Pełnomocnik przed organem podatkowym, czyli game changer w kontaktach z urzędem

Wyobraź sobie sytuację, w której robisz zakupy w sklepie albo jesteś na rodzinnym spacerze, gdy nagle pojawia się przedstawiciel organu podatkowego i usiłuje Ci doręczyć urzędowe pismo.

Sam byłem świadkiem tego, jak mojemu wykładowcy organ doręczył dokument w trakcie wykładów na uczelni wyższej, w niedzielę o godzinie 10.00. Jak można się domyślić, nie było to komfortowe ani dla niego, ani dla studentów.

Kontrola z urzędu czy postępowanie podatkowe to dla przedsiębiorcy wystarczający powód do stresu. Ale kiedy zbliża się termin przedawnienia, urzędnicy potrafią być naprawdę zdesperowani. Próby kontaktu w nieoczekiwanych momentach i miejscach to niestety norma.

Na szczęście jest sposób, żeby ukrócić tego typu praktyki… to ustanowienie profesjonalnego pełnomocnika.

Z jakiego pełnomocnictwa możesz skorzystać?

Zgodnie z przepisami zawartymi w ordynacji podatkowej wiele spraw z urzędem skarbowym może załatwić za Ciebie pełnomocnik.

Jako podatnik masz do wyboru:

• Pełnomocnictwo szczególne, czyli w konkretnej sprawie, np. gdy toczy się już kontrola bądź inna weryfikacja organu. Jeśli chcesz, aby wniosek o wydanie interpretacji złożył pełnomocnik, to udzielasz pełnomocnictwa do jednej wskazanej sprawy podatkowej. Do udzielenia tego rodzaju pełnomocnictwa wykorzystasz druk PPS-1.
• Pełnomocnictwo ogólne to taki firewall w kontaktach między podatnikiem a urzędem skarbowym. Upoważnia ono do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych.

  
  Aby udzielić takiego pełnomocnictwa, należy złożyć wniosek do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych. Służy do tego druk PPO-1. Obowiązkiem organu jest sprawdzenie w rejestrze, czy podatnik jest reprezentowany przez pełnomocnika ogólnego.

• Pełnomocnictwo do spraw doręczeń w praktyce występuje bardzo rzadko. Ma ono zastosowanie w przypadkach zmiany miejsca zamieszkania podatnika poza Unią Europejską. Tego typu pełnomocnictwo można złożyć na piśmie w urzędzie skarbowym, ustnie do protokołu lub przez e-PUAP.

Ustanowienie pełnomocnika powoduje, że pracownik urzędu skarbowego praktycznie nie powinien bezpośrednio kontaktować się z podatnikiem:

• w żadnej sprawie w przypadku pełnomocnictwa ogólnego,
• w konkretnej sprawie w przypadku pełnomocnictwa szczególnego.

Być może zadajesz sobie teraz bardzo ważne pytanie…

Jakie to ma znaczenie, czy organ wysyła pisma bezpośrednio do podatnika czy do pełnomocnika?

Zacznijmy od tego, że możliwości urzędu w kwestii doręczania pism podatnikom i pełnomocnikom są zupełnie inne.

Jeśli nie ustanowiłeś pełnomocnika, to możesz znaleźć się w sytuacji mojego wykładowcy wspomnianego na początku artykułu. Podatnikowi można doręczyć pismo pod adresem zamieszkania, w pracy lub w każdym innym miejscu, w którym się go zastanie. Urzędnik może po prostu przyjechać do Ciebie z dokumentem i wręczyć Ci go w najmniej oczekiwanym momencie, np. dzień przed przedawnieniem, podczas rodzinnych zakupów.

Jeżeli natomiast udzieliłeś pełnomocnictwa, to takie postępowanie nie powinno się zdarzyć. Zgodnie z przepisami pismo zostanie doręczone pełnomocnikowi, ale to nie wszystko. Równie ważny jest sposób przekazania dokumentu. Otóż w przypadku pełnomocnictwa udzielonego pełnomocnikowi profesjonalnemu (np. doradcy podatkowemu) pismo można doręczyć wyłącznie przez e-PUAP (czyli za pomocą środków komunikacji elektronicznej) lub w urzędzie.

Istnieje jeszcze sytuacja, w której doręczenie pisma przez e-PUAP nie jest możliwe z przyczyn technicznych. Dopiero wówczas organ wyśle dokument pocztą lub przekaże go swoim pracownikom, ale i w tym przypadku doręczenie może nastąpić wyłącznie pod adresem wskazanym w pełnomocnictwie.

Tutaj pole działania urzędników również jest zawężone. Mogą oni dostarczyć pismo pełnomocnikowi tylko w uzasadnionych przypadkach i pod wskazanym we wniosku adresem, a nie gdziekolwiek. To jest właśnie ta najważniejsza różnica.

A jak to wygląda w praktyce?

Jako pełnomocnik reprezentowałem podatnika w kontroli, w której kwestionowany był zwrot podatku VAT. Pewnego dnia odebrałem telefon od urzędniczki:

– Dzień dobry, jestem pracownikiem urzędu skarbowego (tu nazwa miasta). Mam pytanie, czy jest pan obecnie w kancelarii?

– Dzień dobry. Nie, nie ma mnie. Jestem u klienta. W czym mogę pomóc?

– Właśnie stoimy pod drzwiami i chcemy się z panem spotkać. O której pan będzie?

– Nie bardzo rozumiem. W jakiej sprawie chcecie się spotkać?

– Mamy pismo do doręczenia, poczekamy na pana.

– Nie macie po co czekać. Pisma pełnomocnikom profesjonalnym wysyła się przez e-PUAP. Proszę zatem wysłać je w ten sposób, zgodnie z ustawą. Nie mam czasu na spotkanie.

– Wysłaliśmy przez e-PUAP, ale pan nie odbiera.

– Skoro wysłaliście przez e-PUAP, to jakim cudem ma pani kolejny egzemplarz pisma? Pismo powinno być w egzemplarzu do akt i dla mnie. Poza tym, jeśli wysłaliście dokument elektronicznie, to nie wystąpiły problemy techniczne pozwalające wam na dostarczenie pisma osobiście. Po trzecie odbieram pisma w ustawowym terminie, więc i to odbiorę.

– Tak, wiem, ale ja muszę doręczyć pismo dziś, a pan odbiera ostatniego dnia. Będziemy czekali, aż pan przyjedzie.

– Nie ma sensu, żeby pani czekała. Jak przyjadę, to i tak tego pisma nie odbiorę, przejdę koło pani i odmówię odbioru. Łamie pani prawo.

Niestety to nie koniec historii. Pracownicy tego urzędu pojechali tego samego dnia do siedziby firmy oddalonej o ponad 100 km i o godzinie 20.00 usiłowali doręczyć wspomniane pismo pracownikowi ochrony. Na szczęście skontaktował się on z prezesem, a ten ze mną. Po raz drugi wytłumaczyłem urzędniczce przepisy ordynacji podatkowej.

Następnego dnia zadzwoniłem do zastępcy naczelnika tego urzędu. Próbował mi wmówić, że nie jest możliwe, aby jego pracownicy tak się zachowali. Podałem mu numer telefonu, z którego do mnie dzwoniono i poprosiłem, żeby zweryfikował sprawę. Poinformowałem, że napiszę skargę.

Po 15 minutach zadzwoniła do mnie przełożona urzędników z przeprosinami. Stwierdziła, że to wyjątkowa sytuacja, która już się nie powtórzy i poprosiła, żebym jeszcze namyślił się nad skargą.

Efekt był taki, że tego samego dnia na konto podatnika wpłynęło kilkaset tysięcy zwrotu VAT, bo urzędowi nie udało się przedłużyć terminu na jego zwrot. Oczywiście urząd dalej weryfikował zasadność tego zwrotu, jednak pieniądze pojawiły się na koncie mojego klienta, który dzięki temu nie stracił płynności finansowej i może dalej działać.

Gdyby nie pełnomocnictwo, to pismo zostałoby doręczone i prawdopodobnie z uwagi na brak płynności podatnik musiałby zakończyć działalność. Od tamtej sprawy minął prawie rok, a urząd dalej weryfikuje zasadność zwrotu tego VAT-u.

Jakie jeszcze korzyści płyną z ustanowienia pełnomocnika?

Niezapowiedziane wizyty w firmie, telefoniczne przesłuchania, przekazywanie dokumentów na już i tłumaczenie się na bieżąco bywa normą, np. w toku kontroli. Dla urzędników to wygodne, ponieważ wtedy wyłapują najwięcej błędów.

W praktyce takie działania kończą się, jeśli zostanie ustanowiony pełnomocnik profesjonalny. Co prawda do mnie urzędnicy również dzwonią i próbują wymuszać pewne zachowania, ale cytuję im wtedy art. 126 ordynacji podatkowej i wyjaśniam, że sprawy podatkowe załatwiane są na piśmie i bez oficjalnego wezwania nie zostaną udostępnione żadne dokumenty. Na samym początku akcentuję też, jakie działania nie będą akceptowane. Można więc powiedzieć, że dzięki ustanowieniu pełnomocnika organ podchodzi do sprawy poważniej.

A co grozi urzędowi za próbę działania z pominięciem pełnomocnika?

Jeśli podatnik ustanowi pełnomocnika do działania w danej sprawie lub we wszystkich sprawach podatkowych, to organ podatkowy nie ma prawa kontaktować się z podatnikiem bezpośrednio. Próba działania z pominięciem pełnomocnika grozi zarzuceniem braku czynnego udziału strony w postępowaniu. To tak, jakby organ podatkowy wykonywał czynności z zupełnie inną osobą. Doręczenie np. decyzji podatnikowi z pominięciem pełnomocnika traktowane jest tak, jakby w ogóle decyzja nie weszła do obrotu prawnego. Taka czynność jest prawnie nieskuteczna.

Bardzo często organy wysyłają informacje o zawieszeniu terminu przedawnienia bezpośrednio do podatnika. Jeśli urzędnik popełni taki błąd, to przedawnienie biegnie dalej i nie zostanie zawieszone, ponieważ informacja taka z uwagi na wadliwość doręczenia traktowana jest jako niedoręczona.

W tym miejscu warto wspomnieć o czynnościach, których zgodnie z ordynacją podatnik musi dokonać osobiście. Taka sytuacja występuje, gdy organ chce przesłuchać daną osobę w charakterze strony. Jednak nawet wtedy pełnomocnik pilnuje przestrzegania prawa oraz przebiegu przesłuchania. Może on także zadawać pytania i pomóc w przedstawieniu stanu faktycznego, którego często urzędnik nie chce ustalić.

Kwestie przesłuchań to jednak temat na oddzielny artykuł. Dodam tylko, że my w Kancelarii Pietrusiński, nie dopuszczamy do tego, by przesłuchania odbywały się bez obecności pełnomocnika.

Zawsze zalecam ustanowienie pełnomocnika do kontaktu z organem podatkowym

Ustanowienie pełnomocnika na pewno znacznie zmniejsza stres podatnika, ale ma też szereg innych zalet:

• organ poważniej podchodzi do danej sprawy, bo wie, że po drugiej stronie stoi ktoś, kto zna przepisy;
• unika się składania wyjaśnień ad hoc, przez telefon, podczas „przypadkowych” wizyt urzędnika w siedzibie podatnika – a to wtedy podatnicy popełniają najwięcej błędów;
• unika się przekazywania dokumentów na słowne wezwanie;
• ma się nadzór nad odbiorem korespondencji i terminem jej odbioru;
• posiada się większe możliwości, aby doprowadzić do przedawnienia zobowiązania;
• urzędnik nie dzwoni z każdą sprawą, tylko zanim wyśle pismo, dwa razy się zastanawia;
• mając wsparcie profesjonalisty, nie przekazuje się urzędnikom wielu informacji, których nie mają podstaw żądać;
• podczas przesłuchań można wiele kwestii wyjaśnić i popsuć ułożoną przez urzędnika pułapkę, w którą chce złapać podatnika;
• w protokole kontroli powinny być zapisane tylko takie ustalenia, których urzędnik jest pewien – natomiast, gdy nie ma pełnomocnika, te ustalenia często obejmują również kwestie, co do których urzędnik nie jest pewien, ale liczy, że wystraszony podatnik nie skoryguje wszystkiego;
• a czasem nawet ratuje się biznes, jak w przypadku mojego klienta.

Pobierz bezpłatnie (0 zł) poradnik

Obowiązki Przedsiębiorcy w Polsce

Dowiesz się m.in.:

• czy na pewno legalnie prowadzisz swój biznes,
• do jakich ustępstw na rzecz klienta zobowiązuje Cię prawo,
• o jakich obowiązkach prawnych lepiej nie zapominać.

POBIERAM
Pobierając materiały, wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Coraz Lepszej Firmy.
Mogę cofnąć zgodę w każdej chwili. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.

Marcin Pietrusiński

Doradca podatkowy, założyciel Kancelarii Pietrusiński. Wcześniej pracownik merytoryczny Urzędu Kontroli Skarbowej w Bydgoszczy, gdzie poznał warsztat pracy i praktyki urzędu. Specjalizuje się w reprezentowaniu podatników w sporach z organami podatkowymi oraz reprezentowaniu ich przed sądami administracyjnymi. Ponadto współpracuje z kilkudziesięcioma firmami w ramach stałej opieki w zakresie prawa podatkowego, czuwając nad bezpiecznym rozwojem ich biznesów.