania walut na złotówki.

Formularz wysyłasz elektronicznie do swojego urzędu skarbowego do 25. dnia następnego miesiąca i w tym terminie płacisz wyliczony podatek VAT na swój mikrorachunek, w tytule przelewu wpisując „VAT”.

Zauważ, że koszt zakupionej w ten sposób usługi jest o 23% wyższy niż kwota, którą przelałeś dostawcy, ale… niekoniecznie zapłaciłeś więcej, niż osoba prywatna, nabywająca ten produkt za granicą.

Jeśli kupując usługi za granicą, podasz swój NIP UE, dostawca sprzeda Ci je taniej, bo bez swojego VAT-u (tak naprawdę ten podatek nazywa się inaczej w różnych krajach, ale przyjmijmy to określenie dla uproszczenia).

Jeśli zapomnisz o „PL” przed swoim NIP-em, sprzedawca doliczy do wartości usługi podatek obowiązujący w jego kraju. A jeżeli jest to zakup na potrzeby firmy, to i tak będziesz musiał zapłacić w Polsce VAT od importu usług.

To ważne! Jeśli kupując usługę za granicą, nie podasz swojego NIP UE, zapłacisz VAT dwa razy! Raz w cenie dostawcy i drugi raz od importu usług, w Polsce. Do tego podatek w Polsce będzie wyższy, bo zostanie wyliczony od całej zapłaconej kwoty, łącznie z podatkiem zagranicznym!

A co, jeśli sporadycznie kupujesz towar za granicą?

Nie rozpędzaj się za bardzo z tym podawaniem swojego unijnego NIP, bo w tym przypadku sprawa wygląda trochę inaczej.

Jeśli jesteś „nievatowcem” i sporadycznie kupujesz produkty za granicą, możesz skorzystać ze zwolnienia z rozliczania VAT w Polsce od tego zakupu.

O ile Twoje zakupy w krajach UE nie przekraczają kwoty 50 tys. zł. w roku podatkowym, możesz je potraktować jak transakcje krajowe.

Nie podajesz dostawcy NIP UE, on dolicza do wartości towaru swój VAT, Ty płacisz dostawcy za fakturę i koniec. Oszczędzasz sobie wyliczeń, składania deklaracji i płacenia VAT-u w Polsce.

Pamiętaj jednak, że jeśli raz podasz swój NIP UE podczas zakupu towaru, automatycznie rezygnujesz z opisanego zwolnienia.

Taka transakcja odbywa się wtedy w ramach wewnątrzwspólnotowego nabycia towaru (WNT). To znaczy, że naliczasz i płacisz podatek VAT od zakupionych towarów, podobnie jak w przypadku importu usług.

WNT wymaga zgłoszenia VAT R (wzór nr 2 znajduje się na końcu artykułu), składania deklaracji VAT 8 oraz informacji VAT-UE.

Możesz się zastanawiać, jaka jest różnica między VAT-9M a VAT-8, skoro obydwie deklaracje przeznaczone są do rozliczania podatku VAT przez nievatowców? Otóż:

• W deklaracji VAT-9M rozlicza się import usług z całego świata, a formularz składa się tylko za miesiące, w których import usług miał miejsce.
• W deklaracji VAT 8 wykazuje się nabycie towarów w Unii Europejskiej w ramach WNT. Raz złożona deklaracja VAT 8 powoduje, że trzeba składać ją co miesiąc, nawet jeśli zakup był jednorazowy. Natomiast, jeśli już składasz VAT-8, rozliczasz w tej deklaracji też import usług i nie musisz składać dodatkowo VAT-9M.

Omówiliśmy wybrane zakupy, a co ze sprzedażą za granicę? Nie ma żadnych pułapek?

Są i to cała masa. Jeśli jednak ktoś sprzedaje cokolwiek na rynki światowe, to nie robi tego przypadkiem, tylko szuka przepisów lub kogoś, kto je zna. Dlatego te transakcje rzadziej powodują problemy wynikające z nieznajomości procedur niż import usług.

W podsumowaniu mam dla Ciebie 5 przykazań dla nievatowca kupującego za granicą:

1. Kupując cokolwiek przez internet, sprawdź najpierw dane dostawcy w sklepie internetowym. Jeśli firma nie ma siedziby ani miejsca prowadzenia działalności w Polsce, zrezygnuj z transakcji albo kupuj świadomie.
2. Jeśli decydujesz się na zakup usługi od firmy zagranicznej, wcześniej złóż VAT R i zarejestruj się do VAT UE.
3. Kupując usługę za granicą, koniecznie podaj swój NIP UE, żeby zaoszczędzić na podatkach. Rozlicz VAT od importu usług, składając VAT-9M.
4. Pamiętaj, że zapłacony od transakcji międzynarodowych podatek VAT jest twoim kosztem podatkowym.
5. Kupując sporadycznie towar z innego kraju Unii, nie musisz składać wniosku o VAT unijny, jeśli przewidywana wartość towarów kupowanych w ciągu roku na terenie Unii nie przekroczy 50 tys. zł. Jeśli masz już NIP UE (uzyskany na potrzeby importu usług) zastanów się, czy musisz i czy chcesz go podać podczas zakupu towaru.

Wzory:

1. Wypełnienie trzeciej strony VAT R, w przypadku gdy planujesz import usług, czyli np. zakup reklam od Facebooka, Google itp. Samo zgłoszenie nie nakłada żadnych dodatkowych obowiązków. Dopiero zakup usług za granicą spowoduje obowiązek złożenia deklaracji VAT-9M.

2. Wypełnienie trzeciej strony VAT R, w przypadku gdy planujesz zakup towaru w UE i rozliczanie go jako WNT. Od daty podanej w poz. 62 musisz składać co miesiąc deklarację VAT-8, nawet w miesiącach, gdy nic nie kupiłeś. W miesiącach, gdy zakup w ramach WNT wystąpił, musisz składać też informację VAT-UE.

Rozpocznij quiz
„Darmowy przegląd Twojej firmy”

I wywołaj w swojej firmie lawinę pozytywnych zmian

A zacznij od...

• usunięcia śmiertelnego grzechu małych firm. Znasz go?
• sprawdzenia, co TERAZ da Twojej firmie najwięcej gotówki. To nie zawsze klienci.
• wykorzystania ukrytego potencjału, który JUŻ w Twojej firmie JEST!

Rozpocznij quiz

Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.

Jadwiga Kubacka

Właścicielka biura rachunkowego działającego w zrównoważony sposób, opartego na długoletnim doświadczeniu i nowoczesnych rozwiązaniach, przyjaznego i wspierającego małe firmy. Uczestniczka Programu Rozwoju Coraz Lepszej Firmy.